Zo blijf je professioneel bereikbaar als je geen receptionist hebt
Bij een groot bedrijf is het vanzelfsprekend dat iemand anders de telefoon opneemt wanneer je in gesprek bent. Voor een zzp'er of kleine onderneming werkt dat meestal anders. Het zakelijke nummer komt rechtstreeks binnen op de mobiele telefoon van degene die tegelijkertijd klanten behandelt, huizen verkoopt, installaties repareert of trainingen geeft.
Dat gaat prima zolang de telefoon rustig blijft. Op een drukke dag is bereikbaarheid al snel een logistieke puzzel. Je neemt moeilijk halverwege een behandeling op, maar weet ook niet of de beller een bestaande klant is met een prangende vraag of iemand die voor het eerst een afspraak wil maken.
Een eigen receptionist past voor veel kleine bedrijven niet bij de praktijk. De kosten zijn hoog en de behoefte wisselt per dag. Wat je wel nodig hebt, is een slimme manier om zakelijke telefoontjes goed op te vangen wanneer jij bezig bent met je klant, afspraak of werk.
Een receptie zonder receptiebalie
Zo'n assistent neemt verschillende vormen aan. Er bestaan externe telefoondiensten waarbij een medewerker namens meerdere bedrijven gesprekken aanneemt. Daarnaast komt er steeds meer technologie beschikbaar waarmee ondernemers zelf kunnen bepalen wat er met een telefoontje gebeurt wanneer ze niet beschikbaar zijn.
Ben je bezig met een klant, afspraak of administratie? Dan stel je met Slimme bereikbaarheid van Mobiel AI bijvoorbeeld verschillende statussen in. Een fysiotherapeut kiest tijdens behandelingen een andere bereikbaarheid dan tijdens zijn administratie. Een makelaar gebruikt een instelling voor bezichtigingen en een kapper voor de uren waarop de agenda vol staat. Per status bepaal je wat er met inkomende gesprekken gebeurt. Belangrijke contacten stel je als VIP in, zodat zij je desgewenst toch kunnen bereiken.
Heb je wel collega's, dan schakel een gesprek ook naar iemand anders door. Daarmee ontstaat feitelijk een eenvoudige receptiefunctie rond de mobiele telefoons die je toch al gebruikt.
Voicemail wordt een inbox
Voor een zzp'er valt er natuurlijk weinig door te schakelen. Als jij de enige fysiotherapeut in de praktijk bent, neemt AI niet opeens de behandeling van je over omdat de telefoon gaat. Wel gaat de manier waarop je gemiste gesprekken verwerkt een stuk slimmer.
Met Voicemailinzicht zet je ingesproken berichten om naar tekst. Je ziet daardoor na een afspraak meteen waarom iemand heeft gebeld, zonder eerst een rij voicemails af te luisteren. Ook geef je aan welke soorten berichten voor jou belangrijk zijn, zodat Mobiel AI helpt om die hoger in het overzicht te zetten.
Voor de klant verandert er weinig: die belt je gewone zakelijke nummer en laat een bericht achter wanneer je niet beschikbaar bent. Voor jou verandert vooral wat er daarna gebeurt. Tussen twee afspraken door zie je in een paar minuten wie aandacht nodig heeft en gericht terugbellen.
Niet minder persoonlijk, maar beter georganiseerd
Dat laatste is belangrijk, want automatisering van klantcontact heeft een slechte reputatie zodra klanten het gevoel krijgen dat technologie ze vooral op afstand houdt. Niemand is blij met een chatbot die vijf keer dezelfde vraag stelt terwijl je eigenlijk gewoon iemand wilt spreken.
Een virtuele assistent hoeft het menselijke contact echter niet te vervangen. Hij organiseert ook het werk rondom dat contact. Dat verschil is juist voor kleine ondernemers relevant. Een vaste klant van een kapsalon waardeert het waarschijnlijk vooral als je hem terugbelt over zijn afspraak. Niet dat de kapper tijdens het knippen van iemand anders de telefoon opneemt. Een klant van een makelaar wil bij een belangrijke vraag graag de makelaar zelf spreken, maar hoeft daarvoor niet noodzakelijk tijdens een bezichtiging binnen te komen.
Zoals we eerder zagen in
Professioneel bereikbaar zijn is meer dan opnemen
Misschien zit daar wel het grootste verschil tussen de telefoon opnemen en goed bereikbaar zijn. Professionele bereikbaarheid betekent niet dat je tijdens iedere behandeling, knipbeurt of klantafspraak naar je telefoon moet grijpen. Het betekent dat je hebt geregeld wat er gebeurt als je dat níét doet.
Dat begint heel eenvoudig: bepaal welke mensen je altijd wilt doorlaten, wanneer gesprekken naar een collega gaan en wanneer voicemail de beste route is. Zorg vervolgens dat je op vaste momenten ziet wie heeft gebeld en wat er nodig is, zodat een klant niet uren hoeft te wachten omdat zijn bericht ergens onderaan een voicemailbox staat.
Voor een klein bedrijf komt dat aardig in de buurt van wat een goede receptionist altijd al deed: zorgen dat de juiste vraag op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt. Alleen heb je daar niet langer per se een receptiebalie voor nodig.
Ook bereikbaar blijven wanneer je zelf niet opneemt?
Met