De coronacrisis noopt tot creatieve online oplossingen. Veel ondernemers zetten webinars en livestreams in om hun diensten digitaal aan te bieden. De technische realisatie van een webinar of livestream is bepaald geen hogere wiskunde, maar vergt wel wat aandacht. Hoe zet je een livestream of webinar op? Welke hardware en software heb je ervoor nodig? En wat zijn de beste tips en grootste valkuilen voor het maken van een webinar?
Duizenden sport-, yoga-, muziek- en dansleraren verzorgen momenteel webinars om hun lessen virtueel te kunnen geven. Artiesten, uitvaartondernemers en vergaderlocaties zetten livestreams in om zo goed en zo kwaad als het kan door te gaan met hun business. In het artikel over het inzetten van webinars en livestreams voor je business lieten we een hoop voorbeelden van de inventiviteit en daadkracht van Nederlandse ondernemers zien. Maar hoe zet je eigenlijk een vlekkeloze webinar of livestream op? We vroegen het aan Wilma Pater van KPN Event.
Alles begint bij een goede internetverbinding
Pater realiseert met haar collega’s van KPN Event tijdelijke internetverbindingen en livestreams bij onder andere (sport)evenementen, festivals en beurzen. Hun nieuwste grote wapenfeit: op donderdag 23 april hebben ze de livestream verzorgd voor The Digital Dutch goes Digital. Normaliter trekt dit jaarlijkse evenement een volle Jaarbeurs, maar ditmaal moesten de sprekers noodgedwongen worden geïnterviewd vanuit een lege Jaarbeurs of via een videoverbinding. Pater: “Dat ging gelukkig uitstekend. Ruim 5000 mensen keken mee vanuit huis.”
Wat is het allerbelangrijkste bij het opzetten van een webinar of livestream? “Een goede internetverbinding”, zegt Pater beslist. “Als je dat niet hebt, heeft al het andere geen zin.” De streamingexpert houdt altijd 5 Mbps als ondergrens aan voor soepel streamen in Full HD. Een goede tool waarmee je de snelheid van je verbinding kunt testen is volgens Pater speedtest.net. “Maar mogelijk nóg belangrijker dan snelheid is de stabiliteit van je verbinding. Gebruik daarom liefst een ethernetkabel. Kamp je met een haperende wifiverbinding? Dan kun je doorgaans beter overstappen op het stabiele 4G, al dan niet via een mobiele hotspot.”
Hardware voor de gewenste mate van professionaliteit
Welke hardware je nodig hebt voor je webinar of livestream, hangt af van de mate van professionaliteit die je voor ogen hebt. Pater: “Voor The Digital Dutch goes Digital hebben we bijvoorbeeld een professioneel AV-bedrijf ingehuurd, met voldoende camera’s en andere apparatuur om er een echte tv-uitzending van te maken. Aan de andere kant van het spectrum kun je voor een eenvoudiger online evenement ook alleen een wat nieuwere high-end smartphone van bijvoorbeeld Apple, Samsung of Huawei gebruiken. De videokwaliteit van die toestellen is prima.”
Wil je boven dit basisniveau uitstijgen? Investeer dan in dasspeld- of studiomicrofoons voor alle sprekers en meerdere goede camera’s, zodat je kunt wisselen van camerastandpunt. Altíjd een must: een statief voor je camera of smartphone om trillerig beeld te voorkomen.
Gouden tip: test een paar dagen van tevoren
“De grootste valkuil? Dat is niet vooraf testen”, waarschuwt de streamingexpert. “Probeer je webinar of livestream altijd een paar dagen van tevoren uit en vraag enkele vrienden om online mee te kijken. Het testen is helemáál belangrijk als je bijvoorbeeld de camera of software nog niet helemaal in de vingers hebt.”
Tot slot wil Pater graag benadrukken dat niets honderd procent veilig is en hackers altijd op de loer kunnen liggen. “Vergelijk het met iemand die wil inbreken in je huis, die komt er hoe dan ook wel in als hij dat echt wil. Daarom moet je altijd voorzichtig zijn met vertrouwelijke informatie en dit vooral niet via een webcast of streaming delen.”
Tot slot: deze software kun je gebruiken voor webinars en livestreams
De laatste jaren zijn tal van gebruiksvriendelijke en betaalbare softwareoplossingen voor webinars en livestreams op de markt gekomen. We lichten de populaire tools uit.
Microsoft Teams Live
Het organiseren van een live event of een webinar in Microsoft Teams is een veel besproken en gevraagde mogelijkheid bij organisaties. Het is een zeer geschikt middel om binnen je organisatie een live evenement te organiseren, waarbij je allerlei zaken (nieuws, maar ook learnings) kan delen met je medewerkers, klanten, vrijwilligers of andere genodigden. Livegebeurtenissen in Microsoft Teams zijn een uitbreiding van Teams-vergaderingen, waarmee je gebeurtenissen kunt plannen en produceren die naar een groot onlinepubliek streamen.
Zoom Webinar
Zoom Webinar is het webinarbroertje van het bekende Zoom Meetings (dat recent overigens veel kritiek kreeg wegens vermeende privacy- en veiligheidsproblemen). Met Zoom Webinar kun je webinars houden met maximaal honderd interactieve deelnemers die bijvoorbeeld hun webcam kunnen delen, en tot tienduizend view-only participanten.
Interactieve elementen zijn bijvoorbeeld chats, polls en virtueel je hand opsteken. Ook handig: integratie met je CRM, statistieken, presenteeropties (zoals deelnemers muten), uitzenden naar Facebook Live en YouTube en de mogelijkheid voor deelnemers om in te bellen via een telefoonlijn.
WebinarGeek
WebinarGeek profileert zich met het feit dat alle data in Nederland wordt opgeslagen en het Nederlandse support biedt. Het webinarsoftwareplatform is te integreren met marketingtools als HubSpot en Mailchimp en bevat ingebouwde marketingfuncties zoals evaluatieformulieren, salespagina’s en calls to action.
Verder kun je bijvoorbeeld vooraf opgenomen webinars uitzenden alsof ze live zijn (waarbij je vragen per chat beantwoordt), webinars gemakkelijk on-demand beschikbaar stellen, rapportages raadplegen om het kijkgedrag te analyseren en deelnemers laten betalen voor het bekijken van webinars. Interactieve opties zijn bijvoorbeeld chats, polls en de optie voor co-presenting.
OBS
OBS is gratis opensourcesoftware die door tientallen miljoenen mensen (waaronder een hoop professionals) wordt gebruikt voor het opnemen en streamen van videobeelden van één of meerdere bronnen, waaronder webcams, microfoons en mediabestanden.
De software bevat presets voor streamingplatforms als YouTube, Facebook, Instagram en Twitch. OBS bevat geavanceerde functies en alles is aan te passen, maar daardoor kan het wel even duren voordat je deze software beheerst.
XSplit
Ook XSplit is populaire software voor het opnemen en streamen van presentaties, live-evenementen en games. Na het invoeren van je inloggegevens kun je direct streamen naar platforms als YouTube, Facebook en Twitch, waarbij je automatisch beschikt over de juiste streaminstellingen en niet hoeft te renderen.
De betaalde variant van de software heeft functionaliteiten als het vervangen van je webcamachtergrond, een whiteboard en een teller van het aantal kijkers. Let op: de gratis versie bevat een watermerk, dat ziet er natuurlijk niet bijster professioneel uit voor jouw bedrijfsevenement.
