Werknemers hebben hybride werken massaal omarmd. Maar liefst 90 procent heeft een goede balans gevonden tussen thuiswerken en op kantoor zitten. Maar er is wel veel ruimte voor verbetering. Hybride vergaderingen verlopen nog niet vlekkeloos, zij het dat er wel veel vertrouwen is in de techniek. Het samenwerken tussen collega’s die deels thuis en deels op kantoor werken gaat over het algemeen goed. Toch wordt échte verbinding gemist.
Dit zijn de voornaamste conclusies uit de eerste Monitor Hybride Werken van KPN, uitgevoerd door Blauw Research onder 1000 werknemers van bedrijven met ten minste 10 fulltime personeelsleden. Allen werken wekelijks minimaal 1 dag op kantoor en minimaal 1 dag thuis of ergens anders op afstand. De meeste respondenten werken 2 dagen op kantoor en 2 dagen elders. Vooral werknemers van grote organisaties zitten vaak buiten hun bedrijfsvestiging. In het mkb verloopt de verandering trager.
Flexibiliteit
Het onderzoek levert tal van inzichten op over de transitie naar hybride werken die vanaf afgelopen september is ingezet. Deze nieuwe werkwijze wordt bepaald niet slecht ervaren. Zoals te verwachten was willen medewerkers het liefst zelf hun kantoordagen bepalen, flexibiliteit wordt erg gewaardeerd.
Maar driekwart vindt dat de werkgever hen mag verplichten om op bepaalde dagen op kantoor aanwezig te zijn. Als dat in overleg gebeurt wordt dat redelijk gevonden. Mkb’ers staan zelfs nog wat meer open voor afspraken over een minimum aantal dagen dan werknemers van grote bedrijven. Opmerkelijk is dat in het mkb vaker wantrouwen vanuit de leidinggevende wordt gevoeld. 32 procent heeft het gevoel dat hun chef minder vertrouwen heeft in hun werk(resultaten) wanneer zij thuiswerken. Binnen grotere bedrijven ligt dit op 21 procent.
Whitepaper: Hybride werken écht laten werken
Thuis- en flexwerken laten we inmiddels prima werken. Nu is het tijd voor de volgende stap: hybride werken. Hoe pak je dat aan?
DownloadTolerant richting collega’s
Het hybride samenwerken leverde tot nog toe wisselende ervaringen op. Over het algemeen zijn werknemers erg tolerant richting collega’s die een deel van de werkweek vanuit huis werken. Zo vindt 80 procent het geen probleem als een collega online bij een meeting aanwezig is wanneer deze anders uitsluitend voor 1 fysieke meeting naar kantoor zou moeten komen. Daarnaast vindt 62 procent het geen probleem als een collega een afspraak vanuit de auto bijwoont.
Minder tolerant zijn werknemers als peuters en kleuters het werk verstoren. 55 procent vindt dat kleine kinderen van collega’s tijdens thuiswerkdagen naar de crèche moeten. Het coalitieakkoord voor vergoeding van kinderopvang tot 95 procent voor werkende ouders komt als geroepen. Ouders betalen straks alleen nog een kleine eigen bijdrage.
Behoefte aan afspraken
Een andere bron van ergernis zijn collega’s die op kantoor gesprekken voeren via online videotools. Ruim de helft (55 procent) stoort zich vaak aan dit lawaai. 43 procent vindt het onaanvaardbaar als een collega een privéafspraak maakt op een kantoordag en daardoor later op het werk verschijnt. Tweederde van de werknemers heeft behoefte aan afspraken rondom hybride werken. Het valt op dat deze groep ook relatief vaak een verbod wenst op privéafspraken tijdens kantoordagen.
Afspraken zorgen ervoor dat collega’s elkaar beter weten te vinden omdat duidelijk is wie wanneer op kantoor zit. Ruim driekwart van de werknemers ziet hierdoor de samenwerking verbeteren. Bovendien zorgt de mogelijkheid om fysiek bij elkaar te komen voor meer voordelen. Er ontstaat meer creativiteit en ruimte voor spontane overleggen. De lijnen tussen collega’s worden korter en persoonlijk contact wordt beter. Als afspraken niet leiden tot betere samenwerking komt dat meestal omdat de gemaakte afspraken zijn gericht op spreiding van werknemers op kantoor. Hierdoor zit niet iedereen op hetzelfde moment op kantoor, terwijl daar juist behoefte aan is. 1 op de 5 werknemers wil inzicht hebben in de werklocatie van collega’s. Voor tweederde is dit al duidelijk.
Thuis en op kantoor nog veel te regelen
Kortom, er valt vaak nog wel het een en ander te regelen. Hoewel veel mensen al bijna 2 jaar vanuit huis werken, zijn veel thuiswerkplekken allerminst ideaal ingericht. Bij 70 procent ontbreekt er wat. Een kwart heeft geen (verstelbaar) bureau, eenzelfde deel mist een extra beeldscherm. 24 procent heeft geen aparte ruimte in huis waar goed valt te werken en ongeveer eenzelfde percentage mist een bureaustoel. 18 procent heeft geen behoorlijke wifi. 1 op de 6 moet het doen met een trage internetverbinding.
Ook op kantoor zijn vaak nog aanpassingen nodig. De meeste behoefte bestaat aan (meer) stille werkruimtes gevolgd door individuele belruimtes en ruimtes die geschikt zijn voor videobellen of telefonische vergaderingen. Hoog op de verlanglijst staat ook betere apparatuur voor videovergaderen. En dat is geen overbodige luxe, want uit het onderzoek blijkt dat enorm veel online vergaderd wordt in ons land. Bijna de helft van de werknemers vergadert dagelijks of meerdere keren per week ‘hybride’. Slechts 12 procent doet dit nooit. Al die vergaderingen waaraan een deel online deelneemt verlopen lang niet altijd vlekkeloos.
Infrastructuur vaak niet op orde
Een veelgehoorde klacht is over de internetverbinding. Dat kan komen omdat thuis de wifi niet op orde is, maar ook omdat op kantoor zoveel videovergaderingen tegelijk worden gehouden en zware bestanden worden uitgewisseld, dat de breedband onvoldoende is. 63 procent ziet hierdoor hybride vergaderingen rommelig en onrustig verlopen. Een punt van aandacht dus. Een ander probleem is de bediening van videoapparatuur in vergaderzalen. 47 procent vindt het ingewikkeld om die aan de praat te krijgen, vaak weet niemand hoe het echt werkt. 43 procent mist de faciliteiten om met een groep in 1 ruimte online te vergaderen met collega’s die thuiswerken. 40 procent is er bij het inbellen in meetings bang voor dat de techniek faalt.
Marieke Snoep, directeur zakelijke markt, vindt deze cijfers verontrustend. “We hadden gedacht dat veel bedrijven hun infrastructuur op kantoor, maar ook bij de werknemer thuis inmiddels op orde zouden hebben.” Snoep, tevens lid raad van bestuur van KPN, concludeert dat structurele veranderingen nodig zijn zowel thuis als op kantoor. “Het succes van hybride werken valt of staat met de infrastructuur.”
Iedereen bij vergadering betrekken
Verder is het behoorlijke uitdaging alle collega’s goed bij zo’n hybride vergadering te betrekken. Twee derde voelt zich minder betrokken wanneer zij online aanwezig zijn, terwijl de rest van de deelnemers op kantoor vergadert. Maar de situatie kan snel verbeteren. Liefst 91 procent van de werknemers heeft vertrouwen in de techniek. Die gaat ervoor zorgen dat hybride vergaderen gemakkelijker wordt. De meeste potentie zit in slimme vergaderzalen. In zulke zalen zit iedereen als het ware in dezelfde ruimte, via een scherm aan de wand of fysiek. Met sensoren wordt de spreker gevolgd, zodat alleen degene die het woord heeft aandacht krijgt.
Snoep roept werkgevers en werknemers op vooral met elkaar in gesprek te gaan. De eerste Monitor Hybride Werken laat immers zien dat er nog voldoende ruimte is voor verbetering. “Blijf in contact over wat werkt en wat niet en pas het aan”, zo besluit ze.
