Conference call: hoe opzetten en wat zijn de opties

Veel communicatie is non-verbaal. Het kan soms prettig zijn elkaar in de ogen te kijken. Met videoconferencing kan de samenwerking nog beter worden. Vroeger kostte het tijd, geld en moeite om een videovergadering te houden. Maar tegenwoordig is dit zo geregeld, terwijl niemand meer schrikt van de kosten. 

Conference call: videobellen met groepen

Een telefonische vergadering is heel eenvoudig op te zetten. Op de simpelste manier heb je er alleen maar een smartphone voor nodig, het kan zelfs zonder app. Je belt de eerste deelnemer op en vervolgens druk je op 'oproep toevoegen' om de andere gesprekspartners erbij te betrekken. Telkens wanneer je met iemand contact hebt, druk je op de knop 'samenvoegen'. Dan kan de vergadering beginnen. Per toestel, besturingssysteem en versie kan het beheer van de call verschillen. Grootste nadeel is dat het aantal deelnemers beperkt is tot zes. Wil je met meer deelnemers vergaderen dan is een app nodig.

Via WhatsApp kunnen bij een groepsvideo-oproep maximaal vier deelnemers met elkaar bellen. Om even gezellig met een paar collega's bij te praten is WhatsApp geschikt.

Videobellen met groepen

Tools om met meerdere personen te (video)bellen zijn dan ook in rap tempo in zwang geraakt in het bedrijfsleven. We leggen uit hoe je een conference call kunt opzetten met Zoom, Google Hangouts, Google Hangouts Meet en Microsoft Teams.

Kostte het kort geleden nog relatief veel geld, tijd en moeite om een conference call te organiseren, zijn tools voor video conferencing tegenwoordig nu dankzij hoge internetsnelheden en software-innovaties tools gebruiksvriendelijk als betaalbaar. Sterker nog: sommige tools zijn zelfs helemaal gratis, mits je genoegen neemt met een gelimiteerd aantal gespreksdeelnemers of minder functionaliteiten. Zó zet je een conference call op met de populairste applicaties voor zakelijk gebruik van dit moment:

Zoom

In Zoom kun je conference calls houden met tot wel 1000 deelnemers. In de gratis versie is de gesprekslengte gelimiteerd tot 40 minuten. Wil je langere vergaderingen houden, neem dan een van de betaalde pakketten.

Een conference call zet je als volgt op in Zoom:

1. Maak eventueel een account aan.
2. Plan onder ‘My meetings’ een nieuwe vergadering in.
3. Vul de details van de conference call in. Let erop dat je de juiste tijdzone selecteert. Wil je dat mensen telefonisch kunnen inbellen? Zorg dan dat je bij ‘Dial from’ Nederland invult zodat mensen een Nederlands inbelnummer ontvangen bij hun uitnodiging.
4. Sla de meeting op en deel de URL met de gespreksdeelnemers.
5. Op de afgesproken tijd druk je bij ‘My meetings’ op de vergadering en dan op ‘Start this meeting’. Of gebruik de URL die je hebt verstuurd aan je gesprekspartners.

Microsoft Teams

Als onderdeel van Office 365 is Microsoft Teams een veelgebruikte applicatie voor videovergaderen. Tot 250 mensen kunnen tegelijkertijd meedoen aan HD-videomeetings. Zo kun jij een conference call beginnen vanuit Microsoft Teams:

Vanuit Agenda:

1. Druk op ‘Nieuwe vergadering’
2. Voeg de deelnemers, het tijdstip en eventuele overige details toe.
3. Druk op ‘Opslaan’. 
4. In de Agenda-meeting druk je op de afgesproken tijd rechtsboven op ‘Deelnemen’ om de conference call te starten.

Vanuit Chats:
In een groepschat druk je op het cameraknopje om meteen een videovergadering met de groepsleden te starten.

Google Hangouts

Google Hangouts is een simpele, gratis tool waarmee je met maximaal 10 mensen tegelijk kunt videobellen. Het opzetten van een conference call in Google Hangouts doe je zo:

1. Ga naar hangouts.google.com. 
2. Log eventueel in met een Google-account.
3. Ga naar ‘Videogesprek’.
4. Nodig mensen uit door hun naam of e-mailadres in te voeren of kopieer en deel de link.
5. De conference call begint zodra je gespreksdeelnemers op de link hebben geklikt.

Google Hangouts Meet

Binnen G Suite, het veelgebruikte pakket zakelijke applicaties van Google, kun je met Google Hangouts Meet conference calls houden.
Ga als volgt te werk:

1. Bezoek meet.google.com.
2. Geef een naam voor de vergadering op.
3. Druk op ‘Nu deelnemen’.
4. Stuur de deelneeminformatie naar je gesprekspartners of druk op ‘Toevoegen’ om extra mensen aan te haken bij het gesprek.

Een conference call kun je ook gemakkelijk organiseren vanuit Google Calendar:

1. Creëer een nieuwe gebeurtenis.
2. Voeg gasten toe.
3. Druk op ‘Locatie of conferencecall toevoegen’ en dan op ‘Videoconferentie toevoegen’ zodat toegevoegde gasten automatisch een URL en een inbelnummer met pincode ontvangen.
4. Druk op ‘Opslaan’ en dan op ‘Verzenden’ om de uitnodigingen te versturen. 
5. Via de gebeurtenis in Calendar of de uitnodigingsmail kunnen jij en de gespreksdeelnemers inbellen in de conference call.

Context gedreven conference call

Bij Teams is de communicatiecontext gedreven, alles loopt via kanalen. Voor elk (werk)project kun je een apart kanaal maken en de betreffende collega’s toevoegen. Het opzetten van een vergadering in Teams is simpel: vanaf een mobiel apparaat ga je naar de Kalender onderaan de app en selecteer je 'Plan een meeting'. Vervolgens voeg je de deelnemers toe die een uitnodiging moeten krijgen. Dan ga je naar ‘Kanaal toevoegen’, bepaal je het tijdstip en omschrijf je waar de call over gaat. Ook op een laptop of desktop gaat dit gemakkelijk en snel.

Teams is enorm schaalbaar. Aan een audioconferentie kunnen tot 250 mensen deelnemen, bij video ligt dit aantal lager. Bij videoconferencing zie je onderin het scherm een automatische simultaanvertaling, dit kan in 44 talen waaronder Nederlands. In een mum van tijd is een conferentie opgezet, technisch werkt alles simpel. Teams is concurrent Slack inmiddels ruim gepasseerd.

Cisco WebEx

Naast Skype en Teams wordt ook Cisco Webex veel gebruikt voor conference calls. Qua waardering, mogelijkheden en klantervaring zijn er veel overeenkomsten tussen Teams en Webex.

Ook met Webex kun je probleemloos videoconferenties houden met collega's waar ook ter wereld. Webex is te integreren met Outlook, agenda's, kantoorsoftware en webbrowsers. Webex staat bekend om zijn gebruiksgemak, de gebruikersinterface wordt als zeer intuïtief gezien.

Ook is het bij Webex mogelijk om naast videobellen, je vaste- en mobiele-telefonieproducten eenvoudig te integreren. Zo heb je al je communicatie gebundeld in 1 app. En heb je KPN EEN MKB-producten? Deze sluiten naadloos op Webex aan.