3 juni 2019 3 min Auteur: Redactie

Communicatie cruciaal voor havengebied North Sea Port

Communicatie is cruciaal voor North Sea Port, het grensoverschrijdende havengebied van Vlissingen en Terneuzen in Nederland tot Gent in België. Het fusiebedrijf dat eind 2017 ontstond uit het Nederlandse Zeeland Seaports en het Vlaamse Havenbedrijf Gent is 24 uur per dag en 7 dagen per week in actie. Ook veeleisende klanten als North Sea Port, voor wie connectiviteit de slagader van het bedrijf is, voelen zich thuis bij KPN EEN MKB.

North Sea Port zorgt onder meer voor de nautische en maritieme orde en veiligheid in een 60 kilometer lang gebied dat zich over 9100 hectare (18.000 voetbalvelden) uitstrekt. Zoals Schiphol dat doet voor de luchtvaart, zo doet het havenbedrijf dat op vaargebied. De begeleiding van het scheepvaartverkeer behoort tot haar taken, het moet veilig en doelmatig worden afgehandeld.



Adviesgesprek

Benieuwd hoe KPN EEN MKB uw bedrijf verder kan helpen?

Maak een afspraak

Perfecte communicatie

Het havenbedrijf bepaalt bijvoorbeeld of schepen een loods moeten hebben. Ook moet het vervoer van gevaarlijke stoffen in goede banen worden geleid. Een groot deel van het havengebied ligt in de buurt van woonwijken, dus bij calamiteiten moet de communicatie perfect verlopen. North Sea Port moet altijd bereikbaar zijn. Jaarlijks varen ruim 9300 zeeschepen en bijna 40.000 binnenvaartschepen het havengebied binnen om goederen te laden en te lossen. Qua goederenverkeer wordt daarmee de tiende positie in Europa bereikt. Kortom: genoeg redenen om hoge eisen te stellen aan de connectiviteit.

North Sea Port beseft hoe belangrijk communicatievoorzieningen zijn. De connectiviteit in Nederland is voor een belangrijk deel geregeld via het totaalpakket KPN EEN MKB. Deze oplossing is geschikt voor bedrijven van 1 tot 150 medewerkers. Het zal duidelijk zijn dat North Sea Port qua omvang dicht bij de bovengrens komt.

Geen vaste telefoons meer

IT-manager van North Sea Port Rick van Sluijs geldt als een tevreden klant. Zijn organisatie heeft een aantal kantoren en verkeersposten. Vanuit oogpunt van IT zijn dat twee verschillende typen werkplekken, maar het streven is om alle collega's van identieke communicatiemiddelen te voorzien.

Vorig jaar werd besloten om alle medewerkers van de Zeeuwse kantoren en de verkeersposten van een smartphone te voorzien. Het vaste nummer blijft gehandhaafd, maar van de vaste telefoons werd afscheid genomen.

Rick van Sluijs
“We vinden dat iedereen op dezelfde manier en overal bereikbaar moet zijn”
Van Sluijs: “Om dat te regelen kwam KPN EEN MKB als beste oplossing uit de bus.” Het havenbedrijf laat nu een deel van haar connectiviteit via KPN EEN MKB lopen. Via de cloud wordt als het ware een telefooncentrale aangeboden. Vanuit IT-beheer kan Van Sluijs dat alleen maar toejuichen. Hoe de telefoongesprekken binnenkomen, hangt af van het nummer dat wordt gebeld. De gesprekken kunnen via de receptioniste binnenkomen, maar het gebeurt ook dat gesprekken bij een groep medewerkers belanden die onderling uitmaken wie het gesprek aanneemt. Verreweg het meest worden medewerkers rechtstreeks op hun vaste of mobiele nummer gebeld, dat opgenomen wordt met een smartphone. De receptioniste behoudt via de virtuele telefooncentrale het overzicht, ze kan op een dashboard zien welke medewerkers beschikbaar zijn, maar ook welke nummers weer bij haar terugkomen.

Goede begeleiding

Van Sluijs merkt op dat connectiviteit na verloop van tijd zo vanzelfsprekend is voor de eindgebruiker dat raar wordt opgekeken als plotseling veranderingen komen. De les die daaruit moet worden geleerd is dat veranderingen goed moeten worden begeleid. “Dan moet je daar bovengemiddeld aandacht aan besteden, als IT-afdeling kunnen we ons daar nog wel eens in vergissen. Het vervangen van vaste telefoons door smartphones was in het begin voor sommigen behoorlijk wennen, gebruikers waren bijvoorbeeld in onzekerheid over hoe ze moesten doorverbinden. Ben je eenmaal gewend aan een vast telefoontoestel met heel veel knoppen dan moet je jezelf nieuwe automatismen aanleren. De user interfaces zijn vereenvoudigd. In het begin vragen mensen zich af of alles wel goed gaat, maar als ze eenmaal gewend zijn blijken de veranderingen enorm mee te vallen.”

Meer instellen

Overigens zijn de weerstanden het minst wanneer op dezelfde wijze kan worden gebeld als de mensen met hun privétoestel gewend zijn. Een ander punt is dat de gebruiker meer zelf moet instellen dan vroeger, toen alles via een fysieke telefooncentrale liep. Niet iedereen neemt daarvoor de tijd. Dat is jammer, want functies als bedrijfsvoicemail, het aanmaken van belgroepen, nachtschakeling, belmuziek, wisselgesprek, doorverbinden, doorschakelen en niet-storen kunnen handig zijn. Een enorm voordeel is het feit dat alle afgenomen diensten helder en overzichtelijk op één factuur terechtkomen. Van Sluijs vindt dat een hele vooruitgang, want vroeger was het een hele klus al die facturen tegen het licht te houden.

Verder zou Van Sluijs graag zien dat alle medewerkers dezelfde mogelijkheden krijgen, of ze nu in Nederland of Vlaanderen werken. Het zou mooi zijn als KPN EEN MKB ook in België beschikbaar komt. Een andere wens is dat Microsoft Teams, een app die zakelijke chat combineert met videovergaderen en online documentenopslag, als onderdeel van KPN EEN MKB wordt aangeboden.


Gerelateerde artikelen