Als ondernemer ben je eigenlijk nooit vrij. Want je staat dag en nacht voor je klanten klaar. Jij bent altijd bereikbaar. Mist nooit een telefoontje. En bepaalt zelf je bereikbaarheid. Ook als je even niet op kantoor bent of er een tijdje tussenuit gaat. Maar hoe doe je dat nu: altijd bereikbaar zijn? Hieronder 7 simpele tips!
1.
Wil je bereikbaar zijn voor je klanten, maar wil je ook van je vrije tijd of vakantie genieten? Dan kun je ervoor kiezen om op bepaalde tijdstippen bereikbaar te zijn voor je klanten. Bijvoorbeeld een uur aan het begin en een uur aan het einde van dag of twee uur aan het begin van de dag. En als je op reis bent: let op tijdsverschillen! Als jij alleen bereikbaar bent voor je klant om 3 uur ‘s nachts, dan is dat niet zo klantvriendelijk.
2.
Kies je voor een minimale bereikbaarheid, zorg dan voor goede vervanging. Ben je MKB’er, dan kan dat één van je medewerkers zijn. Als zzp’er een rechtstreekse ‘concullega’ waarvan je overtuigd bent dat hij of zij net als jij kwaliteit levert. Zo is je klant in jouw afwezigheid in goede handen. En dat zal deze je in dank afnemen!
Tip: begin op tijd met zoeken en het informeren van je vervanging. Schrijf een overdracht voor deze persoon, zorg dat hij of zij toegang heeft tot alle informatie en documenten en probeer zoveel mogelijk te anticiperen op situaties die kunnen komen.
Zodra je hebt besloten wat voor jou de beste bereikbaarheid is, dan luidt het codewoord: communiceren. Op welke manier je dat doet? Hieronder 5 mogelijkheden.
3.
Heb je veel contact met je klanten via WhatsApp, zet dan je beschikbaarheid in je WhatsApp Status. Je kunt het omschrijven in je status, maar origineler is om dit in een video duidelijk te maken. Hoe dan ook: houd zowel de tekst en video zo kort en bondig mogelijk. En leg vooral de nadruk op dat je wel bereikbaar bent. Of dat je collega de zaken van je klant onder controle heeft. En in het laatste geval natuurlijk: deel ook hun contactgegevens.
4.
Natuurlijk zet je je afwezigheidsassistent of out-of-office reply altijd aan zodra je op vakantie gaat. Maar je kunt dit bijvoorbeeld ook twee weken van tevoren aanzetten. Zo krijgen al je klanten automatisch een seintje dat je binnenkort op bepaalde tijden aanwezig bent of dat ze je vervanger kunnen benaderen. Nadeel: mail je regelmatig, dan bestaat de kans dat je klanten misschien overspoeld worden met berichten van je ‘Afwezigheidsassistent’.
In dat geval is het misschien handiger om je afwezigheid in je ‘handtekening’ van je email te vermelden. Nadeel: veel mensen lezen over ‘handtekeningen’ in emails heen. Dus dan is het zaak om deze handtekening wat opvaller te maken met bijvoorbeeld vette letters of een leuk (bewegend) plaatje.
5.
Ook in je voicemail kun je je aanwezigheid dan wel afwezigheid duidelijk maken. Doe dit ook zo kort en bondig mogelijk, geef als het nodig is contactgegevens van je vervanger en maak duidelijk of je je voicemails wel of niet afluistert in je afwezigheid.
Tip: neem deze nieuwe boodschap een paar dagen voor je vertrek op en zet deze alvast ‘aan’. Zo kun je de laatste dagen alle ‘spoedjes’ afhandelen en zijn je klanten al gewend aan je nieuwe status van aanwezigheid.
6.
Wat je daarnaast natuurlijk ook altijd nog kan doen, is je klant ruim voor je afwezigheid bellen. OK, het is niet het meest tijdbesparende klusje dat je doet, maar persoonlijk is het wel. Je klant zal het zeker op prijs stellen en het is altijd goed om je betrokkenheid bij je klant te laten zien. Misschien kun je je klant meteen met iets helpen en wie weet rolt er een nieuwe opdracht uit!
7.
Wil je slim bereikbaar zijn en niet teveel betalen? Zorg dan dat je een zakelijke bundel hebt waarmee je je minuten en MB’s ook kan gebruiken in de EU.
Zo, alles geregeld. Nu kun je met een gerust hart altijd bereikbaar zijn!
