Zes Outlook-tips die het zakelijk mailen efficiënter maken

Standup tech-filosoof Martijn Aslander zei onlangs tijdens een webinar van The Digital Dutch dat de computer min of meer als een moderne typemachine wordt gebruikt. De mogelijkheden van een kantoorpakket Microsoft365 waarvan Outlook deel uitmaakt, blijven grotendeels onbenut. Alle reden dus voor wat Outlook tips, zoals het delen van een agenda, het intrekken van Outlook-mail en het instellen van een Outlook-handtekening. We delen graag een paar tips.

Outlook-tip 1: Outlook-agenda delen

Het delen van je Outlook-agenda met anderen helpt afspraken en vergaderingen beter op elkaar af te stemmen. Mensen met wie je samenwerkt kunnen je agenda bekijken in hun eigen agendalijst. Een handige feature als je een Exchange-, Microsoft 365- of Outlook.com-account hebt. Je hoeft niet per se je standaardmap Agenda met collega’s te delen het is mogelijk te volstaan met bijvoorbeeld een agendamap voor een specifiek project. De keuze bestaat uit verschillende soorten machtigingen. Het minst ver gaat een optie waarbij anderen alleen maar kunnen zien wanneer je bezet bent. Maar je kunt collega’s ook toestemming geven om agenda-items en afspraken te wijzigen. Per persoon kun je het niveau van de details kiezen die je wilt delen.

Outlook-tip 2: Instellen van een handtekening

Het maken van mails gaat efficiënter door bepaalde tekstdelen die je herhaaldelijk gebruikt te automatiseren. Het scheelt tijd door je handtekening automatisch toe te voegen aan alle uitgaande berichten. De handtekening kan een simpele tekst of een elektronisch visitekaartje zijn. Maar het is ook mogelijk er foto's, een logo of een afbeelding van een handgeschreven handtekening aan toe te voegen. Je kunt het zo uitgebreid en fraai maken als je zelf wilt. Met Word kun je de tekst opmaken. Ook heeft Microsoft vooraf ontworpensjablonen voor je handtekening.

Lees ook: 5 tips voor een betere Outlook-ervaring

Outlook-tip 3: Outlook-mail intrekken

Wees spaarzaam met het versturen van mails. Je meeste collega's hebben al genoeg berichten in hun mailbox zitten. Trek een bericht in of vervang deze als een eerder gestuurde mail irrelevant wordt. Soms vergeet je een bijlage toe te voegen of lost een probleem zich zelf op. Het terughalen van mails kan alleen als de geadresseerde het bericht nog niet heeft gelezen (klik op ‘Bestand’ in je verzonden mail en kies voor ‘Opnieuw verzenden of intrekken’). Berichtinroeping is mogelijk als zender en ontvanger in dezelfde organisatie een Exchange- of Microsoft365-account hebben. Of het lukt een bericht in te trekken hangt af van de Outlook-instellingen op de computer van de geadresseerde.

Outlook-tip 4: Snel onderdelen maken

Wie snel mails wil opstellen, kan deze uit een of meerdere bouwstenen samenstellen. Tekstblokken die je vaker gebruikt, kan je in een galerie met Snelonderdelen bewaren. Het aanmaken van zo'n bouwsteen gaat eenvoudig. Selecteer in een e-mailbericht de tekst die je wilt opslaan. Ga naar invoegen en meer opdrachten. Kies voor snelonderdelen en sla de selectie op in de galerie met snelonderdelen. Wel is het raadzaam om het item een goede naam te geven zodat je later gemakkelijk het juiste onderdeel uit de catalogus kunt terugvinden.

Outlook-tip 5: Mails opvolgen als taak 

Mailberichten kunnen meer inhouden dan louter een vraag of brokje informatie. Een mail kan ook leiden tot een taak. Misschien niet een taak die vandaag moet worden gedaan, maar wel morgen of de volgende week. Zo'n mail moet je van de functie Opvolgen voorzien. Bij Start zie je een blok met labels. Onder Categoriseren staat Opvolgen. Door de mail te 'vlaggen' verandert de mail in een taak die je terugvindt in de rubriek Taken linksonderin het scherm. 

Lees ook: Veilig zakelijke bestanden versturen vanuit huis doe je zo!

Outlook-tip: 6 Regels maken voor mailbox

Een klassieke tip is het maken van regels om orde te scheppen in je mailbox. Het behandelen van berichten kost veel tijd. Check niet de hele dag door je mail, maar maak een goed systeem. Belangrijk is het kaf van het koren te scheiden. Stel ook de juiste prioriteiten. Beheer je Postvak in door handige regels in te stellen. Die voorkomen dat je tussen de bomen het bos niet meer ziet. Met regels kun je berichten automatisch verplaatsen, markeren en beantwoorden.

De eenvoudigste regel is een optie waarmee je een item van een bepaalde afzender of een item met bepaalde woorden in de onderwerpregel naar een andere map kunt dirigeren. Alle facturen stop je netjes in een map crediteuren. Die verwerk je vervolgens op gezette tijden. De mogelijkheden zijn legio, maar maak het niet te ingewikkeld. Een te gefragmenteerd mappensysteem vereist veel tijd om te onderhouden. Bovendien kost het dan vaak meer moeite iets terug te vinden. Twintig mappen is echt het maximum. Je kunt ook een regel maken op basis van een sjabloon. Zo is het mogelijk een bericht van iemand te vlaggen als taak om op te volgen. Ook kun je een geluid laten afspelen wanneer van iemand een bericht binnenkomt, bijvoorbeeld van de directie.

Gerelateerde artikelen