Hoe voorkom je dat je betaalt voor wat je niet gebruikt? En hoe richt je jouw licentiebeleid zo in dat het niet alleen kostenefficiënt is, maar ook toekomstbestendig?
Samen met InSpark – de Microsoft-specialist binnen KPN – helpen we organisaties om structureel meer grip te krijgen op hun Microsoft-licenties.
De verborgen kosten van Microsoft-licenties
Veel organisaties starten met een logische basis: elke medewerker een licentie. Maar na verloop van tijd ontstaat er vaak een mismatch tussen wat er is aangeschaft en wat er daadwerkelijk wordt gebruikt.
Zo kan het gebeuren dat er Microsoft 365-licenties zijn toegekend aan medewerkers die nauwelijks gebruikmaken van de functionaliteiten, of dat er betaalde onderdelen zijn (zoals bellen via Teams) waar niemand binnen de organisatie weet van heeft – en dus ook niet worden benut.
Deze onbenutte licenties blijven onopgemerkt, maar kosten jaarlijks soms tienduizenden euro’s. En in grotere organisaties loopt dit bedrag al snel op tot in de tonnen.
Voorbeeld uit de praktijk: Een zorgorganisatie liet een licentieanalyse uitvoeren. Wat bleek? Bij één licentietype werd 40% niet gebruikt. Door slimmer te combineren en aan te passen op basis van het werkelijke gebruik, realiseerde de organisatie direct een jaarlijkse besparing van €50.000 – zonder in te leveren op functionaliteit of compliance.
Van reactief naar strategisch licentiebeheer
Wil je écht controle over je licentie-uitgaven, dan is het tijd om verder te kijken dan de jaarlijkse verlenging. Door proactief te sturen op gebruik, kun je kosten verlagen én licenties beter laten aansluiten op je organisatiedoelstellingen.
We zien bij veel organisaties dezelfde vier optimalisatiestappen succesvol terugkomen:
- Gebruik analyseren: Wat wordt er daadwerkelijk gebruikt per medewerker of afdeling?
- Overlicentiëring opsporen: Zijn er licenties toegekend die overbodig zijn of niet worden benut?
- Schaalbewust inrichten: Kunnen licenties worden gedowngraded of slimmer verdeeld over functies?
- Monitoring inrichten: Door gebruik te blijven volgen, signaleer je tijdig nieuwe besparingskansen.
Meer halen uit je licentie-renewal
Een ander vaak onderschat moment is de verlenging van het Microsoft-licentiecontract. Organisaties verlengen vaak ‘wat er staat’, zonder grondige heroverweging. Juist dit is hét moment om opnieuw te kijken naar veranderende behoeftes, technologische ambities (bijv. inzet van Microsoft Copilot), en mogelijkheden om te optimaliseren.
Voorbeeld uit de praktijk: Een zakelijke dienstverlener stond op het punt hun licentiecontract te vernieuwen. Met ondersteuning van InSpark werd het huidige gebruik opnieuw in kaart gebracht én gekeken naar de plannen voor de komende jaren. De uitkomst: een herinrichting van het licentieportfolio, met 18% besparing tot gevolg – én ruimte voor groei en innovatie.
Wat doet InSpark als Microsoft-licentiepartner?
Als dochteronderneming van KPN is InSpark dé expert op het gebied van Microsoft-technologie en licentiebeheer. De specialisten van InSpark combineren diepgaande kennis van licentiemodellen (zoals EA en CSP) met strategisch advies over kostenbesparing en digitale transformatie.
Zij helpen je met:
- Een scherpe analyse van je huidige gebruik
- Advies over kostenefficiënte en toekomstbestendige licentiecombinaties
- Ondersteuning bij contractverlenging en onderhandelingen
- Vooruitkijken naar IT-strategieën en technologische groei (zoals AI-toepassingen)
Maak gebruik van een gratis licentiescan
Benieuwd hoeveel je kunt besparen op je Microsoft-licenties? Via KPN kun je gebruik maken van een vrijblijvende en kosteloze licentiescan door InSpark.
Wat levert het je op?
- Inzicht in je huidige gebruik en licentie-inrichting
- Identificatie van overbodige of inefficiënte licenties
- Concreet advies voor optimalisatie én toekomstige groei