Welke voordelen biedt online samenwerken en hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers makkelijker kunnen samenwerken aan documenten? Elke mkb-ondernemer komt vroeg of laat voor die vragen te staan, aangezien samenwerking steeds belangrijker wordt in bedrijven en instellingen. Binnenkort zal 80 procent van de werktijd bestaan uit samenwerken, het aantal teams in organisaties gaat verdubbelen.
Bovendien groeit het percentage werknemers dat op afstand werkt, dit jaar is dat al 72 procent. Een andere grote verandering is dat steeds meer teams een tijdelijk karakter kennen. Meer dan op individuele kwaliteiten wordt samenwerking bepaald door de sociale interactie binnen het team. Mensen moeten snel goed op elkaar zijn ingespeeld. Steeds meer bedrijven hebben een digitale werkplek nodig om efficiënt te kunnen werken en de bedrijfsdoelen te behalen. Clouddiensten en mobiel kunnen werken zijn hier belangrijke onderdelen van.
Online samenwerking pure noodzaak
Omdat teamleden vaak op meerdere locaties en op verschillende tijdstippen werken, is online samenwerking pure noodzaak. Aan documenten wordt dikwijls door groepen gewerkt, waarbij elk lid altijd de laatste versie moet kunnen inzien, waar die zich ook bevindt. Om te voorkomen dat een project stagneert moet alle belangrijke bedrijfsinformatie ook van afstand toegankelijk zijn voor werknemers, uiteraard goed beveiligd. Om overeind te blijven in de enorme concurrentieslag moet je snel kunnen werken. Wie niet op tijd de bakens verzet, dreigt door anderen te worden ingehaald. Mkb-bedrijven moeten snel en wendbaar kunnen opereren.
Microsoft, een belangrijke partner van KPN, heeft dat tijdig ingezien. Kantoorsoftware zoals Office 365 (onder meer Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint) is sterk gericht op het online samenwerken in groepen. Deze tools uit de cloud maken het makkelijker buiten kantoor te werken of op andere tijdstippen. KPN biedt ondernemers beheerde werkplekken aan gebaseerd op Microsoft 365, dat naast Office 365 nog andere diensten omvat waaronder Windows 10 Enterprise. Hiermee kunnen werknemers overal effectief samenwerken zonder dat hun werkgever zich hoeft te bekommeren om veiligheid en beheer. De nieuwe werkplek maakt volop gebruik van de cloud. Alles is afgestemd op het werk van het individuele personeelslid, met als doel diens prestaties te verbeteren.
Stap voor stap over naar de cloud
KPN raadt ondernemers die willen overstappen naar de cloud, dit stap voor stap te doen, het beste kan worden begonnen met de werkomgeving. Cloudtransitie leidt tot productievere medewerkers. In plaats van een gestandaardiseerde werkplek is een voor iedereen gepersonaliseerde werkomgeving mogelijk: een werkplek die in ieder geval rekening houdt met verschillen in werkstijl of afdeling. Maak omschrijvingen van de verschillende soorten gebruikers en vertaal die zogenoemde persona's naar de verschillende verschijningsvormen die een digitale werkomgeving kan hebben. Behalve de klassieke fysieke werkplek heb je tegenwoordig ook de virtuele (cloudgebaseerde) werkplek waarbij medewerkers net zo werken als voorheen vanuit het eigen kantoor. Werknemers kunnen zo rustig wennen aan het werken vanuit de cloud.
De volgende stap is de portal-werkplek die helemaal via webgebaseerde applicaties functioneert. Zo'n werkomgeving is heel geschikt voor mensen die zowel onderweg als op een (flex)werkplek taken verrichten. Tenslotte is er de mobiele werkplek waarbij alles met een smartphone of tablet wordt gedaan.
Veel tools om samen te werken
De mogelijkheden om beter te kunnen samenwerken zijn legio, want er bestaan tientallen tot honderden tools hiervoor en de lijst groeit wekelijks. Populair en veelomvattend zijn Office 365 en Google Suite, hun onderdelen zijn goed met elkaar geïntegreerd en ook kleinere organisaties kunnen hier goed mee samenwerken. Evernote Business brengt het werk van teams samen. Alle informatie die wordt aangemaakt krijgt een centrale oplag en ook de workflow wordt uniform. TeamViewer is geschikt voor teams die op afstand samen aan gemeenschappelijke projecten werken. Met Asana houd je het overzicht over al het teamwerk. Asana organiseert alles variërend van de ondernemingsdoelstellingen tot routinewerkzaamheden in één plaats. Teams raken zo niet verward over de prioriteiten en verantwoordelijkheden.
Freelancers, mkb-bedrijven en groepen binnen grote organisaties werken ook graag met Basecamp. Alle tools die teams nodig hebben worden op één plek gecombineerd. Dropbox Business biedt het veilig delen en opslaan van bestanden. Ook Monday.com, Confluence, Workfront, MeisterTask, Smartsheet, Samepage en Workplace by Facebook kennen veel gebruikers. Het meest in opmars is Microsoft Teams, een app voor zakelijke communicatie die deel uitmaakt van Office 365.
