Kantoor vereist straks meer video-vergaderruimtes

Plotseling dwong Covid-19 overal ter wereld medewerkers thuis te gaan werken. Deze verandering is voor een deel blijvend. De toekomst is aan het hybride werken waarbij sommige collega's op afstand werken en de rest op kantoor. Dit vereist kleinere én slimmer ingerichte kantoren. Meer ruimtes moeten beschikbaar komen voor Teams vergaderingen. Ook om even rustig met klanten te kunnen videobellen zijn geschikte werkruimtes nodig.

Daar ontbreekt het vaak aan. De huidige kantoortuinen zijn allerminst geschikt voor videovergaderen. Bij de inrichting van deze grote zalen is destijds niet rekening gehouden met een personeelsbestand dat beurtelings thuis en op kantoor werkt.  

Gebrek aan faciliteiten voor Teams overleg

Niet alleen is er een gebrek aan middelgrote vergaderzalen, ook zijn er weinig kleine ruimtes die zich lenen voor videoconferenties. Gevolg is dat groepen zich minder goed kunnen concentreren, snel afgeleid zijn en meer tijd nodig hebben om tot resultaten te komen.

Dit is fnuikend voor de productiviteit, creativiteit en arbeidsvreugde. Ook thuiswerkers hebben er last van als hun collega's op het werk door het vele achtergrondlawaai moeite hebben met de verstaanbaarheid. 

Kantoorruimte slimmer inrichten

Hybride werken betekent dus een uitdaging voor verhuurders van kantoorpanden. Hoe zorg je ervoor dat deze kantoren geschikt zijn voor het 'volgende normaal'. Zijn er mogelijkheden de kantoorruimte anders in te richten? En wat kunnen huurders zelf doen om betere faciliteiten voor videovergaderingen te creëren?

Tools en technologie om beter in groepen te werken zijn volop beschikbaar. Mede door de pandemie zijn de weerstanden tegen online vergaderen verdwenen. De werknemers zien er de voordelen van in, terwijl ook hun bazen begrijpen dat niet iedereen centraal op kantoor hoeft te zitten om goed als groep te kunnen functioneren. Door gebruik van headsets met ruisonderdrukking en andere intelligente akoestische oplossingen en video soundbars kunnen bestaande werkplekken al heel wat worden verbeterd.

Lees ook: Wat wordt de functie van kantoor na corona?

Huddle room voor ad-hoc overleg

Toch zal plaats vrij moeten worden gemaakt voor huddle rooms voor ad-hoc overleg, kleine videovergaderruimtes voor groepen van 3 tot 6 deelnemers, middelgrote ruimtes voor meer dan 6 deelnemers en echte conferentiezalen voor plenaire videovergaderingen. Er bestaat niet zoiets als ‘one size fits all'.

Organisaties van enige omvang kennen meestal wel een grote vergaderzaal. Ook hebben ze wel wat aparte ruimtes. Maar juist aan die huddle rooms waar je even voor kort overleg samenkomt, is vaak gebrek. Meer dan in het verleden komt het namelijk aan op flexibiliteit, innovatie en teamwork.

Millennials eisen verandering: vraag naar huddle rooms

De hedendaagse bedrijfscultuur vraagt om veel overleg. Besluiten worden in groepen genomen. De tijd is voorbij dat de chef 's ochtends vertelde wat er allemaal moest gebeuren waarna iedereen tot vijf uur aan het werk ging. Millennials zijn gewend in korte sprints te werken en regelmatig samen te komen om de voortgang van het werk te bespreken. De solitaire kantoorwerker die de hele dag achter zijn scherm zit gedoken, bestaat niet meer.

Behalve dat deze huddle rooms kleiner zijn, verschillen deze ruimtes door een minder formeel karakter. Het gebruik van grote vergaderzalen vereist vaak een reservering of boeking vooraf. Huddle rooms zijn daarentegen meer geschikt voor last minute gebruik. Behalve voor kleinere, geplande meetings kan je die ruimtes ook gebruiken voor spontaan overleg of ongeplande vergadersessies. Facility management hoeft daar niet aan te pas te komen.  

Benut vloeroppervlakte beter

Kleinere ruimtes die leeg staan en niet door iemand speciaal worden gebruikt, kunnen als huddle room worden gebruikt. Kijk ook of er in je kantoorgebouw ‘vergeten’ ruimtes zijn die een herbestemming kunnen krijgen. Alle vertrekken en ook open ruimtes komen in aanmerking mits je je daar als groep even rustig kunt terugtrekken.

Door meerdere huddles voor kleinere werksessies en videovergaderingen te bieden gebruik je de grotere vergaderruimtes ook efficiënter. Waarom zou je een zaal voor 15 mensen bezet houden met 5 mensen als het ook kleiner kan? Juist in zo'n kleinere ruimte gedijen samenwerking en communicatie het beste. Je voelt je meer betrokken met elkaar. Ook de virtuele deelnemers krijgen dan meer een groepsgevoel.

Lees ook: Hoe ziet ons kantoor er straks na corona uit?

Kosten huddle room: inrichting kan goedkoop

De inrichting van zo'n huddle room hoeft geen fortuin te kosten. De monitors, webcams, videobars en room-systemen voor deze vertrekken zijn lang niet zo duur als de apparatuur voor grotere conferentiezalen.  

Behalve wat stoelen heb je een tafeltje nodig waar enkele laptops op passen. Het kan ook geen kwaad om even de toekomstige gebruikers te vragen welke wensen zij hebben. Denk ook goed na over de vraag hoeveel mensen de ruimte doorgaans zullen gebruiken. Zijn het er drie of zes?

Verlichting en akoestiek

Ook de verlichting is belangrijk. Want de 'kijkers thuis’ zullen je gezichten moeilijk zien als er weinig licht is. Als er geen raam is waardoor daglicht naar binnen kan komen, is een zachte, warme en meer natuurlijke verlichting nodig. Verder is de akoestiek belangrijk. Hoe klinkt het geluid bij de online deelnemers thuis? Is iedereen goed verstaanbaar? Denk aan een goede microfoon. Als de huddle room aan de pauzehoek grenst waar mensen hard zitten te praten, is extra isolatie nodig.  

Hardware zoals een behoorlijk beeldscherm en een webcam hoeft niet in de papieren te lopen. Webcams die automatisch de spreker volgen en split screen functionaliteit verhogen de betrokkenheid van de deelnemers zowel op kantoor als thuis online.

Video-vergadersystemen

Speciaal voor het gebruik van Microsoft Teams in huddle rooms zijn video-vergadersystemen verkrijgbaar. Die kunnen storend achtergrondgeluid wegdrukken. Verder heb je alleen nog een bord of witte wand nodig waarop je post-its kan plakken met alle ideeën die de on-line vergadering oplevert. 

Als de voorspellingen over het aantal hybride werkers in de toekomst uitkomen dan is herinrichting van het kantoor geen overbodige luxe. Begin je nu alvast voor te bereiden op wat er gaat komen. Dan zal de overgang naar het ‘volgende normaal’ vlekkeloos verlopen.

Gerelateerde artikelen