Organisaties die digitaal werken zijn stukken efficiënter én effectiever. Maar om het potentieel van digitaal werken te kunnen benutten moet je veel meer doen dan alleen wat software bestellen. We geven tips voor het implementeren van digitaal werken, leggen uit welke tools je het beste kunt kiezen en zetten uiteen welke maatregelen op het gebied van cybersecurity je moet treffen.
In ons eerdere artikel ‘Wat is digitaal werken en welke voordelen heeft het?’ wordt uitgelegd dat digitaal werken inhoudt dat de basis onder je bedrijfsvoering digitaal is. Dat heeft een hoop voordelen, zoals locatie-onafhankelijk werken, tijdwinst, makkelijker samenwerken en meer informatie-uitwisseling binnen je bedrijf. Voor digitaal werken is de online werkplek vereist. Het succesvol invoeren daarvan is beslist geen peanuts: onder meer de gebruikersadoptie is een heet hangijzer.
Vijf tips voor het implementeren van digitaal werken
Tip 1: Definieer eerst wanneer je klaar bent
Stap je in de auto, dan weet je waar je heen gaat. Veel organisaties beginnen aan digitaal werken zonder te weten waar ze eigenlijk naartoe willen. Welke voordelen hoop je te kunnen bereiken? En met welke van de hierna te bespreken tools denk je dit te kunnen realiseren? Voordat je begint, is het allerbelangrijkste om jezelf de vraag te stellen wanneer je klaar bent. Oftewel: breng de behoeften en doelstellingen van je organisatie in kaart en schets het beoogde eindresultaat.
Tip 2: Betrek medewerkers bij alle stadia van de implementatie
Het is een bekende fout: uitgaan van de techniek in plaats van de gebruiker. Terwijl alles valt of staat bij adoptie door de gebruikers. Betrek medewerkers daarom van meet af aan, vraag ze in alle stadia om feedback en voer zowel acceptatie- als gebruiksvriendelijkheidstests uit.
Tip 3: Selecteer de juiste tools
De applicaties uit de toolbox voor digitaal werken zijn, zoals we later zullen uitleggen, onder te verdelen in acht categorieën. Een veelgemaakte fout is dat organisaties de tools in silo’s implementeren, zonder te kijken naar de wisselwerking tussen tools en categorieën en het totaalplaatje. Beter is het om voor iedere categorie vast te stellen wat de krachten en zwaktes van je organisatie zijn, vervolgens je focusgebieden aan te wijzen en op basis daarvan de tools te selecteren die je het hardst nodig hebt.
Tip 4: Adoptie is alles
We willen niet in herhaling vallen, maar adoptie is alles. Een verandering in de (digitale) werkomgeving heeft een behoorlijke impact op het dagelijkse takenpakket van mensen. Pak je dat niet met fluwelen handschoenen aan, dan leidt het gemakkelijk tot weerstand. Gebruikersadoptie garandeer je door bijvoorbeeld het naleven van tip 2 en het enthousiasmeren van gebruikers via trainingen en gerichte communicatie.
Tip 5: Automatiseer
Nu je toch een digitaal fundament aan het leggen bent, is dit hét moment om meteen het nodige te automatiseren. Vraag medewerkers welke repetitieve taken ze liever links zouden laten liggen en waarschijnlijk komt hier een aardige lijst uit met taken die je kunt automatiseren. Automatisering van delen van de workflow betekent dat je medewerkers meer tijd over hebben voor écht belangrijke zaken.
De juiste tools voor digitaal werken
Je toolbox voor digitaal werken dient te bestaan uit alle tools en technologieën die je medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Idealiter bepalen de aard van je bedrijf, je businessstrategie en je bedrijfsdoelen welke tools er in je gereedschapskist voor digitaal werken zitten.
De tools zijn onder te verdelen in acht categorieën:
1. Messaging
Voor snelle communicatie met collega’s, zoals e-mail, instant messaging (Slack) en microblogging (Twitter).
2. Productiviteit
Tools waarmee kenniswerkers efficiënter kunnen werken, zoals tekstverwerkers en software voor spreadsheets en presentaties (Office 365).
3. Samenwerking
Medewerkers en zakelijke relaties kunnen samenwerken dankzij deze applicaties, zoals Microsoft Teams.
4. Communicatie
Het delen van interne informatie en het faciliteren van interne publicatie, zoals Intranet (Sharepoint), blogs (WordPress), gepersonaliseerde homepages, etc.
5. Businessapplicaties
Medewerkers kunnen altijd en overal bij bedrijfskritische applicaties en systemen zoals het HR-systeem, ERP, CRM, etc.
6. Crowdsourcing
Met deze tools kan een organisatie ideeën en feedback van medewerkers verzamelen, zoals ideeënplatformen, software voor polls en surveys, etc.
7. Connectiviteit
Medewerkers kunnen gemakkelijk experts en collega’s opzoeken, denk aan een medewerkersgids, organogram, etc.
8. Mobiliteit
Tools om buiten kantoor te kunnen werken, zoals applicaties voor mobiele apparaten en thuiswerken.
Je cybersecurity op orde bij digitaal werken: speerpunten
Werkt je bedrijf (nagenoeg) helemaal digitaal, dan betekent dit ook dat je wordt blootgesteld aan meer cyberrisico’s. Met de juiste cybersecurity-maatregelen zijn de risico’s voldoende in te dammen, zodat je bedrijfscontinuïteit wordt gegarandeerd. Dit moeten speerpunten zijn binnen je cybersecurity:
Beleid
Je medewerkers moeten waar, wanneer en met welk apparaat dan ook kunnen werken. Dit vraagt om een weldoordacht IT-beleid. Zorg er bijvoorbeeld voor dat goed is vastgelegd wie er externe toegang kunnen hebben en dat gebruikers nooit beschikken over te veel rechten.
Voorlichting medewerkers
Mensen zijn de zwakste schakel bij cybersecurity, wordt vaak gezegd. Zorg daarom dat al je medewerkers voorlichting krijgen over de meesvoorkomende cybersecurity-risico’s en – vooral – hoe ze zich daartegen kunnen wapenen.
Tweefactorauthenticatie
Tweefactorauthenticatie (2FA) is een extra beveiligingslaag voor het inloggen. Bij 2FA worden twee van de volgende drie factoren gebruikt: iets dat de gebruiker weet (wachtwoord, pincode), heeft (telefoon, token) of is (gezicht, iris, vingerafdruk).
Sterke wachtwoorden
Zelfs al heb je tweefactorauthenticatie, dan nog zijn sterke wachtwoorden – liefst in combinatie met overal verschillende wachtwoorden – aan te raden. Het is veruit het handigst hiervoor een wachtwoordmanager te gebruiken.
Veilig thuiswerken
De veiligheid van het bedrijfsnetwerk is doorgaans prima op orde, bij thuiswerkers is het met de cybersecuritymaatregelen in de regel een stuk droeviger gesteld. Thuiswerkers moeten daarom een aantal simpele stappen in acht nemen, zoals software up-to-date houden, zorgen voor een beveiligd thuisnetwerk en genoeg fysieke beveiligingsmaatregelen treffen.
