De fax, papier, computers en vaste werkplekken. Allemaal lijken ze – de een wat sneller dan de ander – gedeeltelijk of helemaal uit het kantoor te verdwijnen. We gebruiken laptops, smartphones, digitale opslagsystemen en willen altijd en overal efficiënt kunnen werken en samenwerken. De telefooncentrale lijkt nu aan dit rijtje te worden toegevoegd met de beschikbaarheid van de Cloud PBX (Private Branch eXchange). Dit is technologie van Microsoft voor het beheren van telefoonnummers en het gebruik van PBX-mogelijkheden in de Office 365 cloud met Skype for Business Online. Ofwel: een telefooncentrale uit de cloud. Met Skype for Business Cloud PBX inclusief de PSTN (Public Switched Telephone Network) belmodule kunnen bedrijven voorgoed afscheid nemen van het bestaande PBX-systeem.
De koppeling aan het PSTN en het beheren van telefoonnummers wordt onderdeel van Office 365. Doordat Microsoft zelf de telefoonnummers uitgeeft en nummerplannen koppelt aan de telefooncentrale in de cloud is daar geen lokale telecomprovider of Microsoft-partner meer voor nodig. Het lijkt een hosanna-verhaal, maar voordat bedrijven de overstap naar de Cloud PBX maken, raad ik aan een aantal zaken in ogenschouw te nemen:
- Maak een inventarisatie van de gewenste functionaliteiten. De huidige mogelijkheden van Cloud PBX omvatten standaard telefoniefunctionaliteiten zoals gesprekken aannemen, doorverbinden en muten, maar zijn nog niet volledig. Ook de PSTN-belmodule is nog niet in Nederland beschikbaar.
- Stem de specifieke eisen, de Quality of Service (QoS), voor de telefoondienst af. Indien telefoonverkeer over een reguliere internetverbinding wordt gerouteerd, moet men er zeker zijn van dat de kwaliteit en betrouwbaarheid niets te wensen overlaat. Om de QoS te bewaken, komt Microsoft met ExpressRoute, een VPN-netwerkaansluiting die door Microsoft en serviceproviders zelf gemanaged wordt. ExpressRoute biedt een grotere betrouwbaarheid, hogere snelheden en hogere beveiliging dan gebruikelijke verbindingen via internet.
Controleer of er met huntgroepen en externe contact centers wordt gewerkt en/of er externe software of apparaten gekoppeld zijn aan de telefooncentrale. Het aansluiten van de telefooncentrale op add-ons en analoge apparaten en het integreren met mobiele nummers is niet mogelijk.
Hybride: on-premise én in de cloud
Een directe overstap naar de Cloud PBX lijkt op dit moment alleen haalbaar voor bedrijven die beperkt gebruikmaken van de telefoniefunctionaliteit van Skype for Business en geen andere software of apparaten gekoppeld hebben aan hun telefooncentrale. Grote organisaties, bedrijven met huntgroepen of contactcenters en organisaties die externe software of apparaten gekoppeld hebben aan de telefooncentrale passen (nog) niet in de profilering van Microsofts Cloud PBX. Wel kan de integratie met Office 365 en de flexibiliteit van de cloud voor deze organisaties voordelen opleveren. De grootste potentie zit voor hen in de hybride oplossing. Zo combineert TBI nu al de voordelen van de complete featureset van een on-premise cloud-implementatie met de clouddienst van Microsoft. De hybride-oplossing levert bedrijven een kostenbesparing op zonder verlies van functionaliteit en is daarnaast een mooie eerste stap op weg naar de telefooncentrale uit de cloud, erkent Dirk-Jan Langbroek, directeur van TBI’s Shared Service Center ICT.
Rome is niet in één dag gebouwd, en ook de telefooncentrale zal niet opeens verdwenen zijn. Maar het lijkt er sterk op dat die samen met de fax straks alleen nog in het museum te bewonderen zal zijn.
Over Lucas Wensing
In 2008 richtte Lucas met zijn businesspartner StartReady op, dat uitgroeide tot een internationaal opererende onderneming die wereldwijd Skype4Business-oplossingen aan mkb en grote ondernemingen levert. Onder zijn begeleiding ontwikkelde StartReady diverse technologische UC-oplossingen, variërend van on-premise tot oplossingen gehost in de cloud. StartReady is kennispartner in de innovatieve productontwikkeling, implementatie en adoptie van Unified Communications-oplossingen. De organisatie is onafhankelijk en werkt op internationale basis samen met gerenommeerde partners.
- Auteur: Lucas Wensing
