Door alle berichtgeving rondom Microsoft Teams kan je het zo maar eens gemist hebben: Microsoft kwam onlangs met een upgrade voor Skype for Business. Maar waarom is deze nieuwe versie uitgebracht terwijl Teams is aangekondigd als opvolger van Skype for Business? En is een upgrade zinvol als je al een on-premise, hosted of hybride variant van Skype for Business of voorganger Lync gebruikt? In deze longread leggen we het uit.
Van oud naar cloud
De cloud is de toekomst voor Microsoft. Met Teams als cloud-only oplossing wordt hier vol op ingezet. Toch betekent dit niet dat een cloud-oplossing altijd dé oplossing is voor organisaties die de overstap willen maken van een bestaande PBX-telefooncentrale naar een UC-voice oplossing.
De standaard functionaliteiten van Skype for Business of Teams zijn soms niet toereikend om aan alle telefoniewensen te voldoen. Gelukkig is Skype for Business ook als (private) hosted, on-premise of hybride variant beschikbaar. Zo is maatwerk toch mogelijk en kun je bijvoorbeeld een receptie bedienpost of contactcentersoftware ‘bovenop’ de standaard Microsoftsoftware gebruiken, ingericht naar de specifieke wensen van jullie organisatie.
De genoemde implementatievormen levert StartReady met een uitgebreide SLA waarmee de continuïteit van zowel Skype for Business als de add-ons gegarandeerd wordt. De mogelijkheden voor maatwerk en de gegarandeerde beschikbaarheid van de gehele keten zijn belangrijke redenen om de voorkeur te geven aan on premise of hybride Skype for Business in plaats van het cloud-gebaseerde Teams. Het kan ook zijn dat de cloud om juridische of compliance redenen überhaupt geen optie is. Ook dan kom je bij de vervanging van een klassieke PBX bij Skype for Business Server 2019 uit.
Microsoft geeft met deze release een duidelijk signaal af: voor organisaties waarbij het volledig cloud-gebaseerde Teams (nog) geen optie is, blijft Microsoft Skype for Business onderhouden en ondersteunen.
Wat is er nieuw in Skype for Business Server 2019
Om te bepalen of een upgrade zinvol is als je al gebruik maakt van Skype for Business Server 2015 of eerder uitgebrachte Lync Servers is een eerste logische vraag: wat is er nieuw? Om daar gelijk antwoord op de geven: er zijn geen radicaal nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Zoals aangegeven zet Microsoft vooral in op de cloud en dus op Microsoft Teams. Een blik op de ‘nieuwe’ features in Skype for Business Server 2019 laat ons zien dat het hier om bestaande functionaliteit gaat die nu in de cloud beschikbaar komt. De focus ligt daarmee bij Skype for Business 2019 op de transitie van on-premise via hybride naar de cloud:
Cloud Voice Mail
Skype for Business Server 2019 is tegelijk met Exchange Server 2019 uitgebracht. Hierin zit geen Unified Messaging (UM) rol meer, waarmee je in eerdere Exchange versies voicemailberichten in je inbox ontving. Skype for Business 2019 stuurt voicemailberichten daarom via Cloud Voice Mail Service naar Exchange Server 2019. In dit geval zitten je Skypegebruikers dus on-premise, maar de voicemail-functionaliteit verloopt via de cloud. Het vereist daarom een hybride configuratie om van Cloud Voice Mail gebruik te kunnen maken.
Wanneer je Skype for Business 2019 met Exchange 2013 of Exchange 2016 integreert kun je Exchange UM overigens wel gewoon blijven gebruiken. Wil je juist graag van Cloud Voice Mail gebruik maken maar twijfel je over een upgrade naar Skype for Business 2019: Cloud Voice Mail zal via een update ook beschikbaar worden gemaakt voor Skype for Business 2015.
Cloud Org Auto Attendant
Met Cloud Org Auto Attendant krijg je, aan de hand van een doorkiesmenu waarin je met toetsen of op basis van stemherkenning aangeeft waar je voor belt, direct de juiste persoon aan de telefoon. Ook hier geldt dat deze functionaliteit voorheen de UM-rol gebruikte die niet meer in Exchange 2019 zit. Daarom is dit nu vanuit de cloud beschikbaar, wat wederom betekent dat je gebruikers wellicht on-premise zitten, maar een hybride configuratie benodigd is om deze functionaliteit vanuit de cloud te gebruiken.
Cloud Call Data Connector
Met Cloud Call Data Connector push je al je telefoniedata naar de cloud. Zo kun je uitgebreidere data-analyses maken en de kwaliteit van alle telefoniegesprekken binnen je organisatie op één plek monitoren. In het Admin Center integreer en analiseer je namelijk data van zowel Skype for Business on-premise, Skype for Business Online als Teams gebruikers. Wederom is een hybride setup vereist. Het is ook mogelijk om gegevens alleen lokaal op te slaan, mocht het bijvoorbeeld vanwege compliance regels geen optie zijn om deze gegevens in de cloud op te slaan.
Wat is er verdwenen in Skype for Business Server 2019
Er zijn niet alleen nieuwe functionaliteiten bijgekomen, er zijn er ook een aantal verdwenen. Om een weloverwogen beslissing te kunnen maken of een upgrade de moeite waard is benoemen we deze ook:
Persistent Chat
Met Persistent Chat was het mogelijk om met meerdere gebruikers in een permanente chatruimte te chatten, bijvoorbeeld over een bepaald thema of project. De communicatie rondom thema’s en projecten is het uitgangspunt bij het werken met Microsoft Teams, deze functionaliteit vind je hier dan ook terug.
XMPP Gateways
In eerdere Skype for Business versies was het mogelijk om een Extensible Messaging and Presence Protocol (XMPP) proxy op de Edge Server en een XMPP Gateway op de Front End Server of de Front End pool te configureren. Hiermee was het mogelijk om chat en beschikbaarheidsstatus te koppelen aan andere (chat)platformen.
Survivable Branch Appliance
Een Survivable Branch Appliance (SBA) zorgt voor lokale survivability. Wat dat in simpel Nederlands betekent leggen we uit aan de hand van een voorbeeld. Stel, je hebt vestigingen in meerdere landen die gebruik maken van lokale telefonieverbindingen. Wanneer in een van deze vestigingen de WAN-verbinding naar Skype for Business wegvalt, neemt de SBA de basis telefoniefunctionaliteit over van de centrale omgeving. Zo zijn gebruikers in die vestiging nog steeds in staat om te bellen. In Skype for Business 2019 zit dus geen SBA-rol meer. Skype for Business 2019 kan echter wel overweg met een Skype for Business 2015 SBA.
SQL Mirroring
Dit is een manier om de beschikbaarheid van een SQL-serverdatabase te vergroten die niet langer ondersteund wordt. Als alternatief worden de betere opties AlwaysOn-beschikbaarheidsgroepen, AlwaysOn Failover Cluster Instances (FCI) en SQL failover-clustermethoden geadviseerd.
In-Place Upgrade
Met een in-place upgrade vervangt een nieuwe versie een oude versie 1-op-1. Dit is niet langer mogelijk, als alternatief wordt een side-by-side upgrade aangeraden. Dit betekent dat Skype for Business naast de huidige versie geïmplementeerd wordt en beide versies tijdelijk naast elkaar draaien. Zo kan getest worden of alles naar behoren functioneert en kunnen gebruikers (indien gewenst) stapsgewijs overgebracht worden naar de nieuwe versie.
Wat staat er op de planning om beschikbaar te komen?
Naast de reeds toegevoegde (cloud) functionaliteit heeft Microsoft aangekondigd dat er door middel van updates de komende tijd meer nieuwe features in Skype for Business Server 2019 beschikbaar komen. Uiteraard met de toevoeging dat ze ‘slechts’ op de planning staan, er worden geen harde beloftes gedaan of, en zo ja wanneer ze beschikbaar komen. Desalniettemin lichten we ze graag toe om het plaatje compleet te maken:
Meetings First
On premises Skype for Business gebruikers krijgen de mogelijkheid om van de Cloud PSTN Conferencing dienst in Microsoft Teams gebruik te maken. Microsoft noemt dit hun Meetings First strategy: Voor 1:1 chat en Enterprise Voice blijven gebruikers Skype for Business gebruikn, maar voor vergaderingen (audio conferencing) gebruiken ze Teams. Indien gewenst kan de beheerder gebruikers bovendien altijd weer ‘terugzetten’ naar Skype for Business voor conferencing. Voor organisaties waarvoor de telefoniefunctionaliteit van Teams nu nog niet toereikend is biedt dit uitkomt. In plaats van een big bang overgang van Skype for Business naar Teams biedt Microsoft deze organisaties de mogelijkheid om stapsgewijs de transitie naar Teams te maken. Overigens komt deze optie ook in eerdere Skype for Business versies beschikbaar.
Cloud Call Queues
Wanneer je een nummer belt waarvoor een wachtrij (een call queue) is ingesteld krijg je allereerst een begroeting te horen (als dit is ingesteld), daarna word je in een wachtrij geplaatst tot de eerstvolgende agent beschikbaar is. In de wachtrij hoor je muziek terwijl de oproepen op basis van first in, first out aangeboden worden. Ook dit betreft dus een feature waarbij on premises Skype for Business gebruikers het cloud-gebaseerde Teams stapsgewijs kunnen gaan gebruiken.
HTML 5 Control Panel
Het Skype for Business Control Panel, wat nu nog gebaseerd is op Silverline, wordt vervangen door een Control Panel op basis van HTML 5. Dit komt de gebruiksvriendelijkheid voor beheerders ten goede.
SEFAUtil in PowerShell
Deze resource kit tool waarmee beheerders voice functionaliteit voor gebruikers configureren, komt beschikbaar in een PowerShell interface. Hierdoor wordt ook SEFAUtil gebruiksvriendelijker voor beheerders.
Response Group Services in backups
Tot op heden is het bij het uitvoeren van een disaster recovery zo dat de configuratie voor response groups handmatig opnieuw ingesteld moet worden. Dit is erg bewerkelijk. Daarom worden Response Group Services (RGS) opgenomen in de Backup Service van Skype for Business. Het handmatig opnieuw configureren is daarmee verleden tijd.
De conclusie: is een upgrade zinvol?
Op deze vraag is geen eenduidig antwoord te geven, het hangt volledig af van jullie huidige telefonieoplossing en jullie mogelijke plannen richting de cloud (lees: Microsoft Teams). Het mag in ieder geval duidelijk zijn dat de innovatie bij Microsoft in de cloud plaatsvindt, en je minstens een hybride variant van Skype for Business 2019 nodig hebt om van deze innovatie gebruik te kunnen maken. Zie je de cloud als de toekomst, dan biedt Skype for Business Server 2019 meer mogelijkheden om de transitie naar Teams geleidelijk te maken. Dit brengt twee duidelijke voordelen met zich mee:
Start stapsgewijs van Teams gebruik te maken met functionaliteit die nu al aan al jullie wensen voldoet. Ondertussen komt er steeds meer (telefonie)functionaliteit beschikbaar. Zo ga je Teams gaandeweg steeds meer gebruiken en Skype for Business steeds minder. De mainstream support van Microsoft voor Skype for Business Server 2019 loopt tot 2024, dus er is ook alle tijd voor een stapsgewijze overstap naar Teams.
Medewerkers krijgen rustig de tijd om te wennen aan Microsoft Teams. Zeker als je nu nog een klassieke PBX gebruikt en medewerkers nog geen ervaring hebben met een UC-voice oplossing is dat aan te raden. Teams vraagt namelijk om een hele andere manier van werken. Er is echt een cultuuromslag nodig om deze nieuwe manier van samenwerken en communiceren te omarmen, en als medewerkers niet leren begrijpen hoe deze nieuwe manier van werken in hun voordeel werkt, is de adoptie van Teams gedoemd te mislukken. Door de verschillende features stapsgewijs te introduceren voorkom je dat medewerkers overdonderd worden en afhaken.
KPN is gespecialiseerd in Microsoft UC-voice oplossingen en adviseert graag welke leveringsvariant het beste bij jullie wensen en behoeften past. Skype for Business is zowel als on premises, (private) hosted, hybride en als cloud variant beschikbaar, terwijl Microsoft Teams cloud only is. Naast de implementatie, gebruikersadoptie en het beheer van Skype for Business begeleiden we onze klanten dan ook bij de transitie naar Teams. Ben je benieuwd hoe we ook jullie organisatie hierbij kunnen ontzorgen? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier.
