Ondernemer op vakantie: Zo laat je je bedrijf met een gerust hart achter
Tip 1: Plan, delegeer en communiceer
Als jij op vakantie gaat, maar je onderneming loopt gewoon door, is goede personeelsbezetting heel erg belangrijk. Zorg voor vervanging en richt de vakantieplanning zo in dat er altijd iemand beschikbaar is voor belangrijke taken en klantcontact. ZZP'ers kunnen een collega-ZZP'er vragen om tijdelijk de rol over te nemen.
Maak je afwezigheid op tijd bekend. Vermeld je vakantie in je e-mailhandtekening bijvoorbeeld en pas je voicemail, Teams en (zakelijke) WhatsApp-status aan. Klanten bellen kan ook, of meld je vakantie in een overleg dat je sowieso al gepland hebt staan. Zet daarbij twee dagen voor je vakantie al je out-of-office reply aan. En laat ook in samenwerkingstools als Teams en Slack weten dat je weg bent. Ook niet onbelangrijk: vermeld altijd duidelijk bij wie mensen wél terecht kunnen.
En als laatste: zorg dat de laatste en eerste loodjes niet het zwaarst wegen. Plan ‘decompression time’ in vlak voor je vakantie: neem geen nieuwe klussen aan, durf ‘nee’ te zeggen en ga vooral acties afvinken. Plan ook de eerste dagen na je vakantie niet meteen vol, maar neem de ruimte voor een ‘zachte landing’.
Tip 2: Houd je bedrijf bereikbaar
Met het klassieke bordje ‘Wegens vakantie gesloten’ kom je niet meer weg. Bereikbaarheid is key voor je onderneming, ook als je op vakantie bent.
Het eerste waar je denkt is natuurlijk je out-of-office bericht. Dit is de uitgelezen kans om mensen van een automatisch antwoord te voorzien. Dat kan bijvoorbeeld door in het bericht te verwijzen naar een FAQ op je website, een contactformulier, of een helppagina waar mensen het antwoord op hun vraag kunnen vinden.
Een goede manier om jouw bedrijf ook telefonisch bereikbaar te houden is door
Dit betekent dat je oproepen naar je vaste nummer kunt ontvangen op je mobiele telefoon, waar ter wereld je ook bent. Dit geeft je de vrijheid om te reizen en toch bereikbaar te zijn, zonder dat je aan je bureau gekluisterd zit.
Het voordeel hiervan is dat je de flexibiliteit hebt om te kiezen wanneer en hoe je bereikbaar wilt zijn. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat oproepen naar je vaste nummer alleen op bepaalde tijden van de dag worden doorgeschakeld naar je mobiele telefoon. Of je kunt ervoor kiezen om oproepen buiten kantooruren direct naar voicemail te laten gaan.
Leestip:
Tip 3: Plan vooruit
Veel reguliere werkzaamheden kun je voor je vertrek al regelen. Werk vooruit, en laat vervolgens technologie voor je werken. Je kunt bijvoorbeeld tools gebruiken zoals Hootsuite of Buffer om al je social media posts vooruit te plannen. Zo blijft je online aanwezigheid behouden zonder dat je zelf constant actief hoeft te zijn.
Heb je een klantenservice? Overweeg dan een chatbot in te zetten om de meest voorkomende vragen van klanten te beantwoorden. Dit kan de druk op je team verminderen en zorgt ervoor dat klanten snel antwoorden krijgen, ook als je er niet bent. Door te automatiseren waar mogelijk, kun je je tijdens je vakantie echt loskoppelen en je concentreren op het opladen van je batterijen.
Tip 4: Denk aan security op reis
Alles veilig achtergelaten? Dat scheelt in de vakantiestress. Bescherming is belangrijk, zowel
Ook belangrijk: safety first geldt altijd, dus
Tip 5: Durf los te laten
Veel ondernemers voelen zich schuldig als ze op vakantie gaan: loop je geen klussen mis? Draait alles wel goed door? Rekenen klanten niet op je aanwezigheid? De uitdaging is om dat schuldgevoel los te laten. En vertrouwen te hebben in je team en je voorbereidende werk (zie stappen 1 t/m 4).
Wat ook helpt, is om vakantie júíst te zien als een manier om beter te worden in wat je doet. Als je echt kunt loskoppelen, kelderen je stresslevels namelijk en bereikt je creativiteit grote hoogten. En een andere omgeving inspireert je en geeft je nieuwe inzichten. Frame je vakantie daarom als een tool om beter te worden in je werk. Daar wordt uiteindelijk iedereen beter van: je klanten, je medewerkers én jijzelf.
