Met persona’s een perfecte overgang naar de cloud

Een administratief medewerker gebruikt andere applicaties dan een vertegenwoordiger of secretaresse. Het is belangrijk om te weten welke medewerkers van jouw cloud werkplekken gebruikmaken, hoever hun ICT-kennis en vaardigheden reiken, en welke ICT-behoeften zij hebben. Met persona’s kan je cloud werkplekken op maat maken.

In een ideale wereld heeft iedere medewerker zijn eigen, perfect op hem ingerichte cloud werkplek. Geen gestandaardiseerde werkomgeving voor iedereen, maar een werkplek die precies aansluit op jouw werkbehoeften. Of in elk geval gepersonaliseerd naar werkstijl of afdeling. Een omgeving die aansluit bij het eigen profiel, de behoefte en taak van medewerkers. De accountmanager heeft namelijk heel andere applicaties en systemen nodig dan de controller. Met het doorlopen van een stappenplan bepaal je de beste werkomgeving voor je medewerkers.

Stap 1: Onderverdeling naar werkstijlen

De bekendste opdeling in werkstijlen is die van taak- en kenniswerkers, die mobiel of locatiegebonden, en taak- of resultaatgericht werken. Voor taakwerkers zijn de werkzaamheden, de volgorde en de middelen redelijk voorspelbaar. Sommigen werken locatiegebonden (een receptionist), anderen mobiel (een monteur).

Stap 2: Maak persona’s

Als duidelijk is welke werkstijlen binnen jouw organisatie aanwezig zijn, kun je persona’s ontwikkelen. Een persona is een omschrijving van de soort gebruiker. Die omschrijf je niet als groep, maar echt als een (fictief) persoon die de groep in kwestie vertegenwoordigt. Bijvoorbeeld: ‘Esther, 25 jaar, houdt van gamen, heeft hbo-niveau, werkt 2 dagen per week op verschillende locaties.’ Houd er rekening mee dat elke persona’ voor een aparte werkplekomgeving staat. Creëer dus niet te veel persona’s. De meeste organisaties hebben maximaal 5 werkstijlen en dus 5 persona’s. Zorg er ook voor dat je de persona’s ontwikkelt met medewerkers van de verschillende afdelingen! Zij weten vaak het beste welk type medewerkers zij in huis hebben en wat hun voorkeuren zijn.

Stap 3: Hak knopen door

Aan de hand van de persona’s kan je nu beginnen met het (laten) inrichten van de verschillende werkplekken. Omdat iedere organisatie anders is, zal deze stap er ook telkens weer anders uitzien. Wel bepaalt iedereen in deze fase welke persona’s welk(e) type(n) werkplek krijgen:

Virtuele werkplek. Dit is de typische cloud omgeving. Medewerkers krijgen hun oude werkplek voorgeschoteld, met hun vertrouwde applicaties. Het enige verschil is dat ze nu in de cloud werken. Ideaal om medewerkers te laten wennen aan het werken in de cloud.
Fysieke werkplek. Dit is de traditionele werkplek: een desktop of laptop, op een vaste of flexwerkplek. U hebt zelf de regie over alle middelen, inclusief de traditionele kostenstructuur.
Portal werkplek. Deze werkplekomgeving werkt via het internet. Medewerkers loggen in met het device van hun keuze op hun eigen digitale werkomgeving. Ideaal voor medewerkers die veel onderweg zijn of die op flexwerkplekken werken.
Mobiele werkplek. Deze werkomgeving is volledig afgestemd op mobiele medewerkers. Via hun eigen of zakelijke smartphone of tablet kiezen zij uit een bedrijfs-appstore de apps die zij voor hun werk nodig hebben.