Dit is waarom jouw bedrijf Microsoft 365 zou moeten gebruiken

“Kijk hier: een collega was twee weken op vakantie en vroeg aan Microsoft Copilot om een catch-up te geven van wat ze had gemist”, vertelt eigenaar Willem Ellemeet van ICT-consultancybedrijf WilroffReitsma. “Ze hoefde daarvoor niks van tevoren in te schakelen. Je vraagt het aan Copilot in gewone mensentaal en dan krijg je een handig overzicht als dit.”

Op het scherm is een overzichtelijk lijstje te zien met bulletpoints over onder meer een presentatie die een collega gaf, een overeenkomst die tijdens de vakantie werd afgesloten en mails met een – volgens Copilot – hoge prioriteit.

“Op dit moment is er al een hoop mogelijk”, vertelt Willem. “Je kunt bijvoorbeeld een transcriptie maken van een vergadering en die samen laten vatten door Copilot. En als je wil levert die daar ook nog een mooie PowerPoint-presentatie over.”

WilroffReitsma is gespecialiseerd in onder meer De Moderne Werkplek, data & automatisering, telecomdienstverlening en securitybeheer voor bedrijven, van een enkele tot honderd medewerkers.

eBook: Nieuw in Microsoft 365

Werk jij al slimmer met Microsoft 365? Ontdek de nieuwste features van Teams, Excel, Word, Outlook en meer in ons eBook.

Download

Merknaam is soortnaam

Willem Ellemeet heeft de Microsoft 365-suites in zijn loopbaan zien uitgroeien tot de Spa Rood van de kantoorsoftware: de merknaam is de soortnaam geworden. Wie online vergadert heeft een ‘Teams-meeting’ en je maakt ‘een Powerpoint’ als je aan de slag gaat met een presentatie.

“Vroeger kocht je als ondernemer een Word- of Excelpakket. Daar deed je dan een tijd mee en drie versies later schafte je weer een nieuwe aan. Inmiddels is Microsoft 365 volledig Software as a Service (SaaS) en worden alle applicaties continu beter.

Daarnaast zijn de beveiligingstools van Microsoft écht goed. Daarmee verklein je enorm het riscio op, bijvoorbeeld, een datalek of andere cybersecurity gevaren.”

De applicaties van Microsoft 365 zijn voor veel bedrijven de standaard. Maar lang niet iedereen benut de talloze mogelijkheden even goed. “MS 365 is veel meer dan alleen een mailtje tikken of een Excelletje in elkaar draaien”, merkt Willem op.

“Je doet jezelf en je bedrijf enorm tekort als je geen gebruik maakt van een Business Premium of Enterprise-versie van Microsoft 365. Zeker op het gebied van security.”

Slimmer werken met 365

Wat maakt ‘365’ dan allemaal mogelijk? Willem: “Denk aan de integratie van applicaties en systemen, bijvoorbeeld Teams met je CRM. Daarmee zijn gegevens van klanten steeds beter toegankelijk voor je medewerkers. Of mooie analyses maken met Power BI, waarmee je data kunt visualiseren en die je bijvoorbeeld steeds makkelijker met Exceltabellen kunt linken.

En het écht goed inzetten van AI-tools als Copilot, sinds kort beschikbaar voor het MKB. Daarmee zet je grote stappen als het gaat om productiviteit, bereik en efficiency. En dat hebben we nodig, want het personeelstekort is groot in veel sectoren. De enige manier om dat op te lossen is door productiever en slimmer te worden.”

eBook: Zo gebruik je Microsoft Copilot

Benieuwd hoe jij je werk makkelijker maakt met AI? Ontdek de mogelijkheden in ons Microsoft Copilot eBook.

Download

Dat slimmer werken zit hem ook in het automatiseren van taken, vervolgt Willem. “Kijk bijvoorbeeld naar Microsoft Power Automate, waarmee je op een makkelijke manier je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en automatiseren. En Power Apps, waarmee je applicaties voor jezelf en voor je klanten kunt maken zonder dat je code hoeft te kunnen schrijven.

Daarnaast is het steeds belangrijker om je bedrijfsdata goed te classificeren en te ontsluiten. Dat is de enige manier om AI écht goed in te gaan zetten. Nu hebben veel MKB’s enkel een bak met bestanden, waarbij er hooguit een paar apart gezet zijn als ‘vertrouwelijk’. Maar dat classificeren kan en moet veel uitgebreider.”

Het labelen van data kun je volgens Willem het beste binnen Microsoft-platforms doen, want dan loop je het minste risico wat je beveiliging betreft: “Stel, een enthousiaste medewerker denkt ‘ik doe dat even met een extern tooltje’. Dan loop je het risico dat je privacygevoelige informatie naar een onbeveiligde omgeving verplaatst. En dat mensen van buiten bij wijze van spreken zo de salarisstroken van je medewerkers in kunnen zien.

Microsoft 365 biedt uitgebreide mogelijkheden tot dataclassificatie, dus kijk vooral naar wat het jouw onderneming kan bieden."

Strategisch partner

WilroffReitsma is strategisch partner van KPN. Dat betekent nog meer mogelijkheden voor hun klanten als het gaat over MS 365.

Willem: “Dan hebben we het niet alleen over bellen via Teams of vast bellen op mobiel. Onze samenwerking betekent ook dat onze klanten een superoverzichtelijke gebruikersomgeving krijgen. Daarin is snel duidelijk wie welke licenties heeft bijvoorbeeld. Of het nu gaat om producten en diensten van ons of van KPN. En alles erin is makkelijk aan te passen.”

Daarnaast levert de samenwerking tussen WilroffReitsma en KPN ook andere voordelen op die van grote waarde kunnen zijn voor klanten. “Neem de beschikbaarheid van de tool SuperVision. Daarmee maken we een basisinstelling van securityregels voor de Microsoftomgeving van de klant en dat over al onze beheerde klanten.

Stel er verandert iets in de instellingen, waardoor de online veiligheid in gevaar komt. Dan zien we met SuperVision razendsnel waar de afwijking zit. En brengen we in no-time de instellingen terug naar hoe ze horen.”

Veiligheid voorop

Online veiligheid is een belangrijke reden voor de onderneming om samen te werken met grote spelers als KPN en Microsoft. “Ik zeg altijd tegen klanten: de kans dat je ooit wordt aangevallen is 100 procent. Het enige dat je kan doen is zorgen dat je je beveiliging zo goed mogelijk regelt. Binnen de financiële en technische mogelijkheden die passen bij je bedrijf.

De basis-veiligheid van Microsoft 365 is al enorm goed. Maar je moet je 365-suite zo inrichten dat je optimaal gebruik maakt van die mogelijkheden. Dat is een van de redenen dat we samenwerken met KPN. Dat heeft zelf ook een uitgebreide security-afdeling die zaken signaleert. KPN helpt ons zo om de veiligheid van onze klanten te verbeteren.

Ik zeg niet dat we de ‘magic bullet’ hebben om elke cyberdreiging de kop in te drukken, maar samen staan we sterk!”

De eigenaar van WilroffReitsma vergelijkt deze tijd met eind jaren 90, toen mensen zich in deze bekende video afvroegen waarom ze in vredesnaam een mobiele telefoon nodig hadden. “Hetzelfde kun je nu denken van alle productiviteits-, efficiency- en securityverbeteringen die platforms als Microsoft 365 bieden. Of in de nabije toekomst beschikbaar maken.

Voor de meeste MKB’ers vormen die nu nog geen absolute noodzaak. Maar die oplossingen kunnen hen in de toekomst wél helpen. Het is belangrijk voor elke ondernemer om daar nu al serieus naar te kijken.”