Thuiswerken: de zes populairste tools voor online vergaderen

Tien jaar geleden was het nog ondenkbaar, maar dankzij tal van technologische innovaties is videoconferencing nu dusdanig gebruiksvriendelijk en betaalbaar dat íeder bedrijf het kan inpassen in de moderne werkplek. Door handige functionaliteiten zoals scherm delen, chat en automatisch dempen doet videoconferencing niet onder voor real-life vergaderen. Om onderstaande tools te gebruiken heb je slechts een laptop, tablet of smartphone nodig. Wees je er wel van bewust dat veiligheid en privacy niet bij al deze tools waterdicht zijn.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet is de verbeterde, zakelijke versie van het bekende Google Hangouts, dat een van de eerste gebruiksvriendelijke tools was om te videovergaderen via de browser. Deze Google-tool is vooral aantrekkelijk voor bedrijven die de zakelijke apps van Google G Suite gebruiken, zoals Gmail, Agenda en Drive. Hangouts Meet is namelijk inbegrepen in dit pakket en integreert naadloos met bijvoorbeeld Gmail en Calendar. Handig, want dan kun je onder andere rechtstreeks vanuit een agenda-afspraak of e-mailuitnodiging deelnemen aan de vergadering.

Met Google Hangouts Meet is een online vergadering in een paar klikken opgezet: kwestie van een vergadering instellen en de link delen. Teamleden of klanten hoeven geen account te hebben of iets te downloaden. Er zijn drie pakketten: Basic, Business en Enterprise, waarmee respectievelijk maximaal 100, 150 en 250 mensen kunnen deelnemen aan een meeting. Met Enterprise kun je bovendien livestreamen voor maximaal 100.000 mensen.

Microsoft Teams

Ook Microsoft Teams is voor veel bedrijven een voor de hand liggende optie om te videovergaderen, aangezien het onderdeel is van Office 365. Met Teams kun je niet alleen videoconferencen, maar ook chatten, bellen en samenwerken aan documenten. Allemaal binnen één geïntegreerde applicatie. 

Bij Teams kun je maximaal met 250 mensen vergaderen, van wie er vier tegelijk in beeld kunnen komen. Tijdens de vergadering kun je onder meer bestanden uitwisselen, het scherm delen en deelnemen aan één-op-één- en groepchats. Organiseer je een live gebeurtenis, dan kun je streamen naar maximaal 10.000 toeschouwers. Handig om te weten: Skype for Business is opgegaan in Microsoft Teams.

Cisco Webex

Webex is een dinosauriër onder de videoconferencing-tools: het bestaat al sinds 1995. In 2007 werd het overgenomen door hardwarefabrikant Cisco. De dienst bevat alle gebruikelijke videoconferencing-functionaliteiten, maar is vooral handig als je het wilt combineren met telefonisch vergaderen. Zo kun je VoIP-telefonie integreren, inbellen in meetings via een telefoonlijn en automatisch gebeld worden op de ingeplande tijd om een meeting te starten.

Webex heeft de prijzen de laatste paar jaar flink verlaagd. Naast een gratis pakket zijn er drie betaalde pakketten: Starter (tot 50 deelnemers aan een meeting), Plus (tot 100 deelnemers) en Business (tot 200 deelnemers).

Zoom

Zoom is een opvallend succes tussen de videoconferencing-tools van techgiganten als Google, Microsoft en Cisco. Bijzonder is dat je meetings kunt houden tot 1000 deelnemers (en tot 24 uur lang), van wie er 49 tegelijk op één scherm zichtbaar zijn.

Ook handig: schrijven en tekenen op slides en schermen, scherm delen door meerdere mensen tegelijk, een teamchat met functie om bestanden te delen, snel afspraken maken dankzij integraties met Gmail, Outlook en iCal én meetings lokaal of in de cloud opslaan (al dan niet tezamen met een doorzoekbaar transcript van de vergadering). Zoom heeft ook een gratis versie waarmee je maximaal 40 minuten met 100 mensen tegelijk kunt vergaderen. Zoom is onlangs in het nieuws geweest in verband met privacy en veiligheid van gebruikers.

BlueJeans Meetings

Misschien wat minder bekend, maar desalniettemin is BlueJeans Meetings aan een stormachtige opmars bezig. Allereerst: waar komt die naam vandaan? De oprichter wilde videoconferencing-software ‘zo comfortabel en casual maken als een blauwe spijkerbroek’. Onder de slogan ‘the meetings platform for the modern workplace’ kun je met BlueJeans Meetings met één keer klikken en via ieder device een vergadering opzetten. Alle video is in HD, de audio in Dolby Voice met noise cancellation van achtergrondgeluid.

BlueJeans Meetings is te integreren met conference room-hardwaresystemen en zakelijke applicaties zoals Microsoft Teams, Slack en Facebook Workplace. Verder beschik je over slimme productivity-tools, waaronder de belangrijkste discussiepunten vastleggen, actie-items toewijzen en snel de hoogtepunten van een vergadering opnieuw afspelen. Voor livestreams en grootschalige webinars heb je het aanvullende product BlueJeans Events nodig.

Slack

Slack, dat komt van Searchable Log of All Conversation and Knowledge, is dat niet een direct messaging-app? Zeker, óók. Het begon in 2013 als chat-applicatie, maar sinds 2016 kun je er tevens mee videobellen (en ondertussen je scherm delen).

Dat is natuurlijk vooral handig als je Slack veel gebruikt, zodat je niet steeds van applicatie hoeft te wisselen. Met de gratis versie kun je alleen één-op-één videobellen, bij de betaalde versie vergader je met maximaal vijftien personen.

Organiseer je binnenkort een brainstorm? Lees dan het artikel voor de beste online brainstormtools.