De coronacrisis heeft blijvende gevolgen voor de manier waarop teams samenwerken en onderling contact houden. In één klap zijn de aarzelingen weggenomen die bij veel bedrijven bestonden om naar een ander communicatieplatform over te gaan.
KPN-dochter StartReady constateert een duidelijke trendbreuk. Volgens Remko Endeman, manager marketing en communicatie, veranderde alles toen iedereen na de intelligente lockdown overging op thuiswerken. Oude weerstanden tegen videobel-apps waren ineens verdwenen. “Maar kies wel de juiste tool, laat je niet verleiden tot een overhaaste beslissing”, waarschuwt hij. Microsoft Teams biedt intelligente en toekomstbestendige communicatie.
Lees ook: Definitie, voordelen en mogelijkheden van Microsoft Teams
Videobellen ineens normaal
“Ongelooflijk met wat voor tempo bedrijven bekeerd zijn tot het gebruik van apps waarmee hun mensen kunnen videobellen. Videobellen wordt de norm”, stelt Endeman. Ook Henk Evers die bij StartReady verantwoordelijk is voor de enterprise sales, merkt dit in zijn dagelijkse contact met grote klanten. Bedrijven die voorheen bang waren voor weerstand onder hun mensen, zijn volledig om. Sterker nog: ze zijn enthousiast.
Evers: “Medewerkers in organisaties die onlangs min of meer geforceerd hun toevlucht namen tot Microsoft Teams, vinden het nog leuk ook. Vooral het feit dat je elkaar kan zien spreekt mensen aan. Ze staan blij naar elkaar te zwaaien. Bij 62 procent van de meetings wordt nu tijdens het thuiswerken de camera aangezet, Nederland loopt daarmee samen met Noorwegen voorop in de wereld.”
Nadelen ‘gratis’ losse tools
Maar het aanbod van apps voor videoconferencing is groot. Henk Evers heeft de indruk dat vooral de wat kleinere bedrijven zich nog te vaak laten verleiden tot minder veilige samenwerkingstools met alle gevolgen van dien. Hij somt de voornaamste nadelen van al die losse tools op. Qua security en privacy schieten die gratis oplossingen vaak te kort. Evers waarschuwt: “Juist nu iedereen thuis werkt mogen die aspecten niet worden vergeten.”
Lees ook: Veilig thuiswerken in acht stappen
Daarnaast blijkt het gebruik van allerlei losse apps ook fnuikend voor de productiviteit. Probleem is namelijk dat al die afzonderlijke stukjes software slecht op elkaar aansluiten. Door hun gebrekkige integratie zijn medewerkers veel tijd kwijt met het opzoeken, samenrapen en delen van informatie. Bovendien leidt het gebruik van al die gratis diensten tot extra beveiligingsrisico’s. Dat is zeker het geval als medewerkers deze apps buiten de reguliere processen voor risicobeheer om gebruiken. Van werknemers kan niet worden verwacht dat ze netjes alle voorwaarden lezen bij de installatie van apps. Hierdoor dreigen organisaties de grip op hun gegevens te verliezen.
Controle houden
Bij een wildgroei aan applicaties van verschillende leveranciers wordt het beheer ook lastig. Licenties, updates en contracten stapelen elkaar op. Als je controle wilt houden kun je het aantal leveranciers beter beperkt houden. Tenslotte vergissen veel gebruikers van losse apps zich in de kosten. Vaak hebben ze na verloop van tijd extra functionaliteit nodig. Na een upgrade blijken ze dan opeens veel duurder uit te zijn. Endeman: “Kies dus niet primair een (gratis) tool om snel videoconferenties op te kunnen zetten maar denk verder vooruit.”
Lees ook: tips van een thuiswerkcoach op productiever vanuit huis te werken
Onze manier van werken verandert blijvend door corona. Het is meer geaccepteerd om vaker thuis te werken. Op afstand zijn we net zo productief. “Teams heeft als sterke punt dat deze app volledig is verweven met Microsoft 365, een geïntegreerde verzameling apps en services. En veelal hebben bedrijven de noodzakelijke Microsoft licenties al in huis, dus is het gebruik van Teams zonder extra kosten. Met Teams ben je verzekerd van een toekomstbestendige oplossing voor samenwerking en communicatie.”
Je werkt samen gelijktijdig en op een veilige manier aan documenten. Daarnaast bel, chat en vergader je in Teams.
Je hoeft minder te switchen tussen applicaties wat de productiviteit vergroot. Het gebruik van mail is erdoor teruggedrongen.
De communicatie is context gedreven. Alles is makkelijk terug te vinden. Er is geen versiebeheer nodig. Met de juiste rechten is alles overal toegankelijk. Zo is slim samenwerken mogelijk.
Belangrijke klantvragen
Evers stuit tijdens zijn contacten regelmatig op vier belangrijke behoeftes bij klanten. Medewerkers die sinds kort op Teams zitten, ontdekken snel dat Teams meer is dan een video-vergaderplatform. Mensen merken dat ze er meer mee kunnen. Ze kunnen nog efficiënter samenwerken. Ook de bedrijfstelefonie verhuist naar de Microsoft Teams-cloud. Medewerkers kunnen dan nog efficiënter samenwerken.
Gebruikers gaan Teams inzetten voor alle soorten vergaderingen: een-op-een, als team of zelfs live-events tot tienduizend deelnemers. Dat leidt weer tot vraag naar slimme vergadersystemen. Als de intelligente lockdown is opgeheven gaan bedrijven en instellingen speciale ruimtes inrichten om optimaal te kunnen videovergaderen.
Randapparatuur
Steeds meer hardwarefabrikanten haken in op het succes van Teams. Zo is er slimme vergaderapparatuur waarin de Teams-client zit ingebouwd. Een sensor signaleert wie de vergaderruimte binnenkomt, waarna een deelnemer gemakkelijk via het Teams Room system verder aan de conferentie deel kan nemen. Ook is een tweede camera mogelijk voor de content op een whiteboard. Hier kan vervolgens iemand voor staan schrijven en tekenen zonder het beeld te verstoren. Deze persoon wordt doorzichtig gemaakt. Een andere mogelijkheid zijn spraakgestuurde instructies tijdens de vergadering zoals het oproepen van een nieuwe deelnemer of het opnemen van een vergadering.
Add-ons
Een trend die na de coronacrisis ook vol zal doorzetten, is het uitbreiden van Teams met allerlei add-ons. Dat zijn apps en tools van derden. Te denken valt aan software voor contactcenters zoals Anywhere365. Ook software voor verkoop, relatiebeheer en marketing (CRM) kan geïntegreerd worden in Teams. Veel leveranciers van externe oplossingen hebben al bij Microsoft aangeklopt om toegelaten te worden tot de app-store van Teams.
KPN helpt als specialist op gebied van unified communications (UC) bedrijven met de implementatie en het beheer van Teams inclusief telefonie en randapparatuur. Voor haar zakelijke klanten is een geïntegreerde chatbot ontwikkeld die medewerkers de werking ervan uitlegt en de adoptie versnelt.
