Hoe zorg je ervoor dat straks meer medewerkers veilig hybride kunnen werken? En hoe kun je kantoorpanden slimmer gebruiken en op de kosten van huisvesting besparen?
Allemaal vragen die om tools vragen waarmee je kantoren veilig en efficiënt kunt benutten zonder dat dit ten koste gaat van de werkvreugde en creativiteit van je medewerkers. Zeker als organisaties hybride gaan werken en medewerkers beurtelings thuis en op kantoor zitten, moet je vooraf flexwerkplekken en vergaderruimtes kunnen boeken.
Enorme variatie aan tools voor het verdelen van werkplekken
Diverse tools zijn beschikbaar, van hele simpele tot uitgebreide smart office-platforms. Het simpelst is het secretariaat een Excel-lijst te laten bijhouden. Ook redden sommige bedrijven zich met een intekenlijst op Sharepoint. Maar dergelijke oplossingen werken alleen in kleinere organisaties.
Bij een beetje omvang mis je al gauw het overzicht. Het verdelen van de schaarse ruimte kost veel tijd. Werknemers die dachten dat er een werkplek vrij was, komen voor niets naar kantoor. Groepjes houden een vergaderruimte bezet waardoor anderen niet bijeen kunnen komen.
Whitepaper: Hybride werken écht laten werken
Na 2 jaar volledig thuiswerken, zet Nederland nu een volgende stap: naar het hybride werken. Hoe laat je dat écht werken?
DownloadKantoorruimte reserveren: werkplek boeken als hotelkamer
Allemaal situaties die je als werkgever wilt vermijden en dus neemt de wens om hybride werken voor eens en voor altijd goed te regelen toe. Er bestaat een behoefte aan tools waarmee je simpel en snel kunt zien welke werkplekken of vergaderruimtes vrij zijn. Ideaal is als je vanaf elke plaats en op elk tijdstip een ruimte kunt reserveren. Of je nu een computer thuis of een mobiele app op je smartphone gebruikt. Ook als het secretariaat met lunchpauze is of tijdens het weekeinde wil je zoiets kunnen doen.
Ook voor werkgevers zijn er voordelen van tools voor de reservering van kantoorruimte. Je kunt hiermee iedereen veilig laten werken op kantoor. Iedereen is verzekerd van een werkplek en drukte in de wandelgangen wordt voorkomen. Ook KPN werkt met tools waardoor medewerkers straks weer veilig toegang hebben tot kantoren.
Lees ook: 8 tips voor optimaal werkgeluk in tijden van corona
Tools bezettingsgraad
Met FacilitorFlex kun je een werkplek kiezen uit een lijst of op een plattegrond. Deze tool is volledig ISO 27001-gecertificeerd en AVG-proof. In slechts vijf klikken is een werkplek gereserveerd. Als extra is een DeskGuide leverbaar, een klein apparaat dat met kleurcodes aangeeft of een werkplek vrij, gereserveerd dan wel bezet is.
Als je bij de gereserveerde werkplek komt, houd je een label of personeelspas tegen dit apparaat. Dan weet het systeem dat van de reservering daadwerkelijk gebruik is gemaakt. De facilitair manager krijgt zo realtime inzicht in de feitelijke bezetting. Ook no-shows worden op deze manier zichtbaar.
Koppelen aan toegangssysteem
Andere tools worden gekoppeld aan het toegangssysteem. Onder meer YIM Pre-registration werkt zo. Niet alleen medewerkers maar ook bezoekers en contractors kunnen zich vooraf registreren en de daaraan gekoppelde gezondheidsverklaring invullen. Dan is alleen nog maar een bevestiging nodig om op de gereserveerde tijd de (werk)locatie te betreden. Organisaties kunnen zelf de parameters voor de bezettingsgraad per ruimte, afdeling of locatie instellen. Het systeem biedt realtime inzicht. Bezettingsgraad en beschikbaarheid zijn per tijdvak te monitoren.
Smart office
Tools kunnen ook onderdeel vormen van een smart office-platform, een datagedreven oplossing voor werkplekken. Mapiq's Office Shifts stellen grote organisaties in staat om hun medewerkers veilig te laten werken. De software regelt wie wanneer naar welke werkplek kan komen. Per gebouw bepaal je de gewenste capaciteit. Het systeem zorgt ervoor dat deze capaciteit niet wordt overschreden. Vervolgens regel je wie wanneer naar binnen mag. Bepaalde sleutelfiguren kunnen prioriteit krijgen. Ook valt rekening te houden met de tijdstippen waarop iemands aanwezigheid gewenst is en een profiel van de locatie.
Hierdoor kunnen verschillende groepen meerdere shifts per week in bepaalde zones boeken. Verder kunnen ze de mogelijkheid krijgen hun werkplek langer van tevoren te boeken. De software biedt medewerkers ook gelegenheid hun aanwezigheid op elkaar af te stemmen. Kortom, de mogelijkheden zijn enorm. Het kantoor wordt misschien kleiner, maar wel beter!
