Thuiswerkplek: vergoeding, richtlijnen en arbo voor de werkgever

Bijna 45 procent van de Nederlandse thuiswerkers heeft behoefte aan aanvullende middelen om de werkplek thuis beter in te richten. Welke verplichtingen heb je als werkgever? Wat moet je als werkgever regelen voor een thuiswerkplek? Wat zijn de richtlijnen van de overheid? En hoe zit het met de Arbowet? Dat lees je in dit artikel.

Recent onderzoek van TNO naar de impact van de Covid-19-pandemie op werknemers toont aan dat er qua arbo nog veel mis is op de thuiswerkplek. En dat terwijl de werkgever wettelijk verplicht is na te gaan of de thuiswerkplek ergonomisch goed is ingericht.  

Verplichtingen werkgever bij thuiswerken

De overheid heeft richtlijnen voor het werken, ook als werknemers wordt toegestaan om thuis arbeid te verrichten. De werkgever is verantwoordelijk voor een thuiswerkplek die voldoet aan de eisen van de Arbowet. Waar nodig dient hij middelen zoals een bureau of bureaustoel ter beschikking te stellen. In een hybride werksituatie betekent dit zowel thuis als op kantoor.

Deze zorgplicht geldt als medewerkers met instemming van de baas regelmatig thuiswerken. Bij Covid-19 is de situatie gecompliceerder. Want deze keer is het een advies vanuit de overheid om massaal thuis te werken. 

Ergonomische werkplek - in bruikleen

Volgens dienstverlener ArboNed is daarom niet te verwachten dat elk bedrijf voor alle thuiswerkende werknemers een ergonomische werkplek aanschaft. Wel doet een bedrijf er verstandig aan om na te gaan of zijn medewerkers wel de juiste middelen hebben om verantwoord te kunnen thuiswerken en zo nodig deze middelen in bruikleen te geven.

Het getuigt van goed werkgeverschap wanneer personeel dat thuiswerkt wordt geholpen met de inrichting van de werkplek. Woningen zijn immers niet standaard ingericht als werkplek.  


eBook: Hybride werken voor werkgevers

Hybride werken lijkt de norm te gaan worden. Maar waar moet je als werkgever, IT- of HR-manager straks allemaal rekening mee houden?

Download


Helft thuiswerkers mist goede stoel

In veel gevallen blijken thuiswerkers onvoldoende te zijn toegerust. Uit het onderzoek van TNO komt naar voren dat eind 2020 slechts 40 procent van hen alle benodigde middelen had. Dat wil zeggen een bureau op de juiste hoogte, een instelbare stoel, apart beeldscherm en losse muis. Iets meer dan de helft van de thuiswerkers (54 procent) heeft een goed instelbare bureaustoel. 69 procent heeft thuis een goed bureau. 

Vergeleken met de eerdere peiling van afgelopen zomer was de vooruitgang vrij klein. Merendeels waren deze middelen al vóór de pandemie in huis. Een losse muis en een apart beeldscherm worden het vaakst door de werkgever verstrekt. De stoel en het bureau worden relatief vaak zelf aangeschaft. En dat staat op licht gespannen voet met de Arbowet. Deze bepaalt dat de kosten niet ten laste van de werknemers mogen worden gebracht. 

Lees ook: productief thuiswerken tips

Werkkamer slecht ingericht

Met name jongeren en vrouwen geven aan dat zij het vaak moeten doen met een werkplek die niet aan de Arbo-eisen voldoet. Van de jongeren had 45 procent geen goed bureau en 63 procent geen instelbare stoel. 

Arbo eisen in het kort
- Zorg voor een ergonomisch verantwoorde werkhouding
- Zorg voor een kantoorstoel die in hoogte verstelbaar is
- Let op de opstelling van de werkplek ten opzichte van daglicht
- Als het kan, gebruik een los toetsenbord en een beeldscherm dat op hoogte gezet kan worden
- Wissel zitten en bewegen ieder half uur af
- Bij veel bellen, zorg dat de handen vrij zijn met behulp van oortjes of een headset

Bijna 45 procent van de thuiswerkers gaf aan behoefte te hebben aan aanvullende middelen om de thuiswerkplek goed in te richten. Zowel jongeren (56 procent) als werknemers met een niet-westerse achtergrond (58 procent) hadden vaker dan gemiddeld behoefte aan aanvullende middelen. 

Bespreek arbeidsomstandigheden van werknemers

Werkgevers doen er verstandig aan in ieder geval regelmatig enquêtes onder hun medewerkers te houden over de arbeidsomstandigheden thuis. Ze weten dan wat er speelt en welke oplossingen thuiswerkers graag zien. De resultaten kunnen vertrekpunt vormen voor gesprekken over wat iedereen nodig heeft.

Overleg blijkt geen overbodige luxe. Uit een enquête van vakbond CNV kwam vorig jaar naar voren dat 41 procent van de mensen die sinds het begin van de pandemie zijn gaan thuiswerken, vaker last heeft van fysieke klachten zoals pijn aan nek, rug, arm of schouder. Vooral het ontbreken van een arbo-proof thuiswerkplek wordt als oorzaak gezien. 

Lees ook: de belangrijkste thuiswerk accessoires

Thuiswerkplek vergoeding belastingdienst 

Werkgevers kunnen best wel wat doen, nu veel thuiswerkers productiever blijken te zijn geworden.  Ook ontstaat er ruimte bij bedrijven die minder reiskosten hoeven te vergoeden. Verder biedt de werkkostenregeling mogelijkheden. Binnen de vrije ruimte van deze fiscale regeling kunnen werkgevers hun personeel belastingvrij een vergoeding geven voor de thuiswerkplek.

Ook mogen zij verstrekkingen doen of bijvoorbeeld een instelbare bureaustoel ter beschikking stellen. De belastingdienst let er wel op dat de vrije ruimte niet wordt overschreden.  Overigens tellen bepaalde vergoedingen zoals die voor een zakelijke laptop, niet mee voor de vrije ruimte. Ook breedband-internet valt onder deze gerichte vrijstellingen.  

Help personeel via werkkostenregeling  

Voor het belastingjaar 2020 is de regeling voor werkkosten tijdelijk verruimd. De werkgeversorganisaties hopen op een verlenging dit jaar. Werkgevers kunnen ook meerdere jaren achtereen iets doen voor de verbetering van de werkplek. Als ze telkens de vrije ruimte fiscaal maximaal benutten, valt een heel behoorlijke werkplek in te richten. 

Gerelateerde artikelen