Succesvol thuiswerken? Verhoog direct de productiviteit met deze actiepunten

Wordt thuiswerken het nieuwe normaal? Dat is dé vraag die veel ondernemers bezig houdt. In een recent gepubliceerd rapport over Thuiswerken en de Coronacrisis van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) laat tussen de 55 en 70% van de thuiswerkers weten dat thuiswerken hen goed bevalt.

De voordelen van thuiswerken

Volgens het onderzoek hopen veel mensen dat thuiswerken ook na de corona crisis de nieuwe norm wordt. Bij voorkeur tussen de 1-3 dagen per week. Niet zo gek, want veel werknemers geven aan dat hun productiviteit tijdens het thuiswerken is toegenomen. Ook kunnen medewerkers zelf hun tijd indelen en bijvoorbeeld vaker gaan sporten of even een wandeling maken. Dat zorgt bij een deel van de mensen voor minder stress en een verbeterde gezondheid.

Werkgevers huiverig

Toch zijn werkgevers vaak nog huiverig als het gaat om thuiswerken. Veel ondernemers hebben het personeel liever om zich heen. Zo zie je wat er gebeurt en is het makkelijker om dingen af te stemmen, redeneert de baas. Uit een promotieonderzoek aan de Universiteit van Leiden kwam zelfs naar voren dat mensen die thuiswerken over het algemeen een lagere beoordeling krijgen dan collega’s die wèl regelmatig op kantoor werken.  

Thuiswerken bespaart de werkgever 1,6 miljard

Maar wie naar de data kijkt, realiseert zich dat dit vooral een gevoelskwestie is die niet opweegt tegen de financiële voordelen. Thuiswerken zou werkgevers op jaarbasis maar liefst 1,6 miljard euro kunnen besparen, rekende PWC onlangs uit. Denk daarbij aan de besparing op kantoorkosten, gas, elektriciteit en catering. Ook de werknemer bespaart, in totaal maar liefst 1,1 miljard euro. De energierekening thuis stijgt een klein beetje, maar dat weegt niet op tegen de fors lagere kosten voor woon-werkverkeer. Tel daar de voordelen voor ons klimaat nog bij op. Voor elke dag dat we extra vanuit huis werken wordt er 606 kiloton minder CO2 uitgestoten.

Wat kunt u doen als werkgever?

Thuiswerken biedt dus vooral voordelen, maar nadelen zijn er uiteraard ook. Medewerkers kunnen zich neerslachtig gaan voelen waardoor het verzuim stijgt. En als er niet goed wordt samengewerkt heeft dat een nadelig effect op het creatieve en innovatieve karakter van uw bedrijf. Hoe gaat u als werkgever met dit soort situaties om? En hoe zorgt u ervoor dat thuiswerken voor alle betrokkenen zo succesvol mogelijk verloopt? Een paar tips:

1. Maak samenwerken uw prioriteit

Thuiswerken kan leiden tot eenzaamheid en miscommunicatie. Dat zijn twee zaken die u als manager te allen tijde wilt voorkomen. Zorg daarom voor de momenten en gelegenheid om samen te werken. Plan bijvoorbeeld een vast teamoverleg in, liefst met een hele duidelijke doelstelling. Bijvoorbeeld een wekelijkse kick-off waarin iedereen vertelt waaraan hij of zij gaat werken. Of een performance meeting waarin jullie resultaten bespreken. Denk ook na met welk gevoel mensen zo’n meeting instappen en verlaten. Geeft het energie en positiviteit? Zet het dan door. Werkt het demotiverend of bespeurt u tegenzin? Cancel het overleg en bedenk iets anders.

Schep ook de gelegenheid om goed en eenvoudig samen te kunnen werken. Heeft elke medewerker thuis een goede, snelle internetverbinding? Hebben uw collega’s een online omgeving om met elkaar te bellen of bestanden in te delen? Bijvoorbeeld Microsoft Teams of zelfs een complete Werkplek oplossing? Een snelle laptop of goed werkende webcam? Laat de IT-manager een goede inventarisatie maken van de huidige stand van zaken en verbeter waar mogelijk. Uw medewerkers zullen u dankbaar zijn voor de tijd die ze aan hun echte werk kunnen besteden doordat u ze goed faciliteert.

2. Profiteer van de voordelen van thuiswerken

De meeste mensen in Nederland zijn blij met het feit dat ze meer mogen thuiswerken. Het betekent bijvoorbeeld dat ze heel gefocust aan een project kunnen werken, zonder gestoord te worden door collega’s of afspraken. Profiteer van deze focus op het echte werk door aan te sturen op meeting-vrije dagen. Regelmatig contact is belangrijk, maar een meeting-loze dag minstens net zo. Voorkom dat uw medewerkers elke dag van de week in losse calls belanden waardoor ze uit hun ‘flow’ raken. Benadruk dat het belangrijk is voor hun productiviteit om 1 of 2 dagen in de week géén afspraken in te plannen.

3. Focus op de output

Dit is hét moment om uw managementstijl te updaten. Focus niet op het aantal gewerkte uren door uw personeel, maar op de geleverde output en het resultaat. Thuiswerken betekent ook dat personeel tussendoor even naar de winkel loopt of voor een kind moet zorgen. Dat is niet erg, als aan het eind van de week het project maar met succes is afgerond.

Vraag uw medewerkers om hun plannen vooraf te presenteren en naast een duidelijke rolverdeling ook een planning bij te voegen. Wanneer het werk gebeurt maakt niet zoveel uit, als de deadline maar gehaald wordt. Vergeet niet om na afloop ook samen het succes te vieren.

Actielijst succesvol thuiswerken

●       Plan een vast overleg in met uw team met een duidelijk, positief doel

●       Check of iedereen over goed internet en snelle hardware beschikt

●       Regel een online omgeving (bijvoorbeeld Teams, Dropbox, Slack of een complete Werkplek oplossing) waarin u samenwerkt aan bestanden, berichten verstuurd en contact houdt

●       Zorg dat er ‘meetingvrije dagen’ zijn zodat medewerkers volle focus op hun echte werk kunnen hebben

●       Stuur op de output en het resultaat, niet op het aantal gewerkte uren

●       Laat medewerkers plannen en planningen presenteren van wat ze gaan doen

●       Deadlines zijn heilig

●       Vier samen altijd de afronding van een project