7 oktober 2016

Een zorgregio met veilig mailverkeer

In de zorg is het van levensbelang dat zorgverleners 24/7 gegevens kunnen delen met elkaar, patiënten, overheidsinstellingen of mantelzorgers. Zorgaanbieders zien voordelen in de toepassing van digitale communicatiemiddelen zoals e-mail, maar zijn zich bewust van de risico’s. Het mag absoluut niet zo zijn dat privacygevoelige data in verkeerde handen vallen. Zorg Messenger (voorheen Secure Mail) biedt de oplossing. Twee ziekenhuizen delen hun ervaringen.

Mailen in de zorg. Het lijkt heel vanzelfsprekend. Maar dat is het zeker nog niet. Henny Welling, IT-manager bij Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem, licht toe wat de voordelen zijn van e-mailverkeer ten opzichte van een brief of fax. ‘Een brief kan verkeerd of niet bezorgd worden. Met alle gevolgen van dien. Met mailen kun je veel sneller informatie op de plek van bestemming krijgen en je weet met meer zekerheid dat je boodschap bij de juiste persoon terechtkomt. De standaard oplossingen voor e-mail zijn echter niet veilig genoeg voor het versturen van patiëntengegevens, dus daarom werd in de ziekenhuizen tot aan de start van dit project nog een terughoudend beleid gevoerd op het gebruik van mail voor deze doeleinden.’

Mailen in de ZorgCloud

Niet-versleutelde mails die via een openbaar netwerk/internet verstuurd worden, zijn niet goed beschermd. De ZorgCloud biedt de oplossing. Laurens van Druten, Information Security Officer bij het Streekziekenhuis Koningin Beatrix in Winterswijk, licht de keuze van het ziekenhuis voor die omgeving toe: ‘Binnen de ZorgCloud, de infrastructuur van KPN voor de Zorg, kun je mailen met Zorg Messenger. Dat is wel veilig, omdat deze omgeving los staat van het publieke internet. Alleen bevoegden uit de zorg hebben toegang. Veel zorgverleners zijn al aangesloten op de cloud. De berichten van Zorg Messenger zijn versleuteld. Mails zijn traceerbaar. Als je niet in de ZorgCloud zit, kun je via een portal toegang krijgen tot de beveiligde mail.’

Wel of niet veilig mailen

Met Zorg Messenger versturen medewerkers e-mails vanuit hun vertrouwde e-mailprogramma. Als de ontvanger aangesloten is op de ZorgCloud en e-mailsoftware heeft die beveiligde e-mails ondersteunt, dan kan de geadresseerde/ontvanger de mail gewoon openen. Beide ziekenhuizen hebben hun systeem zo ingericht dat alle medewerkers die patiëntcontact hebben, standaard veilig gaan mailen. Zij werken vanuit Outlook en kunnen daarmee nu altijd versleutelde berichten versturen. Maar ze hebben ook een knop waarmee ze ervoor kunnen kiezen niet veilig te mailen. Bijvoorbeeld omdat het geen gevoelige informatie betreft,’ leggen Henny en Laurens uit.

Samenwerken

Het Slingeland ziekenhuis en het SKB maken deel uit van bredere samenwerkingsverbanden van ziekenhuizen.

Henny Welling: ‘Slingeland Ziekenhuis werkt bijvoorbeeld samen met Ziekenhuis Gelderse Vallei en  Rijnstate in de samenwerkingsovereenkomst: Alliantie Regionale TopZorg. Veilig informatie uitwisselen is van belang voor het goed functioneren van een dergelijke samenwerking. Je moet patiënten uitleg geven over het lezen van mails in een portal. Zij moeten zich bijvoorbeeld eenmalig registreren. Als een patiënt aan de rand van een zorgregio woont, is het logisch dat hij met meerdere regionale ziekenhuizen en zorgverleners contact heeft. Zo’n patiënt krijgt een inlogcode voor een portal in een hyperlink. Veel mensen vertrouwen een hyperlink in de mail niet. Het gaat waarschijnlijk niet goed als je mensen meer dan eens vraagt om op zo’n hyperlink te klikken. Eenduidige, gezamenlijke communicatie is dan van belang.’

Klaar voor de start

De ziekenhuizen vinden het belangrijk om één moment van communicatie aan te houden. Dan moet iedereen er wel klaar voor zijn. Laurens van Druten: ‘Ons ziekenhuis zit nog in de implementatiefase. We hebben een pilot afgerond en  daarin zijn we geen technische struikelblokken tegengekomen. Organisatorisch is er nog wel wat werk te doen. Instellingen die niet in de ZorgCloud zaten, stonden niet altijd open voor de overgang naar Zorg Messenger omdat zij daarvoor een extra handeling moesten doen. Het is vooral van belang met die partijen goede afspraken te maken.’ Het moment van de officiële lancering staat gepland in oktober. Henny Welling: ‘We hebben ervoor gekozen om pas rond die tijd met alle relaties te communiceren, omdat alle ziekenhuizen er dan klaar voor zijn. We willen voorkomen dat een patiënt of relatie week na week weer een nieuw bericht krijgt over de overgang naar het nieuwe systeem.’

Communicatie in de zorg

Meer weten over veilig communiceren in de zorg?

Download de factsheet

Gerelateerde artikelen