Een verkeerde IT-partner kost tijd, geld en frustratie. Stel deze 8 vragen.
Zzp'ers doen van alle ondernemers het minst aan basisbeveiliging, zo blijkt uit de
Dus laat je het regelen. Prima keuze, zolang je iemand kiest die het ook echt regelt. Met deze acht vragen hoor je in één kennismakingsgesprek of je de juiste tegenover je hebt, of je nu iemand uit de buurt belt of een naam krijgt van je boekhouder. Je hoeft de antwoorden niet te snappen. Je moet alleen horen of ze concreet zijn.
1. Wat regel je in de eerste week en hoeveel tijd kost het mij?
Je huurt iemand in om tijd te winnen, niet om er zelf avonden mee bezig te zijn. Een goede partner heeft een vaste startlijst en weet precies wat hij van jou nodig heeft.
Een goed antwoord: een korte lijst met wat er de eerste week gebeurt (inloggen beveiligen, back-up, updates, wachtwoorden) en een eerlijke schatting van jouw tijd. Reken op een uur of twee, niet op een week.
2. Zet je tweestapsverificatie aan op alles waar geld of klanten achter zitten?
Tweestapsverificatie is de extra code of bevestiging op je telefoon, naast je wachtwoord. Een gestolen wachtwoord is dan niet meer genoeg om binnen te komen. Denk verder dan je mail: je bank-app, Moneybird, je Google- of Microsoft-account, WhatsApp. Daar zitten je geld en je klanten.
Een goed antwoord: ja, op elk account waar dat kan, en je krijgt een lijstje van wat er aanstaat. Plus een wachtwoordmanager, zodat je niet overal hetzelfde wachtwoord gebruikt.
3. Waar staat mijn back-up, en heb je hem al eens teruggezet?
Dat je mail en bestanden in de cloud staan, betekent niet dat je ze na een hack of een per ongeluk gewiste map kan terughalen. Een back-up die nooit is teruggezet, is alleen een belofte. Het NCSC adviseert om altijd één kopie op een andere plek te bewaren, los van je laptop.
Een goed antwoord: je mail en bestanden gaan automatisch in de back-up, met één kopie die een hacker vanaf je laptop niet kan bereiken. Je partner laat je ook één keer zien dat terugzetten werkt.
4. Wat gebeurt er als mijn laptop of telefoon weg is?
Je laptop in de trein laten liggen is zo gebeurd. Op dat apparaat staan je mail, je klantgegevens en vaak een ingelogde bank-app. Zonder voorbereiding ben je dan je spullen kwijt, en ben je ook nog dagen bezig om alles weer op te zetten.
Een goed antwoord: je laptop is versleuteld, je telefoon heeft een code, en een kwijtgeraakt apparaat kan op afstand worden gewist. Met een nieuw apparaat werk je binnen een dag weer, omdat alles in de back-up staat.
5. Hoe houd je nepfacturen en valse betaalverzoeken buiten de deur?
Een bekende leverancier mailt dat zijn rekeningnummer is veranderd, of een "klant" appt je een betaallink: het ziet er vaak volkomen echt uit. Werkt het andersom, omdat iemand jouw mailadres heeft overgenomen, dan krijgen je eigen klanten nepfacturen uit jouw naam. Zo'n gekaapt mailadres blijft vaak wekenlang onopgemerkt.
Een goed antwoord: een filter op je mail en een waarschuwing bij mail van buiten, met daarbij het advies over een huisregel die niets kost: een gewijzigd rekeningnummer bel je altijd na, op het nummer dat je al had.
6. Wie bel ik als het misgaat, en hoe snel ben je er?
Op zaterdagavond kan je ineens niet meer in je mail, en je klanten krijgen vreemde berichten van je. Dan wil je één nummer hebben en weten wat er gebeurt. Een goede partner weet ook wat je beter níét doet: meteen alles resetten wist vaak de sporen die laten zien hoe iemand binnenkwam.
Een goed antwoord: een vast nummer, een reactietijd die op papier staat, en afspraken over het weekend. Heb je een cyberverzekering, dan weet je partner ook wanneer die moet worden ingeschakeld.
7. Wat kost het per maand, en wat zit er precies in?
Je wilt weten waar je aan toe bent. Een vast bedrag per maand is voorspelbaar. Losse uren voelen goedkoper, tot er iets misgaat en je per uur betaalt voor het herstel.
Een goed antwoord: een vaste prijs met een lijstje van wat erin zit, en wat nadrukkelijk niet. Vraag ook wat een incident extra kost, zodat je daar niet pas achter komt als het zover is.
8. Staan alle accounts op mijn naam, zodat ik niet vastzit als we stoppen?
Het klinkt als wantrouwen, maar het is een reservesleutel. Het
Een goed antwoord: de hoofdaccounts van je Microsoft- of Google-omgeving en je domeinnaam staan op jouw naam. Je partner krijgt toegang, maar is geen eigenaar. Stop je, dan krijg je alle wachtwoorden en gegevens mee.
Zo hoor je of je de juiste hebt
Let in het gesprek vooral op de vragen die je terugkrijgt. Een goede IT-partner wil weten met welke apps je werkt, wie er nog meer op je laptop kan en wat het je kost als je een week niet kan factureren. Wie meteen een pakket voorlegt zonder dat te vragen, verkoopt iets. Wie eerst jouw situatie wil snappen, gaat het regelen. Krijg je een verhaal vol afkortingen, vraag dan: "Wat merk ik daar morgen van?" Blijft het daarna vaag, dan weet je genoeg.
Heb je genoeg aan een paar vaste maatregelen en wil je geen vaste partner? Dan regel je een deel van vraag 2 en 3 ook zelf. Bij KPN sluit je in de webshop onder meer een wachtwoordmanager (1Password) en een back-up in de cloud af, net als beveiliging op je mobiele verbinding (Extra Veilig Mobiel) en een cyberverzekering. Dan staan je wachtwoorden en back-up goed, zonder dat je er zelf omkijken naar hebt.