Maak goede afspraken over hybride werken

Iets meer dan 3/4 van de hybride werkers heeft behoefte aan goede afspraken. Veel mensen die met enige regelmaat naar kantoor komen maar de rest van de week vanuit huis werken, moeten weten waar ze aan toe zijn.

Slechts 61% van de medewerkers heeft afspraken met de werkgever gemaakt over de invulling van het hybride werken. 16% moet het zonder afspraken doen, terwijl daar wél behoefte aan bestaat. Dat laatste percentage nam van oktober 2021 tot februari 2022 zelfs toe.

Monitor Hybride Werken

Dit blijkt uit de nieuwe Monitor Hybride Werken van KPN. Regelmatig laat KPN peilen hoe deze nieuwe werkwijze wordt opgepakt, maar ook hoe medewerkers en hun chefs daarmee omgaan.

Een optimale balans tussen vanuit huis en op kantoor werken ontstaat niet vanzelf. Het is een valkuil om te denken dat alles wel losloopt.

Ga regelmatig in gesprek

Marieke Snoep, directeur Zakelijke Markt en lid van de Raad van Bestuur van KPN, drukt managers op het hart om met hun medewerkers regelmatig hierover in gesprek te gaan. De uitkomsten van de Monitor Hybride Werken sterken haar in de overtuiging dat overleg met werknemers over de invulling van hybride werken hoog op ieders agenda moet staan.

Ze adviseert met elkaar afspraken te maken over wanneer, waar en waarvoor je elkaar op kantoor wilt ontmoeten. Snoep: “Dat leidt naar de ideale hybride werkweek voor elk team en individu. En bouw het rustig op. Voor veel mensen is de overgang naar hybride een grote stap.”

Minimum aantal kantoordagen

Opmerkelijk is dat het percentage medewerkers dat met de werkgever hierover afspraken heeft gemaakt stagneert. De afspraken gaan over het minimum aantal dagen per week dat iemand op kantoor wordt verwacht (54%). Daarbij mag men zelf bepalen welke dagen dat zijn. 29% van de werkgevers heeft regels opgesteld voor verplichte dagen die men op de bedrijfsvestiging doorbrengt.

27% heeft een maximum vastgesteld voor het aantal dagen dat men per week naar kantoor komt. Sinds de versoepeling van de overheidsregels is dit percentage - niet geheel verrassend - gedaald. 13% mag geen persoonlijke afspraken maken tijdens werktijd op dagen dat men heeft afgesproken op kantoor aanwezig te zijn. 37% heeft afspraken gemaakt over de werkzaamheden die op kantoor worden verricht.


eBook: Hybride werken voor werkgevers

Hybride werken wordt de nieuwe norm. Maar waar moet je als werkgever, IT- of HR-manager allemaal rekening mee houden?

Download


Kleuters naar kinderopvang

De deelnemers aan de Monitor Hybride Werken kregen ook een aantal stellingen voorgelegd over gedragingen van collega’s. Ruim de helft vindt dat kleine kinderen van collega’s naar de crèche/opvang moeten wanneer zij thuiswerken.

43% vindt het onacceptabel als een collega een privé-afspraak inplant op zijn kantoordag en daardoor later op kantoor komt.

Videobellende collega storend

De helft van de ondervraagden stoort zich op kantoor vaak aan collega’s die naast hen videobellen. Tolerant staat men tegenover een collega die een fysieke meeting afzegt als dit de enige fysieke afspraak op kantoor is. Meer dan 3/4 (82%) vindt het acceptabel dat zo iemand dan online inbelt.

Marieke Snoep pleit ervoor dat managers bij het maken van afspraken over het hybride werken goed luisteren naar wat er onder hun mensen leeft. “Laat in de gesprekken niets onbesproken, benoem juist die roze olifanten”, stelt ze. “We zitten met elkaar in een nieuwe wereld die we samen vorm gaan geven. We hebben een doel nodig om naar kantoor te gaan, niet alleen een afspraak. Belangrijk is dus te bepalen wat we gaan doen op kantoor en hoe het er daar uit moet zien.”

Dagje kantoor niet vlekkeloos

Verder komt uit het onderzoek naar voren dat het verlaten van de thuiswerkplek voor een dagje kantoor niet altijd vlekkeloos verloopt. 1 op de 3 werknemers vindt het veel gedoe om een dag op de bedrijfsvestiging te werken. Ze moeten bijvoorbeeld al hun spullen meenemen.

Af en toe kost het moeite om op kantoor een goede werkplek te vinden. Soms lukt het ook niet om te verbinden met het bedrijfsnetwerk.

Hybride vergaderen

Het aantal vergaderingen waarbij een deel van de deelnemers op kantoor zit en de rest vanuit huis de meeting volgt neemt sterk toe. Afgelopen oktober had 9% dagelijks te maken met hybride vergaderingen, in februari van dit jaar was dit percentage al opgelopen tot 15%.

Gelukkig zijn de faciliteiten wel beter geworden. Het aantal bedrijven dat over geschikte vergaderzalen en de juiste videoapparatuur beschikt, steeg van 57% naar 65%. Ook de internetverbinding lijkt beter geregeld. Slechte internetverbindingen zorgden namelijk minder vaak voor rommelige en onprettige hybride vergaderingen. Het percentage daalde van 63 naar 53%.

Investeer in goede faciliteiten

Marieke Snoep: “Het is goed nieuws dat steeds meer werkgevers investeren in de online en fysieke werkplek van hun werknemers. Succesvol hybride werken valt of staat namelijk met een optimale fysieke werkomgeving thuis én op kantoor.”

In opdracht van KPN deed Blauw Research afgelopen februari onderzoek onder 1000 werknemers bij organisaties met minimaal 10 medewerkers. Alle ondervraagden werken hybride.

Gerelateerde artikelen