Burgers die steeds meer verlangen van de overheid, digitalisering van de samenleving, de opkomst van thuiswerken: er zijn meer dan genoeg redenen voor overheden om werk te maken van digitaal werken. We geven drie inspirerende praktijkvoorbeelden van digitaal werken bij overheden en gemeenten. Plus: hoe ziet de toekomst van digitaal werken eruit?
De manier van werken bij overheden verandert. Processen worden in hoog tempo gedigitaliseerd, routinematige taken maken steeds meer plaats voor taken die bijzondere vaardigheden vereisen, het werk wordt sneller en flexibeler, locatie-onafhankelijk werken wordt – zeker sinds corona – steeds belangrijker en er is meer ruimte voor experiment en betrokkenheid. Het zijn allemaal factoren die overheidsorganisaties nopen tot digitaal werken.
Digitaal werken impliceert dat je als organisatie digitale apparatuur, gegevens en data gebruikt voor het uitvoeren van taken en processen. Om digitaal te kunnen werken, heb je als overheidsorgaan de online werkplek nodig. Dat concept houdt in dat je een volledig ingerichte virtuele werkplek hebt met toegang tot alle bedrijfskritische applicaties, die je altijd en vanuit iedere locatie kunt gebruiken. Functionaliteiten die doorgaans door overheden worden geïmplementeerd zijn bijvoorbeeld een digitaal samenwerkingsplatform voor zowel intern gebruik als gebruik met de ketenpartners, videovergaderen en een zoek- en vindfunctie.
Praktijkvoorbeeld 1: het Rijksmuseum in de cloud
Het Rijksmuseum was er op tijd bij: voorafgaand aan de heropening in 2013 is de moderne werkplek geïmplementeerd voor álle werkplekken binnen de organisatie. Sindsdien zijn medewerkers niet langer gebonden aan een vaste werkplek met desktop, maar kunnen ze overal en met ieder device werken.
Omdat volledig in de cloud wordt gewerkt, zijn er talloze nieuwe mogelijkheden. Zo kunnen medewerkers de meer dan 250.000 digitale beelden zowel binnen als buiten het museum gemakkelijk bijhouden, beheren, conserveren, publiceren en presenteren.
Praktijkvoorbeeld 2: gemeente Hollands Kroon
Toen vier gemeenten in de kop van Noord-Holland in 2012 fuseerden tot de gemeente Hollands Kroon, besloot de gemeenteraad om alles anders te doen. Zo zijn er geen managers, tools om uren te schrijven en vakantiedagen meer. Ook werd Hollands Kroon in 2016 de eerste gemeente ter wereld die volledig in de cloud werkt.
De gemeente wilde niet alleen faciliteren dat medewerkers overal, altijd en met elk apparaat kunnen werken, maar ook dat inwoners al hun taken digitaal kunnen afhandelen. Denk aan meldingen doen via een app en het online aanvragen en ontvangen van vergunningen. Hollands Kroon gaat daarmee dus – en dat is uniek voor een overheidsorganisatie – richting 100 procent digitaal werken.
Praktijkvoorbeeld 3: gemeente Leusden
Openheid en transparantie staan centraal in het Huis van Leusden, het nieuwe gemeentehuis van Leusden dat in 2018 is geopend. Die openheid komt terug in het nieuwe werkplekconcept van de gemeente, waarbij medewerkers activiteit-gerelateerd werken. Oftewel: ze hebben geen vaste werkplek, maar zoeken een plek die past bij de taak die zij willen uitvoeren. Daarbij is een ‘draadloos tenzij’-beleid geïmplementeerd.
Deze nieuwe, veel digitalere manier van werken vergde behoorlijk wat technologische veranderingen. Zo heeft vaste telefonie plaatsgemaakt voor Skype for Business, is er bijna geen enkele kabel meer te vinden en kunnen medewerkers aan de hand van een applicatie zien welke werkplekken nog vrij zijn en waar collega’s zich bevinden. Daarnaast zorgt deze nieuwe manier van werken ervoor om de gemeente Leusden een Smart City te maken, goed wordt ondersteund.
De toekomst van digitaal werken (bij overheid en gemeenten)
Door de coronacrisis is digitaal werken nog meer in een stroomversnelling gekomen. Als we onze digitale glazen bol oppoetsen, dan zien we dat de toekomst van digitaal werken vooral draait om flexibiliteit, connectiviteit en samenwerking. Niet langer werken we vooral op één apparaat (doorgaans een desktop of laptop), maar juist vanaf meerdere devices als laptops, tablets, smartphones en Internet of Things-apparaten. Systemen en gegevens zijn allemaal geïntegreerd en alles gebeurt vanuit de cloud. De meeste repetitieve taken zullen verruild worden voor geautomatiseerde processen.
We voorspellen dat er een hoofdrol is weggelegd voor de volgende factoren:
Chatbots en persoonlijke assistenten
Dankzij ontwikkelingen op het gebied van artificial intelligence (AI) worden chatbots en persoonlijke assistenten steeds belangrijker binnen digitaal werken. Ze kunnen tal van simpele dagelijkse taken uitvoeren, waardoor we een hoop tijd besparen.
Lees ook: chatbot helpt de klant voordat die zijn aandacht verliest
Locatie-onafhankelijk werken
We gaan steeds meer locatie-onafhankelijk werken. In de ‘gig economy’ maken bedrijven namelijk meer en meer gebruik van freelancers. Door corona en de toenemende focus op de werk-privébalans komt thuiswerken in een grote vlucht. De werkplek moet dus volledig digitaal en in de cloud zijn.
E-mail verdwijnt stilaan
Sinds een decennium of twee is e-mail het kloppende hart van de meeste organisaties. Dat is langzaam aan het veranderen. E-mail is behoorlijk inefficiënt vergeleken met andere tools. Denk aan Microsoft Teams voor communicatie en SharePoint voor het uitwisselen van bestanden.
Cybersecurity
Ga je digitaler werken? Dan word je organisatie ook blootgesteld aan grotere cybersecurity-risico’s, bijvoorbeeld phishing. Op het gebied van veiligheid bestaat de werkplek van de toekomst uit vier pijlers: identiteitsgebaseerde bedreigingen, bescherming tegen ongeremde datagroei, het voorkomen van aanvallen voordat ze daadwerkelijk aan de gang zijn en compliance in wet- en regelgeving.
