‘Schiet jij even een Teams-afspraak in?’ Een overbekende vraag sinds we massaal hybride werken. Videobellen of vergaderen? Dan klikken we het paarse logootje aan. Maar weten we als werkgevers en werknemers eigenlijk wel dat er nog veel meer mogelijk is met het Microsoft-platform? ‘Alles komt hier bij elkaar, dat is de kracht van Teams.’
Zelf zag Michel Bouman al vroeg de mogelijkheden die Teams bood om zijn werk makkelijker en efficiënter te maken. “Als vader van vier kinderen is tijd waardevol voor mij. Ik ben mijn hele leven al geïnteresseerd in technologie en hoe je daar het maximale uit kunt halen. Hoe kan ik technische tools gebruiken om mijn leven efficiënter te maken? Of het nou om een telefoon gaat of om een platform om op samen te werken.”
Als Territory Channel Manager Modern Work helpt Michel grote en MKB-ondernemingen met hun digitale transformatie om hybride werken te faciliteren. Zijn focus ligt daarbij op Teams, waar hij samen met collega Jeroen Jansen de succesvolle podcast Teams Talk over maakt. Hij is al sinds de lancering in 2017 betrokken bij het platform dat door corona het aantal gebruikers door het plafond zag gaan. Wereldwijd werkten afgelopen najaar 115 miljoen mensen dagelijks met Teams, vier keer zo veel als een half jaar daarvoor.
Whitepaper: Hybride werken écht laten werken
Na 2 jaar volledig thuiswerken, zet Nederland nu een volgende stap: naar het hybride werken. Hoe laat je dat écht werken?
DownloadSteeds meer werknemers en bedrijven gebruiken Teams. Maar zijn ze het ook ánders gaan gebruiken het afgelopen jaar?
Michel Bouman: “Ik merk dat mensen Teams meer als een platform zien, en niet alleen als tool om mee te videobellen of te vergaderen. Er bestaat een grote behoefte aan samenwerken. Op alle fronten: werken aan documenten, het verzinnen van ideeën en uitvoeren van projecten. In Teams kan dat allemaal: je kunt live praten met collega’s, chatten, gezamenlijk documenten beheren en je vertrouwde applicaties gebruiken. Als je optimaal van Teams gebruikmaakt, kan je dat 8 uur per week besparen.”
Maar er zijn nog altijd veel ondernemingen en medewerkers die dat niet heel scherp hebben.
Wat maakt Teams zo bijzonder als je het vergelijkt met andere collaboration-platforms en tools?
“Het unieke van Teams is dat het een omgeving is waarin alles bij elkaar komt. Videobellen, chat, de mogelijkheid om samen te werken in interne én externe channels. En een heel belangrijke is het gebruik van applicaties. Externe applicaties, neem Salesforce, gebruik je gewoon in de Teams-omgeving. Daar hoef je dus niet voor te switchen naar je browser. Maar je kunt ook applicaties gebruiken die je zelf ontwikkelt op het Microsoft Power-platform. Daarvoor hoef je geen codeerkennis te hebben. Je gebruikt zo’n applicatie bijvoorbeeld als tool voor reiskostendeclaraties, om data mee inzichtelijk te maken of om chatbots in elkaar te zetten. En dan heb je ook nog de mogelijkheid om volledig zelf applicaties te ontwikkelen.”
“Doordat je werk zich concentreert op één platform, is het ook makkelijker om het los te laten wanneer dat nodig is. Mijn collega’s en ik gebruiken geen consumenten-chat-apps meer, maar chatten alleen nog via onze groeps-chat in Teams. Dat is niet alleen fijn vanuit het oogpunt van veiligheid, maar ook wat betreft welzijn. Chats in Teams kan ik ’s avonds op stil zetten, terwijl mijn privéappjes gewoon blijven binnenkomen. Op deze manier bescherm je je bedrijfsdata ook beter. Ik ken genoeg verhalen over groeps-chats in consumenten-apps waarin offertes heen en weer worden gestuurd. En dan verlaat iemand het bedrijf, maar blijft toch lid van de groep, zodat je gegevens eigenlijk op straat liggen.”
“Sowieso is een breed gebruik van Teams en Microsoft365 goed voor je security. MS365 brengt het beste van teamwerk en security naar één oplossing. Natuurlijk kun je alle tools los bij verschillende aanbieders kopen, maar het gezamenlijk ontsluiten van die oplossingen wordt er dan niet makkelijker op. Alle belangrijke diensten die je nodig hebt, van productiviteit tot antivirus tot cloud app security, zitten bij MS365 allemaal in één oplossing.”
Vanuit IT-perspectief is het belangrijk dat je beheer en governance helemaal in eigen hand hebt. Geen accounts all over the place; je werkt alleen in je Azure Active Directory, daar beheer je je gebruikers. Je bepaalt zelf wie een team mag aanmaken, wat er gebeurt met data als een team niet meer bestaat en of er externen bij je data mogen. Je houdt veel meer controle dus, en daarmee voorkom je zaken als datalekken.”
Het afgelopen jaar hebben jullie voor Teams meer dan 100 nieuwe features ontwikkeld. Kun je enkele opvallende noemen?
“Toen we in maart 2020 massaal thuis gingen werken, zijn we bij Microsoft eerst gaan kijken welke features voorrang moesten krijgen. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om 49 videostreams in één keer te zien. Uit onderzoek bleek echter dat je hersenen hier na 20 minuten al oververmoeid van raken. Daarom brachten we toen ook Together Mode uit, waarbij we zien dat de impact op je hersenen een stuk minder groot is.”
“Andere mooie nieuwe features zijn bijvoorbeeld meeting-samenvattingen en het mogelijk maken van professionele webinars tot 1.000 mensen, naast de bestaande live events. Ook interessant: je presenter notes in Powerpoint zien wanneer je presenteert en de mogelijkheid om jezelf voor je presentatie af te beelden. Dat zijn wat meer recentere aankondigingen waar veel vraag naar was.”
“Met de zogenaamde meeting extensibility in onze API’s wordt het ook voor ontwikkelaars mogelijk om apps rechtstreeks in je meeting terecht te laten komen. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van je meeting-agenda, het volgen van een sales-script of het lanceren van hele sales pitches rechtstreeks in je meeting-scherm.”
Zie je de betekenis van Teams voor bedrijven de komende tijd nog groeien?
“Zeker. Teams wordt nog meer de hub voor teamwerk dan het al was. Met de recente aankondiging van Microsoft Viva brengen we ook een experience-platform in Teams. Hierin komen onder meer een volledig leerplatform (Viva Learning) en bedrijfs- en persoonlijke inzichten rond productiviteit en welzijn (Viva Insights). Je zult ook meer en meer integraties met apps en met ons Power Platform zien. Samen met een hogere efficiency en productiviteit, betere vindbaarheid van bestanden én alle connectiemogelijkheden, maakt dat Teams dé hub om in samen te werken.”
