We zitten steeds vaker in videocalls en inmiddels hebben we voor een groot deel de fijne kneepjes onder de knie. Maar zijn medewerkers zich voldoende bewust van de veiligheid? In dit artikel lees je hoe je veilig kunt videobellen en wat je moet doen om je data te beschermen en je privacy en die van je gesprekspartner te waarborgen.
Beeldbellen is mogelijk via veel apps zoals Teams, Zoom, WhatsApp, FaceTime, Webex, Hangouts Meets en Messenger. Met al deze videobel-apps zijn vanuit huis prima videogesprekken te houden. Maar voor zakelijk gebruik zijn ze niet allemaal even geschikt.
Veilig videobellen: dit is waar je op moet letten
De verschillen in veiligheid en privacybescherming tussen verschillende videobel-apps zijn groot. Bovendien verzamelt de ene app veel meer gegevens dan de andere. Ook moet je je afvragen hoe de informatiestroom verloopt en hoe de communicatie is beveiligd. Met de keuze van een geschikte app ben je er nog niet. Veilig beeldbellen vereist meer. Ook de privacy- en security-instellingen vragen aandacht.
Kies voor zakelijk gebruik alleen apps die beveiligd videobellen mogelijk maken. Thans zijn voldoende systemen beschikbaar die op dit gebied voldoende scoren. Voorbeelden van apps waarbij het verkeer onderweg is beveiligd, zijn FaceTime, Hangouts (Meets), Jitsi, Messenger, Signal, Skype, Talk, Teams, WhatsApp, Webex en Zoom.
Lees ook: Videobellen: veelgemaakte blunders voorkomen
Veiligheid voorop, kies voor betaalde beeldbel-apps
Probleem is dat alle apps op gebied van privacy en security sterke en zwakke punten hebben. Betaalde versies van apps zijn over het algemeen veiliger dan gratis apps. Bovendien bieden betaalde apps meestal ook meer (privacy)opties.
Bij vertrouwelijke gesprekken is een app nodig die end-to-end versleuteling ondersteunt. Belangrijk is dat die versleuteling standaard aanstaat. De aanbieder kan dan niet bij de inhoud van de conversatie. Het is al een hele vooruitgang als meetings standaard een wachtwoord hebben. Veilig online vergaderen kan als elke deelnemer een uniek nummer en een pincode gebruikt. Ook het verkeer onderweg moet zijn versleuteld. Een andere vereiste is dat de app geen gegevens (metadata) verwerkt over het gesprek, zoals wie met wie belt. Hoe minder gegevens de app verzamelt des te beter.
eBook: Het nieuwe kantoor
Download het gratis e-book waarin architect Casper Schwarz met 10 tips en voorbeelden laat zien hoe je elk kantoor om kunt toveren tot een bijzondere werkomgeving.
DownloadControleer je privacy instellingen
Wanneer je een app downloadt of een videocall accepteert vanuit de browser moet je alle instellingen voor security en privacy controleren. Zet zo veel mogelijk settings aan, zeker die voor encryptie. Beperk de rechten die je aan de leverancier verleent, met name als het gaat om het delen van informatie met derden.
Evenmin is het altijd nodig locatiegegevens en andere persoonlijke gegevens met vreemden te delen. Laat anderen geen opnames van gesprekken maken en gebruik overal waar mogelijk wachtwoorden.
Veilig beeldbellen begint met de mens
Niet alleen de techniek moet op orde zijn, ook menselijke aspecten spelen een rol. Een arts kan wel beveiligd videobellen, maar kan niet snel zien of de patiënt aan de andere kant van de lijn voldoende privacy heeft. Stuur het wachtwoord waarmee het gesprek wordt beveiligd niet in dezelfde mail als de uitnodiging voor het videocall. Doe dat via sms. En neem niets op zonder uitdrukkelijke toestemming van de deelnemers.
Let er ook op dat geen bedrijfsgeheimen in beeld komen. Dus geen post-its met wachtwoorden op de achtergrond. En wees ook voorzichtig met schermdeling. Voorkom dat anderen mails of browsertabs kunnen zien met privacygevoelige informatie.
