10 november 2016

Gestroomlijnde BYO-plannen dankzij coaching

Wageningen University & Research Centre: de naam benadrukt al dat Wageningen méér is dan een universiteit. Naast 14.000 studenten zijn er 6.500 medewerkers die onderzoek verrichten naar gezondheid, voeding en leefomgeving. Medewerkers en studenten gebruiken steeds vaker hun eigen devices om op te werken. Maarten Brouwer, hoofd ICT, en zijn team zetten daarom hun tanden in het ontwikkelen van een BYO-beleid.

Wat is het belang van jullie werk als ICT-afdeling?

‘Wij dragen eraan bij dat wetenschappelijke doorbraken waar jaren onderzoek in zit, niet kwijtraken of uitlekken. Wageningen UR is een moderne universiteit en dat willen we blijven uitstralen, dus proberen we studenten en medewerkers de beste ondersteuning te bieden. Studenten willen laagdrempelige toegang tot het draadloze netwerk en maken hier intensief gebruik van. Medewerkers willen ook tijd- en plaatsonafhankelijk werken, maar dat moet wel op ondersteunde devices via veilige verbindingen. Voor ons is het de kunst om die wensen en werelden te combineren.’

Wat was voor jullie de aanleiding om BYO-beleid te gaan ontwikkelen?

Bring Your Own Device (BYOD) overkwam ons, zoals het de meeste organisaties overkomt. Waren er in 2011 gemiddeld zo’n 600 eigen devices in gebruik op ons draadloos netwerk, in 2013 waren dat er 5.300. Tegelijkertijd. En dan werkten ze met die devices buiten de deur ook op andere netwerken, met alle veiligheidsrisico’s van dien. Dat was de aanleiding om uit te zoeken hoe we medewerkers op hun manier konden laten werken, maar dan wel veilig.’

Hoe hebben jullie dit aangepakt?

‘BYO brengt allerlei vraagstukken met zich mee, maar omdat wij onze eindklanten zo goed mogelijk willen faciliteren, hebben we eerst een denktank gevormd met studenten en medewerkers. Samen stelden we een top-10 van eisen en wensen samen. Daarmee konden we onze BYO-ideeën niet alleen toetsen aan de eindgebruikers, het leverde ook eye-openers op. Zo dachten wij dat er overal prima wifi-bereik was, maar in sommige gedeeltes van het gebouw was dat niet zo. Ook ontstonden er goede ideeën, zoals onderlinge support door studenten. Wij bieden support voor alle devices, maar als studenten elkaar kunnen helpen bij technische problemen scheelt dat in de werkdruk.’

Met welk doel hebben jullie het BYO-beleid opgezet?

‘Ons hoofddoel was dat we de informatie van de Wageningen UR zo goed en veilig mogelijk beschikbaar wilden stellen. Dus vroegen we medewerkers welke bedrijfsapplicaties zij thuis of onderweg ook beschikbaar wilden hebben. Wij wilden helderheid scheppen in wat we wel kunnen ondersteunen en wat niet. Zo geven we nu ‘best effort’ support op devices die medewerkers zelf aanschaffen. We helpen studenten en medewerkers als het gaat om connectiviteit naar ICT-diensten die wij leveren.

Wat komt er allemaal kijken bij BYO?

‘Het heeft invloed op de hele organisatie, dus is het belangrijk om HR vroeg in het proces te betrekken. Wat zijn de spelregels voor gebruik van eigen devices? Wat betekent dit financieel? Fiscaal? Logistiek? Daarnaast is IT Security bijvoorbeeld een vraagstuk om verder uit te diepen. Als medewerkers vanaf hun hotelkamer in China op een onbeveiligd netwerk willen inloggen, sta je dat dan toe? We hebben KPN ICT Consulting ingeschakeld om over dit soort vraagstukken te adviseren.’

‘Ik heb mensen zien groeien in hun rol dankzij de ervaring en betrokkenheid van KPN Consulting’

Welke bijdrage heeft KPN Consulting geleverd?

‘Zij hebben ons geholpen gestructureerd na te denken over een BYO-beslismodel. Binnen Bring Your Own zijn er verschillende scenario’s mogelijk die variëren van weinig keuzevrijheid met veel ondersteuning naar vrije keuze voor devices met weinig ondersteuning – en alles daartussen. KPN Consulting interviewde verschillende belanghebbenden in onze organisatie en berekende de meest voor de hand liggende scenario’s door. Wij stelden ons beleidsvoorstel op met coaching van KPN Consulting. Dankzij hen kwam er meer structuur in onze BYO-plannen en konden we alle inzichten verwerken in een adviesnota.’

Wat heeft het BYO-project jullie opgeleverd?

‘Met de hulp van KPN Consulting hebben we een praktisch doorspijkerd advies kunnen neerleggen waarover heldere beleidsbesluiten worden genomen. Elk vraagstuk – security, arbeidsvoorwaarden, financieel – hebben we een tactische invulling gegeven. Door het project vanaf het begin integraal te benaderen, hebben we een goede basis voor het beleid kunnen schetsen. Ondertussen hebben we al een paar quick wins, behaald, zoals een hogere capaciteit van ons draadloze netwerk. De volgende stap is de praktische uitvoering van het hele BYO-beleid.’

Zelf de wens om een BYO-beleid te ontwikkelen binnen de organisatie? Of andere vragen over BYO? Neem dan contact op met KPN ICT Consulting.

Gerelateerde artikelen