Leidinggeven op afstand: dat is geen sinecure. Managers die hybride teams onder zich hebben, worden zwaarder belast. De aansturing wordt beslist lastiger als medewerkers thuiswerken combineren met een aantal dagen op kantoor. Zeker als binnen die groep ook nog eens wordt afgeweken van vaste werkpatronen, kun je je lol op.
Een extra complicatie is dat sommige medewerkers in verschillende teams zitten, elk met een eigen hoofdverantwoordelijke. Het inpassen van externen kan daar nog bij komen. Kortom: genoeg uitdagingen in de komende periode waarin we weer een deel van de werkweek op kantoor gaan doorbrengen. Organisatorisch is het gemakkelijker wanneer iedereen thuis of op afstand werkt. Als werklocaties flexibel kunnen worden gekozen, krijgt het management het een stuk moeilijker.
Tips voor leidinggeven aan hybride teams
Hier een aantal tips waar je bij het leidinggeven op afstand aan moet denken. Veel komt aan op het bevorderen van motivatie, goed luisteren, helder communiceren, het scheppen van vertrouwen en het maken van duidelijke afspraken.
Tip 1. Leg je oor te luisteren
Als je fysiek bij elkaar zit, zie je snel hoe het met iedereen is gesteld. Anders wordt het wanneer mensen meer vanuit huis werken. Tijdens Teams-overleg kan een medewerker die problemen heeft nog wel een uurtje de schijn ophouden dat alles prima gaat. Zeker in groepsgesprekken bedenken mensen zich twee keer voordat ze persoonlijke frustraties uiten.
Enquêtes of andere schriftelijke peilingen brengen de waarheid zelden naar boven. Als manager moet je tijdens het leidinggeven op afstand een extra antenne hebben voor wat er bij mensen leeft. Maak af en toe een babbeltje in de virtuele pauzehoek. Persoonlijke interactie werkt het beste.
Tip 2. Thuiswerken en motivatie
Onderzoek toont aan dat teams die sterk gemotiveerd zijn en goed presteren, zich psychologisch veilig voelen. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze vrijuit kunnen praten. Ze moeten om hulp kunnen vragen en ideeën kunnen spuien zonder dat dit vervelende repercussies heeft. Zeker als mensen op afstand werken, is dit belangrijk.
Tip 3. Verdiep je in de mens
Stel vragen. Verdiep je ook in iemands persoonlijke leefomstandigheden buiten het werk. Als je bijvoorbeeld weet dat een medewerker thuis een ziek kind heeft, is het goed daar rekening mee te houden.
Stel je ook kwetsbaar op. Deel eigen ervaringen en moedig je mensen aan hetzelfde te doen. Het is ook belangrijk om teams een gevoel van collectieve verantwoordelijkheid mee te geven. Vraag mensen naar hun mening. Hoe zien jullie dat? Wat kunnen we nog beter doen?
Whitepaper: Hybride werken écht laten werken
Na 2 jaar volledig thuiswerken, zet Nederland nu een volgende stap: naar het hybride werken. Hoe laat je dat écht werken?
DownloadTip 4. Laat mensen hun nek uitsteken
Werknemers raken meer betrokken als ze de ruimte krijgen nieuwe ideeën uit te proberen. Af en toe moeten ze ook wat kunnen experimenteren. Dat verhoogt de motivatie. Moedig mensen daarom aan wat risico te nemen. Als niemand iets durft te ondernemen, krijg je de dood in de pot.
Tip 5. Vertrouw je medewerkers
Veel traditioneel ingestelde managers worden onrustig als ze hun mensen niet meer zien. Ze vragen zich voortdurend af of al die thuiswerkers wel echt aan het werk zijn. Zitten ze niet stilletjes op Zalando de laatste schoenencollecties te checken? Sommige bazen overwegen de aanschaf van software die medewerkers op afstand kan volgen. Zulke programma’s checken bijvoorbeeld het aantal toetsaanslagen of de tijd dat iemand achter een scherm zit.
Maar monitoring is niet zaligmakend. Mensen kunnen deze software ‘misleiden’. Het ergste is als ze zich meer inspannen om deze monitoring op het verkeerde been te zetten dan gewoon hun werk te doen. Uit onderzoek blijkt ook dat te stringente monitoring mensen angstig kan maken. Ook burn-outs liggen op de loer.
Tip 6. Neem onderlinge twijfels weg
Niet alleen managers kunnen twijfels hebben aan de werklust van hun mensen, ook collega’s onderling plegen elkaar te wantrouwen. Ook al zijn de productiviteitscijfers goed, toch denken mensen vaak dat ze harder werken dan anderen. Zeker als je niet met elkaar in één fysieke ruimte zit, kan dat gevoel ontstaan.
Er bestaat zelfs software die regelmatig automatisch van werknemers een webcam-shot neemt en die deelt met collega’s. Het succes hiervan in Amerika geeft wel aan hoe belangrijk het is dat managers niet alleen zelf hun mensen vertrouwen, maar ook het onderlinge vertrouwen bevorderen.
Tip 7. Wees duidelijk over je verwachtingen
Wees duidelijk over wat je als manager van je mensen verwacht. Zeker als mensen deels thuis deels op kantoor werken, is het even wennen. Hoe alles in de praktijk uitpakt, laat zich nog bezien. Houd niet te lang vast aan patronen die niet werken. Geef gewoon toe als je het even ook niet weet.
De komende tijd zullen managers en hun afdelingen ingespeeld moeten raken op de nieuwe situatie. Dat is niet alleen voor het kader lastig maar ook voor de werkvloer. Zorg daarom dat je goed bereikbaar bent voor vragen en problemen.
Tip 8. Maak goede afspraken
Meer nog dan bij het volledig werken op kantoor zijn bij hybride werken goede afspraken nodig. Het is een heel gepuzzel om teams in de nieuwe situatie goed op de rails te krijgen. Zonder heldere afspraken gaat het al gauw mis. Zorg ervoor dat iedereen precies weet wat de afspraken zijn. En let er op dat die afspraken consequent worden nageleefd.
Communiceer goed met je mensen. Maar denk er ook aan dat medewerkers onderling goed communiceren. In veel bedrijven is dat een zwak punt. Minstens zo belangrijk is de communicatie met de klant. Die mag zeker niet lijden onder de transitie naar hybride werken!
