16 maart 2017

Kennisdeling op de werkvloer

2 weten meer dan 1. Laat staan 300. Kennisdeling: iedereen wil het, maar het lukt maar weinig bedrijven het écht tot stand te brengen. Hoe komt dat? Hoe breng je er verandering in?

Het belang van kennisdeling

Elke medewerker heeft kennis. Kennis die hij tijdens zijn opleiding, carrière, dagelijks werk en ervaringen opbouwde, en iedere dag weer aanvult. Het is waardevolle informatie waar de hele organisatie van kan profiteren. Maar kennisdeling is op veel werkvloeren nog lang niet vanzelfsprekend. Weinig organisaties zijn er echt actief mee bezig. Elke medewerker heeft bepaalde kennis, maar niemand heeft het totaaloverzicht en weet álles over een onderwerp. Het is dus goed als medewerkers kennis met elkaar delen en combineren. 2 weten meer dan 1, laat staan 80! Wanneer een grote groep mensen allemaal kennis bijdraagt, ontstaat een grote rijkdom aan kennis binnen een organisatie.

Waarom kennisdeling niet gemakkelijk, maar wel noodzakelijk is

Kennis is dus een waardevolle grondstof. Toch herkent het management die vaak niet als zodanig. Kennis is simpelweg niet tastbaar voor veel managers. Liever vertrouwen ze op harde gegevens als omzetcijfers, ROI en productiviteit. Kennis en kennisdeling zijn abstracte begrippen die daardoor moeilijk meetbaar zijn. Managers zien vaak alleen de gevolgen van een gebrek aan kennisdeling: lage productie, onveilige werkomstandigheden, toegenomen kosten, verlies aan klanten en ervaren professionals. Terwijl ze deze symptomen bestrijden, kunnen ze beter het probleem bij de bron aanpakken: zorgen voor een omgeving waarin kennis makkelijk gedeeld wordt.

Kennisdeling bevorderen: een marathon, geen sprint

Voor een omgeving zorgen waarin kennis gemakkelijker gedeeld wordt, is makkelijker gezegd dan gedaan. Experts wijzen erop dat we het liefst kennisdelen met collega’s die op hetzelfde kennisniveau zitten. Op die manier krijgt ‘de deler’ wat terug voor zijn inspanningen. Het gevolg is dat kennisdeling op beperkte schaal binnen een organisatie plaatsvindt en dan vaak vooral tussen mensen die ruwweg dezelfde positie hebben. Op congressen, waar ‘gelijkgestemde professionals’ elkaar treffen, vindt bijvoorbeeld veel kennisuitwisseling plaats. Op zich goed, maar liever zou je als manager willen dat jouw medewerker die kennis ook binnenin het bedrijf verspreidt. Dat gebeurt meestal niet. Die attitude doorbreken gebeurt niet van vandaag op morgen. Het is belangrijk te beseffen dat het creëren van een klimaat waar medewerkers elkaar wijzer maken een marathon is en geen sprint. Management moet inspanningen dan ook de tijd geven, en niet na 1 jaar de stekker uit initiatieven trekken.  

Begin bij de basis: een samenwerkomgeving

Wie een serieuze poging wil doen kennisdeling van de grond te krijgen, zal bij het begin moeten de beginnen: bij een samenwerkomgeving. Dit soort ‘sociale bedrijfsmedia’ maakt het mogelijk snel en laagdrempelig ideeën met elkaar te delen. Van Yammer tot G-Suit, tot apps als Speakap en Plek: elke toepassing heeft zijn voor- en nadelen. Bekijk goed wat jouw organisatie nodig heeft en zoek de samenwerkomgeving die het beste op die behoeften aansluit.

Heeft jouw organisatie al zo’n omgeving? Geef ook het goede voorbeeld. Mensen zijn de gewoontedieren en er moet echt iets gebeuren om hun vaste routines en houding te doorbreken. Deel zelf kennis en ervaringen waar je collega’s wat aan hebben en wees actief in discussies. Maar ook organisatiebreed moet je vol overgave een nieuw platform ondersteunen. Mensen gaan bijvoorbeeld niet naar een platform als ze alle belangrijke informatie gewoon nog via de mail binnenkrijgen. De hele organisatie zal dus moeten veranderen, bijvoorbeeld door ook personeelszaken alleen informatie te laten delen in de samenwerkomgeving.

Open omgeving

Zorg daarnaast voor een open omgeving waarin het management actief vragen stelt en om feedback vraagt om mensen aan te moedigen hun ideeën te delen. Bijvoorbeeld door de ‘submit an idea’-functie aan te moedigen of goede ideeën te belonen. Deel ook resultaten hier en laat collega’s daarop reageren. Bedrijfsresultaten, effecten van een bepaald project en uitkomsten van een klanttevredenheidsonderzoek, maken de tongen los en brengen mensen op ideeën.

Pas het begin

Een bruisende samenwerkomgeving is een goed begin. Het biedt medewerkers een ontmoetingsplek, een plek om elkaar te leren kennen en het contact met elkaar te versterken. Dat is niet onbelangrijk, want met iemand die je kent, deel je gemakkelijker kennis dan met een vreemde. Maar het is niet meer dan dat. Om kennisdeling verder te bevorderen, is een mentaliteitsverandering nodig en een omgeving waarin kennisdeling aangemoedigd en beloond wordt. Maak kennisdeling een onderwerp van gesprek bij sollicitatie- en functioneringsgesprekken. Geef mensen meer autonomie in functie: onderzoek wijst uit dat dit het delen van kennis bevordert. Het is aan managers hiervoor te zorgen.

Gerelateerde artikelen