‘Ik hoor je wel, maar ik zie je niet.’ Kinderen die binnenstormen. Gesprekspartners die zichzelf in een echo horen. Het is slechts een kleine greep uit dingen die vaak misgaan tijdens het videobellen, vooral als mensen geen ervaren thuiswerkers zijn. In dit artikel leggen we uit wat de meestgemaakte fouten zijn bij het videovergaderen. En vooral: hoe je ze kunt voorkomen.
Een geslaagde videovergadering houden is geen hogere wiskunde, maar je moet wel even de finesses kennen. Bovendien is alle begin moeilijk. Wat opvalt: veel videobel-newbies begaan dezelfde blunders. Waarom zou je zelf door schade en schande wijs worden, als anderen het ei van Columbus al hebben gevonden? Daarom zetten wij voor beginnende videobellers de meestgemaakte fouten én de bijbehorende oplossingen op een rijtje.
Fout: slecht beeld door een trage of onstabiele internetverbinding
Weinig dingen zijn zó vervelend tijdens een videovergadering als stilstaand beeld en mensen die niet kunnen inloggen of om de haverklap wegvallen.
Oplossing: zorg voor een snelle en stabiele internetverbinding. Het makkelijkst is een internetkabel inpluggen. Lukt dat niet, zorg dan dat je een goed wifisignaal hebt (en test vooraf je snelheid via speedtest.net: ideaal is 10 Mbps of meer). Zorg bovendien dat niet te veel familieleden tegelijk aan het videobellen, streamen, gamen of netflixen zijn.
Fout: gestuntel tijdens het gesprek
Hoe voeg je deelnemers toe? En wat als ze niet tot je organisatie behoren? Wat is de maximale groepsgrootte? Hoeveel mensen kunnen er tegelijk in beeld komen? Hoe moet je de microfoon dempen of achtergrond blurren? Een groot deel van de fouten is te wijten aan gebrekkige kennis van de applicatie.
Oplossing: zorg dat je van tevoren de basics van jullie videobeltool kent.
Fout: je bent niet goed in beeld
Een verkeerde camerahoek leidt af en ziet er onprofessioneel uit.
Oplossing: zorg dat je webcam of externe camera op ooghoogte zit. Gebruik daarvoor een laptopstandaard of een stapel boeken. Voor smartphones en tablets is een statief de beste oplossing. Ben je aan het woord, kijk dan zo veel mogelijk in de camera.
Fout: je bent niet goed zichtbaar
Ben je niet goed te zien, dan vervalt de toegevoegde waarde van videobellen. Bovendien kunnen je gesprekspartners zich eraan ergeren.
Oplossing: zorg dat de kamer licht genoeg is, je geen fel raam of luxaflex achter je hebt en er geen storende schaduwen zichtbaar zijn.
Fout: je gesprekspartners worden afgeleid
Er zijn talloze redenen waarom je collega’s of klanten afgeleid kunnen zijn tijdens het gesprek, zoals rondrennende kinderen en blaffende honden. Ook kan je achtergrond de aandacht te veel vangen. Denk aan een drukke straat, een boekenkast of een poster.
Oplossing: met de meeste tools voor videovergaderen kun je de achtergrond blurren. Kan dit niet of vinden jouw gesprekspartners het niet prettig? Ga dan voor een muur of gordijn zitten óf neem zoveel mogelijk afleidende elementen weg uit beeld. Test liefst ook vooraf hoe het beeld eruitziet, veel webcams hebben bijvoorbeeld een bredere filmhoek dan je zou verwachten.
Fout: mensen horen zichzelf in een echo
Berucht in de telecommunicatie: mensen aan de andere kant van de lijn die zichzelf in een echo horen. Dit komt doorgaans doordat het geluid dat uit de speakers komt wordt doorgezet naar de microfoon.
Oplossing: gebruik oordopjes of een koptelefoon, zodat de stem van je gesprekspartners alleen in jouw oren komt en niet in de microfoon. Heeft je laptop een gecombineerde 3,5 mm audio-aansluiting voor input en output? Dan kun je de oordopjes van je telefoon gebruiken. Zo niet, dan kun je een headset overwegen (via de 3,5 mm audiojacks of USB). Waarom? Je hebt dan een microfoon dicht bij je mond, waardoor je gesprekspartners minder omgevingsgeluid horen.
Fout: te veel ruis verstoort het gesprek
Je microfoon niet dempen als iemand anders spreekt, zo wordt vaak beweerd, is de grootste zonde die je kunt begaan tijdens het videobellen. Ieder geluidje bij jou op de achtergrond – van een motor die langsrijdt tot een huisgenoot die een deur dichtdoet – leidt namelijk af. Klinkt bij meerdere mensen dit soort geluiden? Dan wordt het één grote kakofonie. Ook vervelend: een achtergrondgeluid kan ervoor zorgen dat het beeld onbedoeld naar jou verspringt.
Oplossing: demp de microfoon als je niet aan het woord bent door op het microfoonknopje te klikken. Overigens zeggen sommigen juist dat je de microfoon níet op mute moet zetten, aangezien het een natuurlijke dialoog en de inbreng van snelle ingevingen in de weg staat. Hoe dan ook: vanaf pak ‘m beet tien mensen is het sowieso altijd beter om te dempen.
Fout: je volgt het gesprek niet omdat je zit te multitasken
Je denkt dat je het prima kunt: tijdens het videobellen je appjes lezen, nu.nl checken of snel een mailtje beantwoorden. Toch zul je merken dat je het gesprek minder goed of zelfs helemaal niet kunt volgen.
De oplossing: in een face to face-gesprek laat je dit soort dingen achterwege, dus doe het in een videovergadering ook niet. Houd in het achterhoofd dat uit alle onderzoeken dezelfde conclusie volgt: mensen kunnen niet multitasken.
