De 4 grootste valkuilen van hybride werken en hoe je ze ontwijkt

Succesvol hybride werken houdt meer in dan alleen een laptop van de zaak. Regel je het niet goed, dan ontstaat er een onveilige warboel: mensen slaan bedrijfsdocumenten op in privéclouddiensten, ergeren zich aan vastlopende online meetings en aan onduidelijke werkafspraken. Met een structurele en brede oplossing voorkom je deze problemen. Denk aan kantoren waar vergaderzalen ingericht worden op meetings waarbij de ene helft fysiek en de andere helft online aanwezig is. Of aan een netwerk dat al die uithuizigheid goed aan kan.

Valkuil 1: Vergaderingen lopen rommelig

Vergaderingen zijn in polderend Nederland een essentieel onderdeel van de werkdag. Rommelige vergaderingen zorgen daarom voor een enorm productiviteitsverlies. Dat voorkom je door vergaderzalen ‘slim’ in te richten, met apparatuur waarmee alle deelnemers, ook de online, gelijkwaardig aanwezig zijn (denk aan een groot scherm op de wand en camera’s met sensoren die sprekers volgen). De vergaderzaal kan zelfs ‘meedoen’: door aan te kondigen dat de beschikbare tijd bijna voorbij is bijvoorbeeld, door op verzoek relevante cijfers te tonen, of door de vergadering op te nemen en te delen met collega’s die er niet bij konden zijn.

Valkuil 2: Securitybeleid beweegt niet mee

Nu de applicaties in de cloud staan en ook medewerkers de deur uit gaan, voldoet traditioneel securitybeleid niet meer. Daarom gaan steeds meer organisaties, KPN inclusief, over op zero trust security. Dat betekent dat we, ook als collega’s netjes zijn ingelogd, we ze niet helemaal vertrouwen. Dit klinkt wellicht wat kil, maar hiermee vervangen we feitelijk gewoon de sociale controle in de fysieke werkomgeving. We volgen of dat wat een virtuele identiteit doet, overeenkomt met wat we van die identiteit mogen verwachten. Nu er zoveel op afstand wordt gewerkt, is het nou eenmaal moeilijker vast te stellen of iemand die ingelogd is ook echt je collega is. Met zero trust ondervang je dat.

Valkuil 3: Haperende verbinding ondermijnt motivatie

Wie kent het niet? Net als je in een online meeting je standpunten goed op een rij hebt gezet, zie je tot je schrik dat al je teamleden ‘bevroren’ zijn. Paniek! Veel mensen zullen in zo’n geval de tool waarmee ze videobellen, zoals Teams, de schuld geven. Maar in werkelijkheid ligt het vaak aan een netwerk dat niet toereikend is. Dankzij de inzet van software defined networking, aangevuld met andere netwerkdiensten, kunnen we het netwerk ‘slim’ maken. Zo kan het netwerk het dataverkeer controleren en kan het zelfs prioriteit toekennen aan bepaald dataverkeer en applicaties: samenwerkingstools krijgen dan bijvoorbeeld voorrang boven ander netwerkverkeer.

Valkuil 4: Mensen raken elkaar ‘kwijt’

Wees helder in de afspraken met je medewerkers. Wil je medewerkers de vrijheid bieden om zelf te bepalen wanneer ze thuis en op kantoor werken? Dat is goed voor de motivatie. Zorg dan wel voor goede en breed gedeelde samenwerkingstools, inclusief aanwezigheids- en beschikbaarheidsinformatie. Tools die prettig en gebruik zijn, inclusief goede netwerkvoorzieningen zodat ze niet haperen. Leg afspraken vast en blijf daarnaast investeren in onderling contact. En niet alleen in de vorm van technische ondersteuning, maar ook met ouderwetse gezelligheid.

Brede aanpak werkt

Sociaal contact is belangrijk voor mensen. Want hoewel 73% van de medewerkers blijvend meer thuis of op afstand wil werken, zegt nog altijd 67% meer behoefte te hebben aan persoonlijk contact. Iets dat prima te ondervangen is met de juiste technologie én goede afspraken, gecombineerd met een aangepast kantoor en de juiste ruimtes die in de nieuwe samenwerkingsbehoeftes voorzien. Met zo’n brede aanpak kom je er wel.

Meer weten

Wil je meer weten over succesvol hybride werken? Download dan de whitepaper Slimmer hybride werken.