Succesvol hybride werken houdt meer in dan alleen een laptop van de zaak. Regel je het niet goed, dan ontstaat er een onveilige warboel: mensen slaan bedrijfsdocumenten op in privéclouddiensten, ergeren zich aan vastlopende online meetings en aan onduidelijke werkafspraken. Met een structurele en brede oplossing voorkom je deze problemen. Denk aan kantoren waar vergaderzalen ingericht worden op meetings waarbij de ene helft fysiek en de andere helft online aanwezig is. Of aan een netwerk dat al die uithuizigheid goed aan kan.
Valkuil 1: Vergaderingen lopen rommelig
Vergaderingen zijn in polderend Nederland een essentieel onderdeel van de werkdag. Rommelige vergaderingen zorgen daarom voor een enorm productiviteitsverlies. Dat voorkom je door vergaderzalen ‘slim’ in te richten, met apparatuur waarmee alle deelnemers, ook de online, gelijkwaardig aanwezig zijn (denk aan een groot scherm op de wand en camera’s met sensoren die sprekers volgen). De vergaderzaal kan zelfs ‘meedoen’: door aan te kondigen dat de beschikbare tijd bijna voorbij is bijvoorbeeld, door op verzoek relevante cijfers te tonen, of door de vergadering op te nemen en te delen met collega’s die er niet bij konden zijn.
Valkuil 2: Securitybeleid beweegt niet mee
Nu de applicaties in de
Valkuil 3: Haperende verbinding ondermijnt motivatie
Wie kent het niet? Net als je in een online meeting je standpunten goed op een rij hebt gezet, zie je tot je schrik dat al je teamleden ‘bevroren’ zijn. Paniek! Veel mensen zullen in zo’n geval de tool waarmee ze videobellen, zoals
Valkuil 4: Mensen raken elkaar ‘kwijt’
Wees helder in de afspraken met je medewerkers. Wil je medewerkers de vrijheid bieden om zelf te bepalen wanneer ze thuis en op kantoor werken? Dat is goed voor de motivatie. Zorg dan wel voor goede en breed gedeelde samenwerkingstools, inclusief aanwezigheids- en beschikbaarheidsinformatie. Tools die prettig en gebruik zijn, inclusief goede netwerkvoorzieningen zodat ze niet haperen. Leg afspraken vast en blijf daarnaast investeren in onderling contact. En niet alleen in de vorm van technische ondersteuning, maar ook met ouderwetse gezelligheid.
Brede aanpak werkt
Sociaal contact is belangrijk voor mensen. Want hoewel 73% van de medewerkers blijvend meer thuis of op afstand wil werken, zegt nog altijd 67% meer behoefte te hebben aan persoonlijk contact. Iets dat prima te ondervangen is met de juiste technologie én goede afspraken, gecombineerd met een aangepast kantoor en de juiste ruimtes die in de nieuwe samenwerkingsbehoeftes voorzien. Met zo’n brede aanpak kom je er wel.