Zo werk je efficiënt vanuit huis

Bijna driekwart van de werknemers werkt nu al regelmatig op afstand of gaat dit binnenkort doen. Tegenwoordig is er altijd wel een collega die thuis, bij de klant of op een ander kantoor werkt. Vaak zit die in een werkruimte die speciaal voor dat doel is ingericht. Ook de digitale werkomgeving is veelal zo ingericht dat medewerkers altijd en overal taken kunnen verrichten op elk device. Software als Teams, Office 365 en Windows 10 maakt niet alleen individuen productiever, maar ook hele groepen. Samenwerking in groepen kan heel goed online. Cloud-platforms zorgen ervoor dat alle documenten goed beveiligd toegankelijk zijn.

Thuiswerken is zo langzamerhand niet meer weg te denken uit het arbeidsbestaan. Veel mensen kunnen zich in de eigen leefomgeving goed concentreren en soms vindt men het ook handig om thuiswerk met privézaken te combineren. Bij een gezonde balans tussen werk en privé is ieder gebaat. Volgens Robbert Kelder, directeur innovatie bij KPN Werkplek valt hier nog meer uit te halen. Hoe kun je thuis nog beter werken? 


Structuur

De afgelopen jaren zijn we gewend geraakt aan flexibelere werktijden. Het naar kantoor gaan geeft nog steeds een gevoel van structuur. Sommige medewerkers zullen die structuur missen wanneer meer vanuit huis wordt gewerkt. Houdt hier als werkgever rekening mee en ondersteun waar mogelijk. 

Interactie 

Het praatje bij de koffieautomaat verdwijnt. Sociale interactie op kantoor kan belangrijk zijn, dus schep hiervoor ook in een digitale werkplekomgeving ruimte. Informele chat of een digitale borrel verkleint de afstand tussen mensen.  

Maak werken vanuit huis zo leuk mogelijk. Bezoek de KPN thuiswerkpagina voor inzichten en inspiratie.

Grens privé en zakelijk 

Niet iedereen kan een goede grens trekken tussen privé en zakelijk. Ook vereist thuiswerk een zekere discipline. Uiteraard is het handig als je thuis even wat eigen klusjes kunt doen, maar ga hier verstandig mee om.

Productiviteit

Veel managers (traditionele én moderne) hechten nog wel eens aan iemands fysieke aanwezigheid, want dan kunnen ze zien of iemand goed aan het werk is. Ook collega’s twijfelen soms of iemand thuis wel echt aan het werk is. Dit kan mensen die op afstand werken een schuldgevoel geven. Onderzoekers zijn overigens verdeeld over de vraag of mensen thuis net zo productief zijn als op kantoor. Een goed ingerichte digitale werkplek zou wel kunnen leiden tot een hogere productiviteit. 

Gedragsregels

Gedragsregels hangen sterk af van het bedrijf, daarom is het onmogelijk hier een goed advies over te geven. Maar spreek in ieder geval een aantal dingen met elkaar af: 

  • Wanneer werkt iedereen en hoe weet je van elkaar of je aan het werk bent? Een tip is telkens aan het begin van de werkdag een virtuele check-in te doen en af en toe een stand-up. 

  • Waar sla je welke data (privé, openbaar, intern, vertrouwelijk of geheim) op en hoe ga je daar mee om? 

  • Hoe communiceer je? Er zijn meer communicatiemiddelen dan e-mail en telefonie, elke past bij een bepaald doel. Gebruik ze dusdanig en voed je collega’s hierin op. 

Online vergaderen

Wanneer je een digitale vergadering hebt waarmee een deel van de groep fysiek bij elkaar zit en de rest niet, is het zaak met de volgende aspecten rekening te houden: 

  • Zorg dat iedereen de volledige vergadering mee kan doen. Bij afwezigheid van de deelnemers mogen geen zaken worden besproken, ook niet voor- of achteraf.  

  • Zorg dat jij de volledige vergadering mee doet. Wanneer je digitaal mee doet, kunnen mensen minder goed zien of je nog even op social media zit, een mailtje afmaakt dan wel iets anders doet. Mensen merken het echter in je aandacht. Doe het dus niet en volg de vergadering. 

  • Hoe groot mag een online vergadering zijn en wanneer maak je er een webcast of live-sessie van? Veel software voor samenwerking biedt de mogelijkheid om hier onderscheid in te maken. Bij een online vergadering is het aantal deelnemers in principe onbeperkt. Iedereen kan praten en bijvoorbeeld bestanden delen. Bij een live sessie heb je een presentator, een moderator en deelnemers. Hierdoor kun je bijvoorbeeld nog steeds je medewerkersvergadering houden zonder dat het een chaos wordt.

Meer weten

Whitepaper Modern Workplace

Benieuwd naar de vier elementen van de moderne werkplek én welke stappen u kunt ondernemen om de moderne werkplek succesvol in te zetten?

Download

Lees ook

De zes populairste tools voor online vergaderen of Productief thuiswerken: 11 tips van een thuiswerkcoach

Gerelateerde artikelen