De moderne werkplek die plaats biedt aan variaties in werkritme en –stijl is in opkomst. Het klassieke kantoor uit de tijd dat iedereen een helder omschreven takenpakket had met vaste regels, procedures en richtlijnen, is op zijn retour. Online werken is de norm geworden, plaats- en tijdonafhankelijk. Een andere trend is de consumerization of work. Werknemers verwachten dat de zakelijke software die hen tijdens het werk ondersteunt net zo veel gemak biedt als de apps uit hun privéleven. In de strijd om het aantrekken en behouden van getalenteerde medewerkers is dit een belangrijke factor aan het worden.
Technologie domineert thans de werkomgeving en verandert met de dag. Mobiele apparaten zoals tablets en smartphones, maar ook cloud-opslag hebben het gemakkelijk gemaakt om met iedereen waar ook ter wereld een connectie te maken. Medewerkers kunnen precies die applicaties kiezen die ze voor hun werk nodig hebben. Marieke Snoep, directeur KPN Zakelijke Markt, noemt de moderne werkplek een optelsom van apparatuur en kantoorapplicaties die vanuit de cloud beschikbaar worden gesteld. Deze applicaties worden centraal beheerd, uiteraard voorzien van de benodigde authenticatie- en andere veiligheidsmogelijkheden. Nu talent schaars is, willen bedrijven de competenties en vaardigheden van hun medewerkers zo goed mogelijk benutten.
Medewerkers willen kunnen werken waar en wanneer hen dat uitkomt. Ieder deelt zijn eigen dag en werk in. Marieke Snoep bindt ondernemers op het hart in te spelen op die wens. Als de werkplek niet die vrijheid geeft, loop je als werkgever het risico dat mensen een andere baan zoeken. Dan wordt het ook moeilijker goed personeel te vinden.
Samenwerking tussen generaties
De inrichting van de werkplek draagt in belangrijke mate bij tot de arbeidsvreugde. Daarbij moet rekening worden gehouden met verschillen in werkstijl en behoefte. Volgens Sanaa Drouk, marketing manager KPN Zakelijke Markt, telt Nederland thans vijf generaties werknemers:
Senioren (opgegroeid tussen 1940-1955)
Leiders (opgegroeid tussen 1955 - 1970)
Medioren (opgegroeid tussen 1970-1985)
Junioren (opgegroeid tussen 1985 en 2000)
Jeugd (opgegroeid na 2000)
De medioren zijn al meer gewend interactief te communiceren dan de senioren. De junioren hechten aan een open werksfeer, persoonlijke ontwikkeling en keuzevrijheid. En de jeugd wil onbeperkte informatie, neemt rationele beslissingen en denkt vrij en kritisch. Mensen uit al die verschillende generaties met bovendien uiteenlopende achtergronden moeten goed kunnen samenwerken.
Beheerde werkplek op maat
Ook de mate waarin mensen aan een locatie zijn gebonden, verschilt heel erg. De een is continu onderweg, de ander zit altijd op kantoor. Ook loopt de vaardigheid in het omgaan met ICT zeer uiteen. Microsoft 365 biedt alles wat medewerkers voor hun kantoorwerk nodig hebben in één oplossing. Op basis van deze dienst biedt KPN ondernemers een beheerde werkplek die altijd up-to-date is. “Wij helpen klanten om deze oplossing optimaal werkend te krijgen. Daarbij wordt rekening gehouden met hun specifieke situatie”, stelt Marieke Snoep.
De dienst is geschikt voor bedrijven van vijf tot vele duizenden werknemers. Zo hielp KPN de Nederlandse Spoorwegen (NS) bij de overstap naar de nieuwe werkplek. Alle NS-onderdelen waren daarbij betrokken met in totaal 20.000 werkplekken. Volgens Hessel Dikkers, CIO bij NS, heeft standaardisatie van de werkplekken naar één omgeving zijn bedrijf veel efficiencywinst opgeleverd. Voorheen waren er drie werkplekomgevingen. Bovendien is het vanuit een gestandaardiseerd platform veel gemakkelijker goed samen te werken. Daarnaast kunnen innovaties sneller worden doorgevoerd. NS koos voor KPN vanwege de visie op de werkplek. Bovendien kon KPN een toekomstbestendige architectuur bieden. Ten slotte speelde mee dat de nieuwe partner ervaring had met projecten van een vergelijkbare omvang.
Inventariseren werkstijlen
KPN beheert inmiddels rond de 150.000 werkplekken. Daarbij wordt gewerkt met vijf standaardprofielen van werknemers. Volgens Sanaa Drouk biedt Microsoft 365 zoveel mogelijkheden dat klanten niet altijd weten waar ze moeten beginnen. Daarom starten projecten met een inventarisatie van de werkstijlen. Op basis daarvan worden de best passende voorzieningen ingericht. Zo krijgt iedereen precies wat hij nodig heeft. Dit verhoogt de adoptie. KPN ondersteunt klanten ook met het omarmen van de nieuwe werkplek door medewerkers. Volgens Marieke Snoep worden projecten pas een succes als medewerkers begrijpen hoe ze in die nieuwe omgeving moeten werken.
De uitrol van werkplekken bij NS ging stap voor stap. Telkens wanneer een afdeling hiervoor aan de beurt was, kwam een adoptieteam van NS helpen. Op de achtergrond stond een team van KPN paraat om assistentie te verlenen als zaken niet konden worden opgelost. Deze werkwijze bespoedigde de uitrol.
Slim samenwerken
De moderne werkplek draait vooral om slim samenwerken. Volgens Marieke Snoep kan technologie daarin een grote rol spelen. Het kantoorpakket Office 365 komt tegenwoordig uit de cloud. Steeds meer organisaties gaan zo werken. Een stap verder gaat Microsoft 365 dat de hele werkplek omvat. Snoep: “Veel klanten zien dat als een kleine overstap. Maar er komt veel configuratiewerk bij kijken. Bovendien is het bijhouden van die omgeving geen sinecure.” Daarom neemt KPN als ‘managed partner’ graag die taken uit handen. Voor klanten is een ‘best practice’ ontwikkeld. KPN doet meer dan alleen configuratie, beheer, adoptie en ondersteuning.
Ook bij de voorbereiding van de overgang naar de cloud wordt assistentie verleend. Drouk: “We horen nog wel eens dat bedrijven die stap niet maken, omdat ze nog relatief veel legacy-applicaties (gedateerde softwareprogramma’s) in gebruik hebben.” Maar volgens haar is dat geen reden om niet naar de cloud te migreren. “We kunnen inmiddels ook legacy-applicaties ontsluiten via de cloud.”
30 procent besparing
Ook de veiligheid in de cloud kan een struikelblok zijn. Vaak ten onrechte, want volgens Snoep zit het met de security wel goed. Microsoft besteedt veel geld en middelen aan optimalisatie van de veiligheid in de cloud. Ook worden bedrijfskritische data onderscheiden van data die niet vitaal voor de organisatie zijn. Snoep: “Wanneer het systeem detecteert dat er opvallend veel bedrijfskritische data worden overgeheveld naar bijvoorbeeld een privé-mailaccount van een werknemer, gaat er een alarm af.” Niet alleen de hardware maar ook de data zelf worden beveiligd. Dit waarborgt de security vanaf de bron.
Hessel Dikkers (NS) denk dat de nieuwe werkplekken ongeveer 30 procent besparing hebben opgeleverd. Er wordt met name geprofiteerd van schaalvoordelen, minder investeringen in hardware, een up-to-date werkomgeving en verbeterde mogelijkheden tot samenwerking. Afdelingen en mensen die op verschillende locaties zitten, kunnen nu beter met elkaar werken. Iedereen gebruikt hetzelfde platform en dezelfde databronnen.
Marieke Snoep ziet NS als een treffend voorbeeld van een organisatie die dankzij de moderne werkplek als werkgever aantrekkelijker is geworden voor talentvol personeel.
Beeld en artikel zijn tot stand gekomen in commerciële samenwerking met FD Mediagroep Effect.
