Zo helpt IoT bij de veilige inzameling van vertrouwelijke documenten

Vertrouwelijke documenten gooi je niet zomaar in de prullenbak. Deze papieren moeten op een veilige, duurzame en efficiënte manier verwerkt worden. Reisswolf en KPN IoT hebben hiervoor een slimme papiercontainer ontwikkeld. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) heeft de primeur.

Het COA biedt opvang aan asielzoekers die naar Nederland komen. In dat proces gaan veel vertrouwelijke documenten om. De verwerking van deze papieren moet op professionele wijze en volgens strenge richtlijnen verlopen. Voor de inzameling van de documenten gebruikt het COA papiercontainers van Reisswolf. Dit bedrijf is gespecialiseerd in de opslag, vernietiging en digitalisering van vertrouwelijke documenten.

Containers op tijd legen

Reisswolf wisselt de papiercontainers tijdig om. Een gesloten systeem garandeert de vertrouwelijkheid van de documenten tijdens het transport. Binnen 24 uur worden de papieren vernietigd. Iedere stap in de verwerking van de documenten wordt vastgelegd. Het gehele proces voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Het is cruciaal dat de papiercontainers niet vol raken. Anders kan het bijvoorbeeld gebeuren dat vertrouwelijke documenten naast de container terechtkomen, of dat de werknemers ze in een gewone afvalbak gooien. Voorheen liepen de facilitair medewerkers van het COA vaste rondes om te inspecteren of de containers geleegd moesten worden. Dankzij een slim vulgraadmeetsysteem hoeft dat niet meer.

Martina Gasteovska, Strategisch Contractmanager bij het ministerie van Financiën, zegt hierover het volgende: “Het beschermen van informatie tegen kennisname en gebruik door onbevoegden is belangrijk voor de Rijksoverheid. Ook binnen de categorie Logistiek van het ministerie van Financiën zorgen wij ervoor dat de integriteit en vertrouwelijkheid van informatie gewaarborgd wordt. Het vulgraadsysteem van KPN en Reisswolf waarborgt de vertrouwelijkheid van de informatie tijdens het proces van inzamelen en verwerken van vertrouwelijk papier. Daarnaast is het systeem ook een duurzame oplossing. Met het vulgraadsysteem wordt namelijk een archiefcontainer pas geledigd als deze voldoende vol zit. Minder vervoersbewegingen zorgen voor minder risico op verlies van vertrouwelijke documenten én minder CO2 uitstoot.”                           

Hoe werkt de oplossing?

Een Internet of Things-oplossing monitort de vulgraad van de papiercontainers automatisch op afstand. De oplossing bestaat uit drie componenten: vulgraadsensoren in de containers, beacons die de locatie van de container doorgeven en een dashboard waarin alle data samenkomen. Bij een vooraf bepaalde vulgraad geven de containers een melding, zodat ze omgewisseld kunnen worden door Reisswolf.

Deze oplossing maakt niet alleen fysieke controles overbodig, maar draagt ook bij aan duurzaamheid: Reisswolf rijdt alleen als dat echt noodzakelijk is. Daarnaast meet het systeem de temperatuur in de container. “Als er brand uitbreekt in een container, dan zien we dat”, vertelt Erik van Dijk, facilitair manager bij het COA. “En we kunnen zien wanneer de container open is geweest. Dat vergroot de veiligheid.”

Het vulgraadmeetsysteem van Reisswolf en KPN IoT is zeer eenvoudig te implementeren (plug-and-play). Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze experts.

Neem contact op

Gerelateerde artikelen