De overgang naar hybride werk waarbij medewerkers naast thuis ook een aantal dagen op kantoor werken, gaat niet vanzelf. Een succesvolle transitie vereist een grondige voorbereiding. KPN laat daarbij als voorloper in Nederland zien hoe je als ondernemer deze overgang het best laat verlopen.
Lisette Oosterbroek, executive vice president bij KPN Security, deelt graag de ervaringen die worden opgedaan bij de transitie naar hybride werken. De eerste lessen zijn nu al te trekken en één ding is zeker: Ondernemers die hun mensen een deel van de week thuis willen laten blijven werken, moeten niet denken dat alles wel automatisch op zijn pootjes komt te staan.
Gedeeltelijke terugkeer véél lastiger
De pandemie dwong ons over te schakelen van werken op kantoor naar werken op afstand. Dat lukte meestal prima. Zeker bij grotere organisaties die hun mensen snel van de juiste faciliteiten voorzagen, liep alles redelijk gesmeerd.
De transitie van thuiswerken naar een mix van bijvoorbeeld drie dagen thuis en twee dagen op kantoor is echter andere koek. Daar komt veel meer bij te kijken. Anders dan bij de ‘gedwongen’ transitie in de eerste dagen van de pandemie komt het in deze volgende fase aan op het kiezen van de juiste aanpak. Ook moeten strategische keuzes worden gemaakt. Hoe pak je dat aan?
eBook: Thuiswerkgids voor het mkb
Hoe blijf je als team goed en veilig samenwerken op afstand? Ontdek je rechten en plichten als werkgever in onze thuiswerkgids voor het mkb.
DownloadVijftig tinten grijs
Oosterbroek: “Vraag je af wat deze nieuwe werkwijze jouw organisatie gaat brengen. Je moet daar heel bewust over nadenken. Neem daar de tijd voor en zet het onderwerp op de agenda. Je moet met je mensen afspraken maken over de organisatie van het werk. Panklare, universele oplossingen ontbreken. Wat bij het ene bedrijf werkt, hoeft bij het andere niet ook te werken. Het is niet zwart-wit, er zijn wel vijftig tinten grijs.”
Als een bedrijf strategie en koers heeft vastgesteld, is het tijd om met de teams in gesprek te gaan. Vaak maken medewerkers deel uit van meerdere teams. Kies dan in ieder geval het team waar je het meest mee werkt.
Straks 7000 hybride KPN-medewerkers
Bijna alle kantoorwerkers van KPN werkten de afgelopen anderhalf jaar vanuit huis. Medio oktober gaan de kantoren weer open. Veel medewerkers zullen ten minste een dag per week op kantoor komen. Maar veelal niet op hun oude, vaste werkplek of verdieping.
Zo’n 7000 KPN’ers gaan hybride werken. “De meesten hebben een voorkeur voor zestig procent thuis en veertig procent op kantoor. Maar fifty/fifty werken kan ook. Daar zijn geen strikte regels voor. Bovendien hoeft de mix niet elke week gelijk te zijn.
Lees ook 'Hybride werken: hoe zorg je dat iedereen zicht betrokken voelt?'
Als team afspraken maken
Elk team moet afspraken maken over hoe, waar en wanneer teams gaan samenwerken. Belangrijk ook is dat men elkaar weer regelmatig fysiek gaat ontmoeten, want dat hebben veel mensen gemist.
Elk team gaat een Design Your Work(shop) doen om de nieuwe manier van werken vorm te geven. Het is de bedoeling het positieve van de afgelopen periode te behouden en van de nadelen afscheid te nemen. Elke medewerker wordt gevraagd naar de toekomst te kijken. Ieder moet ook aangeven wat hij of zij voor het team denkt te kunnen betekenen.”
De KPN’ers vallen in vier typen teams in te delen. De meesten behoren tot de ‘nomads’. Het maakt niet uit waar deze mensen werken, ze bepalen zelf waar en hoe ze dat doen. Daarnaast is er een groep flexers. Die zijn op bepaalde dagen met het hele team gezamenlijk aan het werk op hun eigen plek. Ze delen die plek met een ander team. De fixers en klantfixers krijgen als enige een vaste werkomgeving op kantoor. Ze hoeven deze fulltime werkomgeving niet meer te reserveren.
Uit je zorgen openlijk
Oosterbroek hamert erop dat ook ingewikkelde kwesties waar iedereen omheen pleegt te lopen, openlijk worden besproken. Managers moeten ook uiten waar ze buikpijn van krijgen, bijvoorbeeld de angst dat ze nooit meer hun mensen zien. “Leg zo veel mogelijk op tafel”, aldus Oosterbroek.
“Als managers de nieuwe manier van werken lastig vinden dan moeten ze dat duidelijk kenbaar maken.” De komende periode wordt er een van experimenteren, verbeteren en doen wat werkt. Na een jaar volgt een uitgebreide evaluatie. Wat niet werkt, wordt aangepast.
Data altijd boven meningen
KPN gelooft heilig in een datagedreven aanpak. Door zaken te meten ontstaat inzicht in wat wel en wat niet werkt. KPN heeft een raamwerk opgezet dat allerlei prestaties bijhoudt. Voor geïnteresseerde bedrijven is een OnePager beschikbaar die laat zien hoe je zo’n framework kunt opzetten.
Data en analytics zijn de beste leidraad bij het invullen van de nieuwe werkwijze. “Hecht meer belang aan harde gegevens dan aan meningen”, adviseert Oosterbroek. Belangrijk is ook dat bedrijven niet alleen data verzamelen, maar er ook in de praktijk naar handelen.
Duidelijkheid
Uitgangspunt is dat je doet wat werkt. Dan is het bedrijf blij en zijn de klanten blij. Om zo’n optimum te bereiken moet iedereen water bij de wijn doen. Vrijheid blijheid werkt niet altijd, je bent onderdeel van een breder geheel. Daarom moeten teams met elkaar kijken wat in de praktijk het beste werkt. Ieder dient verantwoordelijkheid te nemen. Het is ook cruciaal dat men vertrouwen in elkaar stelt. Deze aspecten worden nogal eens onderbelicht.
Daarnaast is een goede aansturing van bovenaf belangrijk, een kwestie van goed leiderschap. Als management moet je heel duidelijk zijn over de verwachtingen. Strategie, doelstellingen en individuele bijdragen aan het resultaat dienen glashelder te zijn.
Managers moeten vertrouwen hebben
Oosterbroek onderstreept ook het belang van ‘in control’ zijn. Als managers het gevoel hebben dat ze geen zicht hebben op de ontwikkelingen binnen hun teams dan kan het snel misgaan. Als de prestaties maar even een beetje tegenvallen ontstaat al gauw de neiging de schuld bij het thuiswerken te leggen. Scepsis onder het management is vermijdbaar door alle medewerkers transparant te laten zijn over hun bijdragen.
Qua IT vormt de transitie naar hybride werken overigens geen enkel beletsel. De digitalisering van de werkplek gaat sowieso heel hard. Het kost vooral grote ondernemingen weinig moeite hun werknemers thuis van de juiste tools te voorzien.
Minder personeelsgebrek
Het mkb is op dit gebied nog relatief achtergebleven. Terwijl hier juist voor kleinere bedrijven nog veel te winnen valt. Zeker nu het moeilijker wordt aan personeel te komen, is het van belang een aantrekkelijke werkgever te zijn. Dat kan bijvoorbeeld door meer regelruimte te bieden. Ook kleinere bedrijven zullen slimme manieren moeten vinden om medewerkers een deel van de tijd op afstand te laten werken.
Cruciaal is wel dat de mkb-ondernemer in hybride werken gelooft. De CEO moet openstaan voor nieuwe ideeën. Anders wordt het niks. Contacten met kleinere bedrijven leerden Oosterbroek dat de transitie naar hybride werken nog veel complexer is dan aanvankelijk aagenomen werd.
Het vinden van de juiste balans is bepaald niet gemakkelijk. Zelfs de beste strategie mislukt als die botst met de bedrijfscultuur. Elke mkb-ondernemer zal voor zichzelf moeten uitvinden wat het beste werkt. KPN wil hen graag op weg helpen. Download daarvoor de gratis leaflet met tips voor hybride meetings of de whitepaper over hybride werken. Liever iemand spreken? Maak direct een gratis terugbelafspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek.
