Privé maken we steeds meer gebruik van de cloud. We delen bestanden via WeTransfer, maken back-ups in Dropbox en werken samen in Google Docs. Bedrijven willen dat gemak ook, maar ze worstelen vaak met de overstap naar een digitale werkplek. Vooral het loslaten van de oude ICT zorgt voor een drempel. Terwijl die echt niet in 1 keer overboord hoeft. Een interview met Marsha Muller, werkplek expert bij KPN.
Op dit moment werkt ruim 50% van de Nederlandse bedrijven in de cloud. ‘De afgelopen 2 jaar zijn publieke clouddiensten eigenlijk de standaard geworden’, vertelt Muller. ‘Die trend is goed te verklaren. Clouddiensten brengen bijvoorbeeld flexibiliteit, zorgen ervoor dat bedrijven zich op hun kerntaken kunnen concentreren en zijn een stuk goedkoper dan allerlei maatwerkoplossingen.’ Maar de trend wordt volgens Muller ook gevoed door een groeiende groep medewerkers die een moderne werkomgeving eisen. ‘Komen bedrijven niet snel genoeg tegemoet aan de wensen en verwachtingen? Dan gaan medewerkers simpelweg hun eigen apparaten en software meenemen naar hun werk. Met als gevolg dat er een schaduw-ICT ontstaat en bedrijven de controle en het overzicht verliezen.’
Hardnekkige vooroordelen
Ondanks de groeiende noodzaak om ICT te flexibiliseren, houden veel bedrijven vast aan een verouderde en starre ICT-omgeving. Muller: ‘Bedrijven zien wel de voordelen van digitale werkplekken, maar ze voelen zich vaak met handen en voeten gebonden door hun traditionele ICT, omdat die volledig verweven is met de organisatie. Soms slaat de twijfel toe vanwege hardnekkige vooroordelen, zoals het idee dat de cloud onveilig is of dat die het bedrijf kwetsbaar maakt, bijvoorbeeld voor storingen. Maar er zijn ook bedrijven die bang zijn dat hun hun continuïteit lijdt onder de overstap, of ze vragen zich af hoe ze ICT-vernieuwingen kunnen versnellen zonder daar vanuit bedrijfsdoelstellingen op te focussen.’
Geen revolutie, maar evolutie
‘De zorgen zijn begrijpelijk, maar eenvoudig weg te nemen’, stelt Muller. ‘Bijvoorbeeld door in de onderzoeksfase eens koffie te drinken bij bedrijven die al volledig digitaal werken. Die zullen ongetwijfeld vertellen dat het soms even doorbijten is, maar dat de overstap achteraf gezien moeiteloos verliep. En dat de beschikbaarheid van de diensten uitstekend is.’ Durf je de stap vervolgens aan? Dan is het volgens Muller slim om klein te beginnen. ‘Voor de stap naar een online werkplek is het niet nodig om direct alle ICT te vervangen. Je bepaalt het tempo en de aanpak zelf. Begin bijvoorbeeld eerst met Office 365 in de cloud en breid daarna stap voor stap uit als het bevalt.’ Muller moedigt die geleidelijke overstap ook aan. ‘De transitie van traditionele ICT naar de cloud vraagt om een zorgvuldige aanpak. Het is een evolutie, geen revolutie. Al is het maar omdat de verandering een enorme impact heeft op de manier waarop een bedrijf werkt.’
Van luisteren naar leveren
De overgang naar de cloud bestaat volgens Muller uit 4 stappen. ‘Start met luisteren. Verken welke werkplekvormen het beste passen bij de medewerkers, de organisatie en de bedrijfsdoelstellingen. Inspireer collega’s door mogelijke scenario’s uit te werken voor de overstap naar nieuwe werkplekken. Denk mee en adviseer vervolgens welk scenario het meest kansrijk is en bepaal nauwkeurig hoe je van de huidige werkplekinrichting naar de gewenste situatie komt. Op basis van het ontwerp en plan kun je dan de digitale werkplekken inrichten, beheren en optimaliseren. Bij de oplevering is het belangrijk om beloften en gezamenlijke afspraken na te komen’ Misschien wel de belangrijkste tip van Muller: ‘Betrek de bedrijfsvoering en medewerkers in een vroeg stadium. Laat ze meedenken en help ze wennen aan de nieuwe situatie. Daarmee leg je de basis voor een succesvolle overstap naar de digitale werkplek.
Direct aan de slag? Download de whitepaper ‘Werkplek in de cloud: op weg naar flexibiliteit.' En ontdek alle voordelen van de digitale werkplek, de ideale route om de overstap te maken en lees hoe de experts van KPN je daarbij kunnen begeleiden.
Whitepaper: 'Werkplek in de Cloud - Op weg naar flexibiliteit'
Medewerkers verwachten altijd en overal te kunnen werken op elk device. Hoe richt u uw ICT in op deze toegenomen verwachtingen van de werkplek?
Download
