19 februari 2017

ICT als katalysator bij organisatieverandering

Organisaties die willen veranderen, kunnen ICT inzetten om die verandering op gang te brengen. Een mooi voorbeeld hiervan zag ik bij een jeugdzorginstelling. De jeugdzorg was volop in beweging en de manier van werken bij de instelling moest drastisch op de schop. De Raad van Bestuur greep een noodzakelijke ICT-vernieuwing aan om hun koerswijziging mogelijk te maken. Een slimme zet waar veel organisaties iets van kunnen leren.

Bepalen wat een bedrijf écht nodig heeft

ICT speelt een cruciale rol in de werkwijze van een organisatie. In het verleden gemaakte ICT-keuzes en de systemen die een bedrijf heeft aangeschaft, bepalen voor een aanzienlijk deel hoe het er op de werkvloer aan toe gaat. Veel organisaties hebben bij het inrichten of vernieuwen van hun ICT onvoldoende onderzocht wat medewerkers nodig hebben of gaan juist te ver mee in alle individuele wensen. Het resultaat? Dure, risicovolle en onhandige ICT-oplossingen. Zoals serverruimten die veel onderhoud vragen en dure maatwerkpakketten waarmee niemand uit de voeten kan.

Wat past bij de toekomstige organisatie?

Zeker als een bedrijf een andere kant op wil, is het belangrijk dat de ICT de verandering niet in de weg staat. Dus moet de organisatie er vooraf bij stilstaan welke ICT bij de toekomstige organisatie past. Zo heeft een bedrijf dat innovatief en wendbaar wil zijn behoefte aan een ander, flexibeler pakket dan een bedrijf dat vooral inzet op continuïteit. Als een organisatie de behoeften vooraf goed in kaart brengt, dan kan de introductie van nieuwe ICT helpen om de organisatieverandering op gang te brengen, richting te geven en zelfs te versnellen.

Het werk begint pas als de techniek staat

De jeugdzorginstelling waar ik aan de slag ging, begreep de veranderkracht van ICT als geen ander. De raad van bestuur wilde een transparant bedrijf met meer autonomie voor de hulpverleners. Met minder registratiedruk en meer tijd en aandacht voor kinderen en hun ontwikkeling als uiteindelijke doel. Dus kwam er een ICT-omgeving die het voor medewerkers mogelijk maakt hun digitale werkomgeving deels zelf in te richten en te beheren. Net als het nieuwe intranet, dat bovendien volledig gebaseerd was op het principe ‘open tenzij …’, wat betekende dat vrijwel alle informatie voor iedereen zichtbaar was. De komst van een nieuwe ICT-omgeving had een flinke impact had op de organisatie. Ook zorgden de nieuwe werkprocessen en rolverdeling voor de nodige opschudding. Het werk begon dan ook pas écht op het moment dat de techniek eenmaal werkte.

Niemand weet vooraf wat werkt

Het proces van organisatieverandering betekent voortdurend medewerkers die voorop lopen stimuleren, achterblijvers coachen en elkaar scherp houden op terugvallen. Maar niet alleen het wennen kost tijd, ook het optimaliseren van de ICT-omgeving zelf is een proces. Het is namelijk een onmogelijke opgave om een omgeving neer te zetten die meteen helemaal klaar is. Niemand weet vooraf welke functionaliteiten precies nodig zijn en wat in de praktijk wel of niet werkt. Daarom ben ik er groot voorstander van om snel een eerste versie van de omgeving neer te zetten, de kinderziektes te verhelpen en de omgeving daarna stap voor stap te perfectioneren. Zo zet een bedrijf de gewenste veranderingen al in gang en ontstaat ruimte om samen verder te bouwen aan ICT die de strategische uitdagingen én de operatie optimaal ondersteunt.

En de jeugdzorgorganisatie? Die is er in geslaagd zichzelf opnieuw uit te vinden met ICT als belangrijke aanjager. Het bedrijf heeft succesvol de stap gezet van een traditionele ICT-omgeving naar standaardoplossingen in de cloud. Hierdoor kan de organisatie effectiever werken en snel inspelen alle ontwikkelingen in de onstuimige jeugdzorg.

Over Frans van der Steen

Frans werkt als programmamanager voor klanten van KPN Consulting. Hij doet dit op het snijvlak van ICT en bedrijfsvoering. Frans studeerde bedrijfskunde in Eindhoven en werkte daarna bij ICT-leveranciers, adviesorganisaties en afnemers van ICT. Zo was hij consultant bij Moret Ernst & Young en werkte hij als regiodirecteur en concernmanager ICT bij Arbo Unie.

- Auteur: Frans van der Steen

Gerelateerde artikelen