Pas als de directie ICT begrijpt, dan lever je echte meerwaarde

‘ICT heeft een steeds grotere invloed op het dagelijkse werk van onze accountants en fiscalisten. Werkprocessen kunnen we meer en meer standaardiseren, en vervolgens automatiseren. Daarbij draait alles om de klant beter en sneller helpen’, vertelt Marcel Welsink, lid van de Raad van Bestuur en belast met ICT binnen Grant Thornton.

Wat is de rol van ICT in uw organisatie?

‘We kijken naar ICT op meerdere niveaus. De ICT voor onze interne bedrijfsvoering en ICT als dienst aan onze klanten. Op beide niveaus zie ik de laatste jaren een enorme ontwikkeling. In onze eigen organisatie automatiseren we onze processen in hoge mate. Denk daarbij aan bijvoorbeeld lean werken: we bekijken in hoeverre we processen kunnen standaardiseren en daarna automatiseren. Zo maken we uiteindelijk een kwaliteitsen efficiencyslag in onze dienstverlening. Onze telefonie bijvoorbeeld. Die hebben we nu ondergebracht in een mobiel netwerk. We hebben geen telefooncentrales meer, maar alles draait op een KPN-platform dat veel efficiënter en gemakkelijker te onderhouden is. Zo zijn onze mensen nog mobieler in hun werkzaamheden.’

Op welke manieren zijn jullie nog meer met ICT-vernieuwing bezig?

‘Andere voorbeelden van ICT vallen onder wat wij online accounting noemen. Dat is het voeren van administraties van bedrijven. We automatiseerden dat hele proces. De klant levert zijn financiële stukken digitaal bij ons aan. Die worden door herkenningssoftware automatisch gescand en verwerkt in de financiële administratie van de klant. Vervolgens zet een koppeling deze gegevens automatisch om in een rapportage. Klanten kwamen vroeger bij wijze van spreken langs met schoenendozen vol papier. Nu is dit werkproces volledig geautomatiseerd en in een constante werkstroom ondergebracht. We werken ook veel met clientportals, waarmee we de stroom van aangiftes en goedkeuringen automatisch kunnen verwerken. In Nederland zijn wij de eerste met eSigning: klanten kunnen met gewaarborgde certificaten elektronische documenten ondertekenen in een beveiligde omgeving. Dit zijn allemaal processen waarbij we automatisering en ICT inzetten om efficiënter te werken en onze klanten een betere dienstverlening te bieden. Dankzij ICT krijgen onze klanten real time inzicht in hun financiën en kunnen ze dus ook sneller inspelen op de inzichten die dat oplevert. Inmiddels verzorgen we 1.000 jaarrekeningen van klanten op deze manier. In de oude omgeving kregen klanten eens per kwartaal hun gegevens. Nadat ze die boekten, duurde het soms een maand voordat hun informatie beschikbaar was. Nu kunnen ze elke dag gegevens aanleveren en die real time laten verwerken.’

Voor sommige klanten zijn jullie ook controlerend accountant. Hoe gebruiken jullie dan ICT?

‘In accountancy gebruiken we data analytics, data process mining en continuous auditing steeds meer. Die technologieën stellen ons in staat de data van klanten slimmer te doorzoeken en er analyses op los te laten. Hiermee krijgen we snel onjuistheden en onregelmatigheden in die data in beeld.’

Wat betekent het groeiend belang van ICT voor de manier waarop jullie werken?

‘Allereerst worden ICT-auditors belangrijker in het hele proces. Ze verzorgen de analyse op databestanden en brengen ongebruikelijke transacties en stromen in kaart, zodat de mensen in het veld gerichter kunnen werken. Dat maakt het proces efficiënter. Ook is het voor de klant gemakkelijk om snel onregelmatigheden te zien. Vroeger was er wel eens discussie over onze bevindingen. Dan zei de klant: ‘Dat is een incident’. Nu kunnen wij zeggen: ‘30 procent van je stromen loopt op deze manier. Kijk maar, dit zijn de andere 10 gevallen’. Dat maakt discussie vaak overbodig: je praat over feiten. Het levert ook eye openers op voor directies. Het is voor klanten in ons segment wel lastig de ontwikkelingen op ICT-gebied bij te benen. Ze hebben vaak geen uitgebreide ICT-afdeling die ze daarover bijpraat. Wij moeten hen meer meenemen in onze werkwijze. Daarom scholen we onze accountants en medewerkers continu bij op ICT-gebied. We hebben een opleidingspakket om nieuwe systemen te leren kennen en daarmee te werken. Onze mensen moeten niet alleen de theorie kennen, ze moeten vooral de vertaalslag naar de klant maken. We verhogen ook actief de ICT-kennis in de boardrooms. Pas als de directie van de klant het begrijpt, leveren we échte meerwaarde. De DGA haakt af bij ICT-termen, maar veert op als je over ICT praat in termen van risico’s of geld.’

Jullie data en die van klanten zijn zeer vertrouwelijk. Welke maatregelen nemen jullie om die te beveiligen?

‘We maken gebruik van de cloud om gegevens op te slaan. Voor onze klanten is het heel belangrijk dat die datacenters niet in de Verenigde Staten staan. Dan vallen data namelijk onder de Amerikaanse privacywetgeving en de Patriot Act. Die wet schrijft voor dat Amerikaanse bedrijven en datacenters data moeten overdragen aan de Amerikaanse regering als die daar om vraagt. Dus zijn we erg zorgvuldig in onze keuze voor een cloudprovider. Hoe zit de cloud in elkaar? Hoe zijn de data in de cloud beveiligd? Wat is de locatie van het datacenter? Op het hoofdkantoor in de VS begrijpen ze dat we data niet in hun land onderbrengen. Daarnaast sluiten we strikte overeenkomsten met providers en slaan we zo min mogelijk data lokaal op. Door data te centraliseren, maak je databeveiliging al een stuk gemakkelijker. Ook kun je zo alles makkelijk periodiek opschonen.’

De trend in jullie sector is dat steeds meer processen geautomatiseerd worden. Is het denkbaar dat jullie werk straks volledig gerobotiseerd wordt?

‘Dat denk ik eigenlijk niet. We hebben toch een vertrouwensfunctie. Bovendien vragen veel trajecten om maatwerk en een creatieve aanpak. Het prettige is dat we daar dankzij ICT nu juist meer tijd voor hebben!’