Stel, al chattend herinneren 2 collega’s zich dat anderen ook met een zelfde soort project als zij bezig zijn. Ze besluiten over te stappen naar een call en die anderen er even bij te halen. Met z’n allen werken ze live het plan van aanpak bij, via een gedeeld document in Word. Maken ze nu gebruik van telefonie of van IT?
Van beide. Of beter geformuleerd: van een breed palet aan communicatiediensten, waaronder ‘voice’. Feit is dat in steeds meer bedrijven de grens vervaagt tussen telefonie en IT. Mensen bellen nog altijd, maar schakelen daarnaast moeiteloos over van chat naar call. Of van call naar samen online documenten bijwerken. En dat alles doen ze steeds vaker mobiel via hun smartphone, ook als ze aan hun bureau zitten. In veel bedrijven zijn de vaste telefoontoestellen al verdwenen.
Voor ISDN is bovendien het doek gevallen. Hoewel de afgelopen jaren al veel bedrijven zijn overgestapt op alternatieve diensten, zijn er nog genoeg bedrijven die de stap moeten maken. Gelukkig zijn er alternatieven genoeg. De meeste bedrijven kiezen voor Voice over IP (VoIP) en clouddiensten als ‘hosted voice’. Voor de bedrijven die de komende maanden gaan overstappen, hebben we 3 praktische adviezen.
1. Zoek elkaar op, telecom- en IT-manager!
Het slimste alternatief voor ISDN, sowieso de slimste oplossing met het oog op de toekomst, is telefonie via de cloud. Oftewel: hosted voice, waarmee voice feitelijk één van de IT-diensten wordt. Voor de IT-manager slim om de telecommanager erbij te betrekken, aangezien die veel weet van de behoefte aan voicediensten. En voor de telecommanager slim om de IT-manager erbij te betrekken, vanwege diens kennis van cloudoplossingen.
2. Pak het integraal aan
Zonde om bij de overstap naar VoIP-oplossingen te kiezen voor deeloplossingen. Want dat betekent aparte datastromen, wat de interne samenwerking kan belemmeren. En natuurlijk is het lastig te verkopen aan collega’s dat de ene afdeling de ene communicatiedienst gebruikt en de andere afdeling weer een andere voiceoplossing. Pak het daarom integraal aan, zorg dat alle medewerkers eenvoudig data en documenten kunnen delen, ook via voice. Zo weet je zeker dat je geen gebruiksvoordelen mist, alleen omdat systemen onderling slecht communiceren.
3. Aansluiting op de praktijk
Introduceer een nieuwe voiceoplossing stap voor stap. Zorg dat de nieuwe oplossing aansluit op bestaande communicatie- en werkprocessen. Laat medewerkers de voordelen van de nieuwe oplossing en de meerwaarde voor henzelf ervaren en begrijpen. Laat zien dat ze er in hun werk écht wat aan hebben. Benoem eventueel super-users per afdeling en zorg voor goede training – dat garandeert een snellere acceptatie en brengt daadwerkelijk gebruik dichterbij.
Succesvolle introductie
Een goede samenwerking tussen de IT- en telecom-manager maakt – kortom – de kans op een succesvolle introductie van een nieuwe voiceoplossing groter. Een voiceoplossing die liefst naadloos aansluit op businessapplicaties die al in gebruik zijn. Zo werkt de ene samenwerking de andere in de hand: dankzij de inspanningen van de IT- en telecom-manager schakelen straks alle medewerkers moeiteloos tussen chat en call, tussen tekst en telefonie.
