De wereld van beurzen en evenementen verandert snel. Virtuele conferenties en productlanceringen raakten na het uitbreken van de pandemie in een stroomversnelling. Terwijl het voorheen moeite kostte om organisatoren van de voordelen te overtuigen, was de digitale beurs ineens het enige alternatief.
Vooral IT-bedrijven gingen massaal over op online evenementen, variërend van korte webinars tot massale beurzen en conferenties die meerdere dagen duurden. De digitale versies van bijvoorbeeld Microsoft Ignite, Amazon re:Invent en IBM Think Digital bleken goed geoliede shows. In eigen land kregen The Digital Dutch 2020 en de Conferentie Nederland Digitaal van de bezoekers hoge waarderingen. Ook de virtuele editie van de CES, de grote techbeurs die normaliter in de gokstad Las Vegas wordt gehouden, kwam goed uit de startblokken. Met 90.000 bezoekers en een kleine 2.000 exposanten werd de CES 2021 in één klap het grootste digitale evenement in de tech-industrie.
Voordelen van digitale conferenties
Digitale vakbeurzen en productlanceringen bieden tal van voordelen, terwijl aan de nadelen zoals minder spontane ontmoetingen hard wordt gewerkt. Grootste voordeel van een online evenement is dat je niet meer hoeft te reizen en alles rustig vanachter je bureau kunt bijwonen. Vooral keynotes, presentaties en seminars zijn net zo goed, zo niet beter via de laptop of smartphone te volgen.
Je bespaart bovendien vliegtickets, hotel- en verblijfskosten. Het congresbezoek gaat ook efficiënter, met één muisklik ben je in een andere conferentiezaal. Zeker tijdens de fysieke CES in Las Vegas loop je dagelijks vele kilometers. De beurshallen liggen zeer verspreid, terwijl veel leveranciers hotelsuites gebruiken om klanten te ontmoeten.
Lees ook: Digitale transformatie, wat is dat eigenlijk?
Groter bereik: toegankelijk voor iedereen
De exposanten zijn doorgaans ook aanzienlijk goedkoper uit. CEO's hoeven niet de halve wereld over te vliegen om een half uur aan een rondetafelconferentie te mogen deelnemen. En het bereik is vaak veel groter. Een beurs als Microsoft Build trok in 2020 online 197.000 bezoekers tegen 6200 offline in 2019. Zo'n evenement wint ook aan inclusiviteit. Uit Afrika deden 6014 ontwikkelaars mee, terwijl het jaar daarvoor slechts 24 ontwikkelaars naar het fysieke dit evenement kwamen. Digitale beurzen zijn onbeperkt schaalbaar, terwijl fysieke beurzen al gauw lijden onder gebrek aan hotelkamers en taxi's.
Grootste nadeel is dat je niets kunt aanraken. Nieuwe producten zijn niet uit te proberen. Bovendien houd je minder snel leuke contacten aan zo'n beurs over. Je kunt elkaar digitaal niet goed in de ogen kijken. Ook mis je lichaamstaal, spontane gesprekken ontstaan zelden. Je raakt nu eenmaal niet in contact met de persoon die in de zaal naast je zit. Ook het bezoek aan stands verloopt anders.
Event software: plannen van interacties & zakelijke speeddates
Beursorganisatoren proberen die toevallige ontmoetingen, uitwisseling van ideeën en serendipiteit overigens wel te stimuleren. Je hebt al apps die je koppelen aan mensen die interessant voor je kunnen zijn. Ook in zakelijke speed dates wordt voorzien. Daarnaast is er software die na registratie suggesties geeft voor een zinvolle invulling van je congresdag. Als tussen alle presentaties en gemaakte afspraken tijd vrijvalt, krijg je een lijstje mogelijkheden.
De app denkt als het ware met je mee. Hoe meer data je aan het systeem hebt toevertrouwd, des te beter de aanbevelingen. En heb je een sessie gemist dan kan je die vaak later weer terugkijken. Zo zijn er platforms voor de planning en organisatie van digitale of hybride beurzen. Deze event software automatiseert alles, tot aan het beheer van de interacties tussen de beursgangers aan toe.
Toekomst is aan hybride beurzen
Qua beleving en ervaring weten online beurzen hun tekortkomingen steeds beter op te vangen. Amsterdam miste vorig jaar de KubeCon + CloudNativeCon, maar de Drag Queen Bingo kon gewoon virtueel doorgaan. Amsterdam RAI was perfect nagebouwd, alleen de rijen bij de biertap ontbraken.
De opkomst van digitale evenementen betekent niet dat de klassieke beurs zijn beste tijd heeft gehad. De toekomst is aan hybride evenementen, combinaties van fysieke en online beurzen. Kortom, het beste van twee werelden.
