Hybride werken is het nieuwe normaal aan het worden in Nederlandse kantoren. Wanneer je niet de juiste maatregelen neemt, ontstaat er gemakkelijk een kloof tussen thuis- en kantoorwerkers en kunnen thuiswerkers zich achtergesteld of zelfs buitengesloten voelen. Dankzij deze tips zorg je ervoor dat iedereen zich even betrokken voelt, waar hij of zij zich ook bevindt.
Er is al veel over geschreven: hybride werken wordt de nieuwe norm binnen het Nederlandse bedrijfsleven. Deze nieuwe norm zorgt voor nieuwe uitdagingen. Twee derde van de medewerkers voelt zich minder betrokken als zij online deelnemen aan een vergadering en de rest vanuit kantoor deelneemt. En hoe zorg je als manager voor een situatie die leidt tot maximale productiviteit en waar iedereen zich prettig bij voelt?
Technologie: feilloze basis om op te bouwen
Hybride – en dus locatieonafhankelijk – werken is alleen maar mogelijk geworden dankzij technologie. Die technologie moet feilloos werken om het concept overeind te houden. Anders komt men en masse terug naar kantoor. Het is vanzelfsprekend belangrijk dat alle belangrijke applicaties, documenten en data op afstand bereikbaar zijn. Het liefst vanuit de cloud. Een goed document management system (DMS) voor het verzamelen, traceren, sorteren en opslaan van elektronische documenten is een pre. Zo vervalt immers de noodzaak om hiervoor naar kantoor te komen.
eBook: Thuiswerkgids voor het mkb
Hoe blijf je als team goed en veilig samenwerken op afstand? Ontdek je rechten en plichten als werkgever in onze thuiswerkgids voor het mkb.
DownloadVergaderzalen met de juiste hardware (zoals schermen en camera’s) en prettige videovergadersoftware zorgen ervoor dat medewerkers op kantoor videovergaderen niet als een ballast ervaren. Die vergaderzalen moeten gemakkelijk te boeken zijn met een smart office-systeem. Daarmee kunnen mensen ook hun aanwezigheid op kantoor aangeven, werkplekken reserveren en zien wie er wanneer op kantoor is. Voor specifieke taken of activiteiten kun je aparte tools overwegen. Bij hybride brainstormsessies is een fysiek whiteboard absoluut verboden, gebruik liever het virtuele whiteboard in bijvoorbeeld Teams of Webex dan wel een online brainstormtool. En een bedrijfsborrel organiseer je natuurlijk in de metaverse via een tool als Mibo.
Hybride vergaderen: voorkom een online-fysiekscheiding
Het is een wezenlijk probleem als online deelnemers aan een vergadering zich minder betrokken voelen dan mensen op kantoor. Een effectieve maatregel om dit probleem te tackelen: creëer een level playing field. In zo’n gelijk speelveld hebben mensen op kantoor bij het videovergaderen geen voordeel meer; iedereen heeft juist eenzelfde uitgangspunt. Dit betekent dat mensen op kantoor allemaal met een eigen apparaat moeten inbellen, liefst vanuit een eigen ruimte.
Daarnaast is het goed om het aantal online meetings te minimaliseren. Bij vergaderingen waarin er niet zozeer overlegd moet worden maar waarin vooral feitelijke informatie wordt uitgewisseld, zijn instant messaging- of project management-tools zoals Teams, Trello en Asana betere alternatieven. Dat is niet alleen efficiënter, maar geeft medewerkers ook meer flexibiliteit. Tot slot: maak het verplicht om bij iedere uitnodiging voor een vergadering een videovergaderlink bij te voegen om inclusiviteit ten opzichte van thuiswerkers te creëren.
Management: maak afspraken waar iedereen zich prettig bij voelt
Zoveel mensen, zoveel wensen. Bij het invoeren van hybride werken is het als manager goed om iedereen bij afspraken te betrekken. Bijvoorbeeld over verplichte kantoordagen, of een level playing field bij vergaderingen. Waak ervoor niet te veel regels van bovenaf op te leggen. Laat teams liever zelf afspraken maken over wat het beste werkt. Iedere medewerker en elk team heeft eigen behoeften en voorkeuren, dus maatwerk is altijd beter dan één oplossing voor het hele bedrijf.
Wellicht voor de hand liggend, maar daarom niet minder belangrijk: hybride organisaties werken niet (per se) volgens kantooruren. Beoordeel mensen liever op hun output dan op hun werktijden. Het is goed om scherp te zijn op wij-versus-zij-denken: als mensen elkaar niet regelmatig fysiek treffen, ontstaan er snel misverstanden. Faciliteer daarom dat thuis- en kantoorwerkers elkaar vaak genoeg ontmoeten. Ook is het verstandig om na te denken over de bedrijfscultuur. Hoe ziet de gewenste cultuur eruit binnen het hybride werken? En wat kun je eraan doen om deze cultuur te bevorderen?
Sociale aspect: behoefte aan contact blijft
Besef als manager ook vooral dat (de meeste) mensen een diepe behoefte hebben aan sociaal contact, ook – en vooral – met de mensen met wie ze op dagelijkse basis werken. Al zijn digitale tools nog zo slim of levensecht, uit onderzoek blijkt dat we pas écht verbinding voelen als we fysiek samen zijn met anderen. Ook hier blijkt weer de noodzaak om op reguliere basis fysiek af te spreken, bijvoorbeeld voor een vaste kantoordag, een vergadering of een borrel.
Wat ook helpt: regel onderling dat online het offline leven wordt nagebootst. Wat doe je na een vergadering? Precies, nog even napraten. Plan daarom altijd tien minuten langer in voor een online vergadering en stimuleer dat mensen na het laatste agendapunt nog even blijven hangen om te kletsen over zakelijke of persoonlijke kwesties. Dat is beslist geen tijdverspilling, maar juist een investering in sociale cohesie, medewerkerswelzijn en (daardoor) productiviteit.
