De manier waarop we werken verandert snel. Inmiddels wordt 80 procent de werktijd gespendeerd aan samenwerken, 72 procent van de beroepsbevolking werkt al op afstand dan wel mobiel. Er zijn vijf verschillende generaties op de werkvloer, variërend van jeugd tot senioren. Een punt van zorg is nog de betrokkenheid van medewerkers, die is gemiddeld maar 15 procent. Bij de best presterende organisaties is dit 70 procent, dus op dit vlak is nog veel te winnen.
Om de samenwerking in groepen en het werken op afstand te faciliteren is een moderne werkplek nodig. De tools die je als mkb-bedrijf nodig hebt om effectief met elkaar te kunnen samenwerken, veranderen mee. KPN EEN MKB biedt mkb-bedrijven daartoe een pakket mogelijkheden. Microsoft 365, tot voor kort bekend als Office 365, vormt daarbij het fundament.
Beter en slimmer samenwerken
Koen van Lieshout, account manager Moderne Werkplek bij KPN, hield tijdens een van de webinars van The Digital Dutch 2020 een vurig pleidooi voor Microsoft 365. Met dit pakket kun je meer gedaan krijgen in dezelfde tijd, maar het stelt je ook in staat beter en slimmer met elkaar samen te werken.
Met een moderne werkplek kun je altijd en overal met iedereen samenwerken, de locatie speelt daarbij geen enkele rol meer. Om ieders betrokkenheid te verhogen is meer tweerichtingsverkeer nodig tussen medewerkers en de rest van de organisatie. Ook zijn de eerste vruchten te plukken van kunstmatige intelligentie (artificial intelligence, AI). AI helpt medewerkers met het stellen van prioriteiten en met planning. Apparaten van welk type dan ook gaan beter presteren. AI assisteert al bij e-mail, zoeken en de agenda.
Teams is favoriet
Van Lieshout liet ook zien welke mogelijkheden je hebt om beter te communiceren, hij nam daarbij zich zelf als voorbeeld. Met Microsoft 365 Groepen communiceert hij intern via OneNote en Teams. Binnen zijn afdeling zijn e-mail en Microsoft Teams favoriet. Ook binnen de project-teams waar Van Lieshout deel van uit maakt, wordt het liefst met Teams gewerkt. Met collega’s en partners gebruikt hij ook Yammer, een andere tool van Microsoft. Maar Teams is ook geschikt voor dat soort communicatie. En naar het publiek toe is LinkedIn een geweldig kanaal, ‘s werelds grootste zakelijke sociale netwerk.
Maar de grote winnaar uit dit rijtje communicatiemogelijkheden is Teams, de snelst groeiende samenwerkingshub. Via deze app, onderdeel van de cloud-dienst Microsoft 365, kun je chatten, (video)vergaderen en bellen. Van Lieshout: “De integratie met Outlook is naadloos. Ook zijn grotere Teams live-events te houden. Gebruikers kunnen video en andere content uit vergaderingen zoals slides online met een groter publiek delen. Met Rooms verander je elke ruimte in een Teams videoconferentieruimte.”
Bellen via Teams Calling
Een hele serie apparatuur is voor Teams geschikt. Je kunt aan standaard-telefoons en -headsets denken maar ook aan heel gespecialiseerde apparaten zoals recepties of contactcenters die gebruiken. Bedrijven kunnen hun medewerkers ook laten bellen via Teams Calling. KPN gaat dat via haar ‘managed services’ regelen.
Van Lieshout demonstreerde ook hoe makkelijk je met Teams aan de slag kunt gaan. Elke gebruiker kan zijn eigen team beginnen en personen toevoegen. De communicatie is context gedreven en kanalen vormen het hart van de samenwerking in groepen. Ze stellen teams in staat om hun conversaties en bestanden op een overzichtelijke manier te organiseren. Ze voorzien in een context voor applicatie-integratie. De bestanden die een team nodig heeft, zijn altijd bij de hand.
WhatsApp niet zonder risico
Teams werkt vooral chatgebaseerd. Ook voor snelle vragen van medewerkers kan even een chatgroep worden opgezet. Van Lieshout: “Uiteraard kan dit ook via WhatsApp, maar zo’n groep is niet zonder risico. Klantgegevens en andere bedrijfsinformatie kunnen in verkeerde handen terechtkomen. Bij bepaalde WhatsApp-groepen wordt soms vergeten een medewerker die uit dienst is gegaan te verwijderen. Je hebt niet altijd de controle over zo’n groep en deze is soms ook niet op de juiste wijze beveiligd. Teams is daarentegen volledig geïntegreerd in Microsoft 365. Bovendien wordt voldaan aan de hoge beveiligingseisen die Microsoft stelt.”
Teams maakt deel uit van een hele uitgebreide suite waar ook Word in zit. “De app is volledig verweven met bijvoorbeeld de tekstverwerker. Documenten die een team aanmaakt, worden veilig ‘aan de achterkant’ opgeslagen. Werk je realtime samen dan heb je ook de voordelen van het versiebeheer. Als je even ergens onzeker over bent kun je altijd terug naar de vorige versie. Alles is perfect geïntegreerd.” Tijdens het webinar werd ook gevraagd hoe specifiek je met Teams kunt werken. Omdat Teams een open structuur (met API’s) kent kan iedereen daar met eigen programma’s op voortborduren.
KPN EEN MKB Werkplek
Van Lieshout stak zijn enthousiasme voor Teams als onderdeel van Microsoft 365 niet onder stoelen of banken. “Dit pakket is een van de pijlers onder KPN EEN MKB Werkplek. Maar een mkb-bedrijf heeft niet alleen behoefte aan een tool voor samenwerking, maar ook aan bereikbaarheid en extra veiligheid. KPN EEN MKB Werkplek vervult al deze behoeftes”, zei hij.
KPN EEN MKB is modulair opgebouwd en kent standaardvoorzieningen. “Maar voor iedere branche en elk soort gebruiker kunnen de behoeften specifiek worden ingevuld. Bovenop de gestandaardiseerde Microsoft- en KPN-bouwblokken kunnen de (lokale) KPN-partners extra waarde toevoegen. Zij kennen namelijk het bedrijfsproces van de eindklant.”
