Hybride werken: hoe zorg je dat iedereen zich betrokken voelt?

Het thuiswerken in de vorm van hybride werken is here to stay. Tegenover de voordelen staan ook uitdagingen. Want hoe betrek je iedereen bij het werk als een deel op afstand werkt en een deel op kantoor? We leggen uit wat het belang is van goede afspraken maken, hoe je omgaat met hybride vergaderingen én hoe je de sociale structuur en bedrijfscultuur in stand houdt.

In maart 2020 wisten we in één klap: thuiswerken kán. Waar veel managers vreesden voor de productiviteit, bleek het tegendeel juist waar. Bedrijven gaan massaal toe naar hybride werken, dus een deel van de tijd op kantoor en een deel thuis (of waar dan ook). Medewerkers profiteren doordat ze meer flexibiliteit en minder reistijd hebben, terwijl bedrijven kunnen besparen op vastgoed-, facility- en energiekosten. Volgens het Centraal Planbureau verwachten werkenden gemiddeld acht uur per week thuis te werken als alle kantoren weer open zijn.

Het belang van overleg en goede afspraken

Hybride werken is het beste van twee werelden, mits de uitdagingen worden getackeld. Daarvoor is goed overleggen cruciaal. Je kunt wel regels opleggen over bijvoorbeeld verplichte kantoordagen, maar als mensen te veel het gevoel hebben dat ze worden beknot in hun vrijheden treedt het psychologische verschijnsel van ‘reactance’ op. Dat wil zeggen: ze zetten hun hakken in het zand, waardoor het effect juist averechts is.

Maak daarnaast goede afspraken. Leg niet te veel regels op van bovenaf, maar laat teams zelf afspraken maken over wat het beste werkt. Wanneer ontmoet je elkaar en waarvoor? In welke gevallen gebruik je e-mail of instant messenger? Zetten we camera’s aan bij meetings? Na welk tijdstip appen we elkaar niet meer? De behoeften kunnen verschillen per team en per medewerker, dus een maatwerkoplossing is altijd beter dan een one-size-fits-all voor het hele bedrijf. Zo zullen nieuwe teams vaker live willen afspreken. En de één brainstormt net zo makkelijk via Microsoft Teams of Webex, terwijl de ander daar een vergaderruimte vol whiteboards en post-its voor nodig heeft. Het resultaat: als mensen worden gehoord én zich kunnen vinden in alle afspraken, voelen ze zich ook betrokken.

Wanneer komen medewerkers naar kantoor?

Dat is de million dollar question binnen hybride werken. Het belangrijkste is: bepaal onderling welke werkzaamheden het best op kantoor kunnen worden uitgevoerd en welke thuis. Het kantoor is in de regel het geschiktst voor bijvoorbeeld meetings die complex, persoonlijk of creatief van aard zijn. Door middel van pilots kun je als bedrijf of afdeling ontdekken welke activiteiten in beginsel waar moeten plaatsvinden. Je kunt overwegen om een vaste kantoordag of een mimimum aantal kantoordagen in te stellen. Voordeel van een vaste kantoordag is dat live meetings makkelijk kunnen worden geregeld en teamleden elkaar frequent zien. Nadeel is dat medewerkers worden beperkt in hun flexibiliteit.

Een probleem dat al snel rijst: hoe kun je voorkomen dat iedereen op maandag thuiswerkt en op donderdag naar kantoor komt en tegelijkertijd faciliteren dat teamleden elkaar genoeg treffen op kantoor? Dat kan via een smart office-systeem, waarmee mensen hun aanwezigheid kunnen aangeven en kunnen zien wie er wanneer op kantoor is. Door te zorgen dat medewerkers altijd het gevoel hebben dat ze anderen fysiek kunnen treffen, voelen thuiswerkers zich niet buitengesloten.

KPN EEN MKB Telefonie integreren in je vergaderapp? Bekijk KPN EEN MKB met Webex.

Hybride meetings: level playing field

Nog een wezenlijk punt: hybride meetings, waarbij een deel van de mensen op kantoor zit en een deel op afstand. Kijk om te beginnen of je het aantal online meetings kunt reduceren. Wordt er vooral feitelijke informatie uitgewisseld, dan zijn instant message- of project management-tools wellicht efficiëntere alternatieven die medewerkers meer flexibiliteit geven.

Veel bedrijven kiezen voor een zogeheten level playing field, oftewel een gelijk speelveld waarin iedereen evenveel kansen heeft. Om te voorkomen dat de mensen die bij elkaar zitten in één ruimte voordeel hebben (bijvoorbeeld omdat ze werken met een whiteboard of elkaar direct kunnen aankijken), moet iedereen óf bij elkaar in de ruimte zitten óf met een eigen laptop inbellen. Eenieder op kantoor moet dan dus een aparte ruimte vinden. Heb je geen gelijk speelveld? Dan gaan medewerkers zich buitengesloten of achtergesteld voelen en ervaren ze druk om tóch naar kantoor te komen. Daardoor ga je terug naar de oude situatie en verlies je het beste-van-twee-wereldeneffect.


Whitepaper: Hybride werken écht laten werken

Thuis- en flexwerken laten we inmiddels prima werken. Nu is het tijd voor de volgende stap: hybride werken. Hoe pak je dat aan?

Download


Iedereen (evenveel) aandacht

Zowel voor hybride als voor 100 procent online meetings geldt dat het belangrijk is dat iedereen zich gehoord voelt. Online is de non-verbale communicatie lastiger, waardoor de communicatie minder natuurlijk verloopt, mensen minder snel het woord durven te nemen of juist het gevoel hebben te vroeg afgekapt te worden. Een echte vergadering kan ook laagdrempeliger zijn, waardoor met name introverte mensen makkelijker durven te spreken.

De oplossing: structureer de vergadering zo dat iedereen – zo mogelijk evenveel – aan het woord komt. Ook is het goed om onderling regels af te spreken voor bijvoorbeeld interrumperen, bijvoorbeeld door het opsteken van een hand (wat ook digitaal kan via Teams en Webex). Het kan handig zijn om voor iedere vergadering een voorzitter te benoemen, die de vergadering in goede banen leidt en erop toeziet dat iedereen het woord krijgt. Levert iemand (te) weinig input? Dan kan de voorzitter diegene een vraag stellen of verzoeken om zijn of haar visie te delen.

Goede voorbereiding is essentieel, het whiteboard passé

Medewerkers die thuis (of elders op afstand) werken, ervaren nog een ander nadeel. Als ze vragen hebben over het doel of de inhoud van de vergadering, kunnen ze niet snel even bij iemand binnenlopen om daarnaar te informeren. Om te voorkomen dat zij nadeel hebben bij online meetings, is het zaak dat vergaderingen goed voorbereid worden. Dat wil zeggen: zorg dat bij de uitnodiging meteen voldoende informatie wordt gegeven over bijvoorbeeld de context, het doel en de agenda en dat alle relevante documenten zijn bijgevoegd.

Een laatste punt over hybride vergaderingen: als een deel van de aanwezigen fysieke tools zoals een whiteboard gebruikt, zet dit de online aanwezigen op achterstand. Een tastbaar whiteboard is dus verboden terrein, een virtueel whiteboard is daarentegen toe te juichen. Binnen Teams kun je Microsoft Whiteboard of Freehand by Invision gebruiken, bij Webex kies je 'Nieuw... whiteboard' in je vergadering. Heb je een brainstormsessie? Daarvoor zijn er speciale online brainstormtools.

De behoefte aan ‘normaal’ contact

Hoe geavanceerd digitale tools ook zijn, mensen blijven behoefte hebben aan ‘normaal’ sociaal contact. Een onderzoek van de Universiteit Utrecht benadrukt het belang van echte ontmoetingen: de fysieke ruimte is een plek waar we verbinding voelen. Het is dus belangrijk om de praatjes bij het koffiezetapparaat, de vrijdagmiddagborrels en het (half)jaarlijkse teamuitje erin te houden na de pandemie.

Daarnaast is het goed om online het offline-leven na te bootsen. Plan bijvoorbeeld 50 minuten in voor een vergadering, zodat er 10 minuten over zijn om elkaar nog even aan te klampen over van alles en nog wat, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Gerelateerde artikelen