Technologie werkt pas als deze binnen een organisatie innig wordt omarmd. Voorbij is de tijd dat de nieuwe systemen als het ware uit de lucht kwamen vallen zonder dat de medewerkers hierbij vooraf werden betrokken. Waar de interne IT-afdeling voorheen nogal eens abrupt een nieuwe technologie introduceerde, is nu een goed doordacht adoptietraject de standaard.
"Belangrijk bij de invoering is dat medewerkers zelfredzaam worden. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf aangeven wanneer de overgang naar een systeem hen het beste uitkomt", aldus Benno Zelders, consultant digital workspace bij KPN. Vroeger werd gewoon een knop omgedraaid. De IT-afdeling bepaalde wanneer bepaalde medewerkers moesten migreren. Hierover werd nauwelijks gecommuniceerd. Over de effecten voor de betrokken werknemers werd al helemaal weinig gesproken. Gevolg was ontevredenheid op de werkvloer. Mensen wisten niet hoe een en ander moest worden gebruikt.
Benieuwd naar de werkplek van morgen?
Bekijk het webinarFundamentele veranderingen
Zelders: "De gebrekkige introductie vloeide mede voort uit de gedachte dat werknemers toch niet wisten wat ze wilden. Pas later realiseerde men zich dat het wel handig kan zijn om in een vroeg stadium afdelingen als HR en facilities hierbij te betrekken." Nieuwe technologie krijgt namelijk steeds meer impact op het werk. De manier van opereren gaat fundamenteel veranderen. Werkwijzen worden compleet anders. Bepaalde taken worden geheel of grotendeels overgenomen. Daarom is het zinvol om een duidelijke presentatie te geven over de stand van de techniek en de gevolgen voor de betrokkenen.
Er kan vaak heel veel. Maar de vraag is of de betrokkenen dat wel willen. Durft men de stap te nemen naar een nieuwe werkwijze? Of regeert de angst om hierdoor te worden vervangen of ander werk te moeten doen? Ontwikkelingen als machine learning, kunstmatige intelligentie, big data en robotisering krijgen een enorme impact. Ethisch is het ook een lastige vraag om mensen te vragen technologie te omarmen die henzelf overbodig maakt.
Tijd voor leukere taken
Zelders: "De mate van acceptatie kan per bedrijfstak verschillen. De maakindustrie is al vergevorderd, de transportwereld staat voor grote veranderingen. Kenniswerkers kunnen straks met behulp van algoritmen beslissingen nemen, simpel repeterend werk verdwijnt. Veelal betekent dit dat werknemers tijd krijgen voor leukere taken, waarbij het aankomt op meer creativiteit en een hogere toegevoegde waarde. Een dergelijke ontwikkeling was al te zien bij het systeembeheer. Door uitbesteding van beheertaken naar de cloud kreeg men meer tijd voor zaken die er echt toe doen."
Augmented reality bijvoorbeeld stelt medici in staat om op afstand operaties te begeleiden. Dit bespaart veel reistijd. Technologie geeft mensen de vrijheid om op eigen voorwaarden hun werk te doen en met meer onderbouwde gegevens betere beslissingen te nemen. Je dient nieuwe technologie niet te presenteren als iets dat moet. Geef niet het gevoel dat je verplicht moet overgaan. Beter is het om de voordelen breeduit te etaleren. Een voorbeeld: kantoorsoftware die in de cloud werkt, biedt veel meer mogelijkheden om samen met collega's ergens aan te werken. Ook is er meer contact met klanten. Bovendien kun je geen bestanden meer kwijtraken.
Hele bedrijf erbij betrekken
Het is ook helemaal niet lastig om adoptietrajecten te doen. Je bepaalt wie de stakeholders zijn, welke mensen in een project meegaan, hoe ze nu werken, wat er verandert en wat voor hen persoonlijk de voordelen zijn. In plaats van een lange algemene cursus kun je beter een training geven die rekening houdt met iemands afdeling en rol. Belangrijk is om niet alleen ICT maar ook andere delen van het bedrijf (de business) bij de voorbereiding te betrekken. Medewerkers moeten zelf inplannen wanneer de migratie plaatsvindt. Laat hen zo veel mogelijk zelf bepalen hoe dit gebeurt. Zorg dat ze echt in control zijn. Geef hen de ruimte zich goed voor te bereiden. Het is ook prettig als medewerkers zelf het moment kunnen kiezen waarop ze een gerichte training volgen. Leg die verantwoordelijkheid bij de medewerkers neer.
KPN heeft in de eigen organisatie veel ervaring opgedaan met deze nieuwe werkwijze waarbij ICT een minder sterke stempel drukt op migraties. Zelders: "De afgelopen anderhalf jaar ging men over van Windows 7 naar Windows 10, terwijl de mail naar een cloudplatform ging. Zelfredzaamheid was daarbij het motto. Met het digitaal vaardiger worden van medewerkers kon dat ook. Iedereen wordt een beetje ICT'er."
Whitepaper: 'Digital Workspace'
Meer weten over de Digital Workspace? Download de whitepaper en lees alles over de ontwikkelingen die werk veranderen, wat de impact daarvan is en hoe u uw ideale werkomgeving vorm kunt geven.
DownloadVoorlopers trekken collega’s mee
De gekozen oplossing had volgens Zelders een hoog gadgetgehalte, waardoor sommige medewerkers heel snel migreerden. Een leuk gevolg was dat deze voorlopers als een soort ambassadeur weer collega's meetrokken, waardoor het project snel momentum kreeg. De migratie ging op afstand. “Er hoefde geen ICT-medewerker naar de werkplek te komen”, aldus Zelders. “De betrokken medewerker kon zelf een verzoek indienen voor het tijdstip van migratie. Ook het aanvragen van de rechten op bepaalde applicaties werd aan de werknemer overgelaten. Door de verantwoordelijkheid op de werkvloer neer te leggen voelen medewerkers zich ook meer verplicht zo'n operatie tot een goed einde te brengen. Daardoor kunnen veel kosten worden bespaard. De downtime werd minimaal. Hoe groter het bedrijf, des te meer je bespaart als afdelingen de boel zelf kunnen regelen.”
Het blijkt niet nodig om ICT overal bij te betrekken zolang er maar goede spelregels zijn. Vaak zijn die regels onzichtbaar. Technologisch kun je bijvoorbeeld afdwingen dat geheime documenten binnen het eigen bedrijf blijven. Deze bestanden zijn te benaderen door naast een password een pincode in te voeren. Dit is niet nodig bij een zakelijk apparaat. Dan gaat de toegang automatisch. Gebruik je echter een privé-apparaat, dan krijg je een uitleg waarom dit niet zomaar kan. Hetzelfde kun je ook bij email toepassen.
Adoptie van nieuwe technologie verschilt per organisatie en afdeling. Dit hangt mede af van de cultuur die ergens heerst. “De ene afdeling staat er meer voor open dan de andere”, stelt Zelders. “Zorg dat op elke afdeling een contactpersoon is die de oplossing als het ware verkoopt. Belangrijk is ook dat er een commitment is vanuit HR en een directielid. Haal ook niet teveel tegelijk overhoop, dan raken mensen overbelast.”
