Waar moet je als manager op letten als plotseling veel medewerkers thuis gaan werken? Is thuiswerken een zegen of een vloek? Welke maatregelen zijn op korte termijn te nemen? Managers krijgen in deze tijd veel vragen op zich af. Hoe zorg je ervoor dat al die mensen die voorheen op kantoor hun werk deden nu ook op afstand goed blijven functioneren? Dit artikel geeft advies aan managers wier team thuiswerkt.
Vooral bedrijven die geen enkele ervaring met thuiswerken hebben zullen erg moeten wennen aan dit fenomeen. De overgang naar een andere werkomgeving is niet iets wat je bij decreet uitvaardigt waarbij je moet hopen dat alles goed gaat.
Een goede thuiswerkomgeving
Zo moet de IT-infrastructuur van het bedrijf geschikt zijn om grote aantallen medewerkers te kunnen laten thuiswerken. De servers dienen voldoende capaciteit te hebben, anders gaat het werken voor de thuiswerkers tergend langzaam. Ook de telecomverbinding van het bedrijf moet het aankunnen. Als verbindingen of systemen uitvallen, moet dit probleem snel worden hersteld.
Ook worden eisen gesteld aan de voorzieningen bij de mensen thuis. De desktop computer of laptop moet snel genoeg zijn om comfortabel te kunnen werken. Als met collega’s videovergaderingen nodig zijn, moet de pc het wel aankunnen. Ook randapparatuur als een printer en een koptelefoon zijn geen overbodige luxe. Zorg ervoor dat uw medewerkers ten minste over de juiste hard- en software beschikken.
Informatiepunt
Ook belangrijk is dat ze met de hard- en software weten om te gaan. Voor de meest prangende vragen over ‘tools’ en toegankelijkheid van belangrijke data moet snel één online informatiepunt worden opgericht. De hele organisatie moet op die centrale webpagina kunnen terugvallen. Als hele afdelingen of zelfs het totale bedrijf online gaat werken, komen nogal wat veranderingen af op de medewerkers. Maak een pool van managers die al ervaringen hebben met thuiswerken en stel daaruit een team samen dat de overgang naar werken op afstand in goede banen kan leiden.
Geef de teamleden directe verantwoordelijkheid. Niet senioriteit maar kennis en inzicht zijn belangrijk. Vragen zullen er zeker komen. Dan is het gemakkelijk als er een team klaarstaat dat raad weet. Dit team moet ook inventariseren welke uitdagingen er op hen afkomen en de pijnpunten inventariseren. Alles moet meteen worden gedocumenteerd. GitLab, een softwarebedrijf met 1100 medewerkers verspreid over 65 landen die allemaal ‘op afstand’ werken, heeft dat zo geregeld.
Interne communicatie
Uitvoerende assistenten die het eerste contact met de thuiswerkende medewerkers hebben, moeten hun ervaringen direct in documenten vastleggen. Ook moeten ze bijdragen aan de interne communicatie. Belangrijke veranderingen in het werkproces dienen meteen systematisch op een centrale plaats te worden vastgelegd. Dit vermindert de kans op verwarring en disfunctioneren. Versnippering moet worden tegengegaan en alles moet vindbaar zijn en blijven. Probeer daarom zo veel mogelijk te voorkomen dat elk team in zijn eigen koker gaat zitten.
Video-vergaderzaal:
Omdat medewerkers niet meer bij de koffieautomaat hun ervaringen kunnen uitwisselen, is het geen verkeerde gedachte per team een video-vergaderzaal in het leven te roepen. Medewerkers kunnen elkaar daar even informeel bijpraten. De een zit weer met andere problemen dan de ander.
Helpdeskondersteuning:
Bedrijven die succesvol zijn met thuiswerken, zorgen dat hun medewerkers heel makkelijk antwoord krijgen op hun vragen. Behalve via een online helpdesk moeten ze ook via email en telefoon worden ondersteund.
Beperkt aantal tools:
GitLab heeft ook de ervaring dat het aantal tools om als groep op afstand goed te kunnen functioneren heel beperkt moet worden gehouden. Een online kantoorpakket, een chat tool zoals Teams en een platform voor (video)vergaderen zijn voldoende.
Stap voor stap
Bedenk dat thuiswerk noodzaakt tot veranderingen. Niet iedereen wil of gaat daar meteen in mee. Meer dan ooit werken er in elke organisatie diverse generaties, met elk hun eigen specifieke behoeften en voorkeuren. Managers moeten beseffen dat die verandering in bedrijfscultuur niet vanzelf gaat en tijd nodig heeft. Sommige zaken moeten worden uitgeprobeerd en meerdere keren worden herhaald. Vaak zijn aanpassingen nodig. Wees open over wat werkt en wat niet werkt. En communiceer dat met alle medewerkers.
Om thuiswerken snel doorgevoerd te krijgen moet de leiding het goede voorbeeld geven. 'Lead by example': als het management vanuit huis gaat werken dan gaat de rest van de organisatie daar sneller in mee. Veel medewerkers nemen het gedrag van hun managers als referentie.
Let erop dat de nieuwe werkwijze niet ten koste gaat van de samenwerking. Belangrijk is dat medewerkers vertrouwen krijgen in de nieuwe werkwijze. De hele organisatie moet ervan overtuigd raken dat het zinvol is zo te werk te gaan.
