Wat is digitaal werken en welke voordelen heeft het?

‘Digitaal is het nieuwe normaal’, luidde de conclusie van het evenement The Digital Dutch goes Digital. Gelukkig geldt dit voor veel bedrijven allang, maar daar staat tegenover dat genoeg (of eigenlijk: te veel) andere bedrijven niet verder komen dan e-mail en digitale documenten. Door opslag in analoge en fysieke vorm te digitaliseren, processen te automatiseren en systemen te koppelen wordt digitaal werken mogelijk. En dat betekent onder andere dat je organisatiebreed kunt samenwerken en in staat bent te werken waar en wanneer je maar wilt.

Digitalisering is de basis

Opfriscursusje: met digitaal bedoelen we hier een manier van gegevens opslaan, verwerken en versturen die is gebaseerd op het binaire stelsel, oftewel nullen en enen. De basis onder digitaal werken is digitalisering: de overgang van niet-digitale vormen van informatie (zoals papier) naar een digitale vorm. Is informatie eenmaal digitaal? Dan kan het worden gebruikt door elektronische apparaten zoals computers en smartphones. Naast gegevens kunnen ook processen worden gedigitaliseerd, waarbij informatie digitaal wordt verwerkt via software.

Digitalisering levert veel méér op dan alleen papierloos werken. Het digitaliseren van bedrijfsprocessen kan bijvoorbeeld ook betekenen dat je bepaalde taken vele malen sneller uitvoert en informatie makkelijker kunt delen binnen je bedrijf. Maar het brengt tevens uitdagingen met zich mee: zo vergt het naast grote investeringen ook een totaal andere manier van werken die veel eisen stelt aan medewerkers.

Wat is digitaal werken?

Digitaal werken betekent dat de basis onder je bedrijfsvoering digitaal is. Oftewel: je gebruikt digitale apparatuur, gegevens en applicaties voor het uitvoeren van taken en processen. Een gevolg van digitaal werken is dat medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze maar willen, met altijd de juiste en up-to-date bestanden en applicaties bij de hand.

Daardoor wordt het bijvoorbeeld mogelijk om thuis te werken en toch te beschikken over de kantooromgeving, op afstand te zien waar een collega zich bevindt en tegelijkertijd samen te werken in hetzelfde document. Digitaal werken wordt mogelijk door software zoals collaboration tools (Microsoft Teams, Slack, etc.), vergaderapplicaties en documentmanagement-systemen. Het concept is nauw verwant aan de begrippen Het Nieuwe Werken, mobiel werken en flexwerken.

De voordelen van digitaal werken

Digitaal werken heeft – mits het juist is geïmplementeerd – tal van voordelen. We noemen de belangrijkste. Om te beginnen locatie-onafhankelijk werken: medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze maar willen, zoalsefficiënt thuiswerken of op reis. Bovendien realiseer je een hoop tijdwinst. Zo zijn documenten beschikbaar via één druk op de knop in plaats van dat je ellenlang moet zoeken in lijvige archieven en hoeven gegevens niet langer handmatig te worden opgevraagd en verwerkt voor verschillende processen dankzij het koppelen van systemen.

Lees ook: Tools voor succesvol thuiswerken

Verder wordt het door digitaal werken makkelijker om samen te werken en informatie zowel intern als extern uit te wisselen, bespaar je als organisatie papier (en spaar je dus het milieu), zijn menselijke fouten te voorkomen, kan complexe informatie overzichtelijk worden weergegeven en kun je gerichter communiceren dankzij bijvoorbeeld gepersonaliseerde e-mails en marketing automation.

Digitaal werken versus de digitale werkplek

Voor digitaal werken is de digitale werkplek nodig. Dat concept houdt in dat je een volledig ingerichte virtuele werkplek hebt met toegang tot alle bedrijfskritische applicaties, die je altijd en vanuit iedere locatie kunt benaderen via een virtueel privénetwerk (VPN). Medewerkers hebben daardoor vanuit bijvoorbeeld hun huis of het buitenland toegang tot applicaties voor onder meer e-mail, opslag en samenwerken alsmede systemen als het ERP en CRM. De digitale werkplek is gepersonaliseerd: iedereen beschikt slechts over de applicaties en data die hij of zij nodig heeft voor zijn functie.

Lees ook: Zo ziet de werkplek van de toekomst eruit

Als intelligente, flexibele werkomgeving zorgt de digitale werkplek voor bijvoorbeeld betere samenwerking, hogere productiviteit, meer kennisuitwisseling en – last but not least – gelukkigere medewerkers.