25 maart 2020 4 min Auteur: Redactie

Een conference call, hoe zet je die eigenlijk op?

Zeker nu bijna iedereen thuiswerkt bestaat er behoefte aan overleg met collega's. Voor medewerkers die snel even het dagelijks werk willen doornemen is de conference call heel geschikt, zo'n vergadering brengt het team even bij elkaar. Het is zelfs aan te raden aan het begin van elke werkdag een korte stand-up te houden, dan weet je wat er van je wordt verwacht en waar de collega's mee bezig zijn. Regelmatig overleg voorkomt dat teams een verkeerde richting uitdrijven. Een conference call kan op meerdere manieren opgezet worden.

Veel communicatie is non-verbaal. Het kan soms prettig zijn elkaar in de ogen te kijken. Met videoconferencing kan de samenwerking nog beter worden. Vroeger kostte het tijd, geld en moeite om een videovergadering te houden. Maar tegenwoordig is dit zo geregeld, terwijl niemand meer schrikt van de kosten. 

Gewoon, op de telefoon

Een telefonische vergadering is heel eenvoudig op te zetten. Op de simpelste manier heb je er alleen maar een smartphone voor nodig, het kan zelfs zonder app. Je belt de eerste deelnemer op en vervolgens druk je op 'oproep toevoegen' om de andere gesprekspartners erbij te betrekken. Telkens wanneer je met iemand contact hebt, druk je op de knop 'samenvoegen'. Dan kan de vergadering beginnen. Per toestel, besturingssysteem en versie kan het beheer van de call verschillen. Grootste nadeel is dat het aantal deelnemers beperkt is tot zes. Wil je met meer deelnemers vergaderen dan is een app nodig. Met Skype kun je niet alleen audiovergaderen, ook videobellen. Een conference call kan dan met maximaal 25 mensen tegelijk.  

Via WhatsApp kunnen bij een groepsvideo-oproep maximaal vier deelnemers met elkaar bellen. Om even gezellig met een paar collega's bij te praten is WhatsApp geschikt. Wil je met een groep hecht samenwerken, regelmatig chatten en ook documenten delen, dan is Teams een populaire keuze. Net als Skype komt Teams uit de stal van Microsoft. Teams maakt deel uit maakt van Office 365 en is helemaal opgezet voor samenwerking in groepen. Er bestaat ook een gratis versie met minder mogelijkheden.

Context gedreven

Anders dan bij Skype is de communicatie in Teams context gedreven, alles loopt via kanalen. Voor elk (werk)project kun je een apart kanaal maken en de betreffende collega’s toevoegen. Het opzetten van een vergadering in Teams is simpel: vanaf een mobiel apparaat ga je naar de Kalender onderaan de app en selecteer je 'Plan een meeting'. Vervolgens voeg je de deelnemers toe die een uitnodiging moeten krijgen. Dan ga je naar ‘Kanaal toevoegen’, bepaal je het tijdstip en omschrijf je waar de call over gaat. Ook op een laptop of desktop gaat dit gemakkelijk en snel.

Teams is enorm schaalbaar. Aan een audioconferentie kunnen tot 250 mensen deelnemen, bij video ligt dit aantal lager. Bij videoconferencing zie je onderin het scherm een automatische simultaanvertaling, dit kan in 44 talen waaronder Nederlands. In een mum van tijd is een conferentie opgezet, technisch werkt alles simpel. Teams is concurrent Slack inmiddels ruim gepasseerd.



Microsoft Teams factsheet

Microsoft Teams is het platform waar samenwerken centraal staat en waarop alle communicatie samenkomt. Kom alles te weten over MS Teams in onze factsheet.

Download




Cisco WebEx

Naast Skype en Teams wordt ook Cisco Webex veel gebruikt. Qua waardering, mogelijkheden en klantervaring zijn de verschillen tussen Teams en Webex klein. Ook met Webex kun je doorgaans probleemloos videoconferenties houden met collega's waar ook ter wereld. Webex is te integreren met Outlook, agenda's, kantoorsoftware en webbrowsers. Webex staat bekend om zijn gebruiksgemak, de gebruikersinterface wordt als zeer intuïtief gezien. Andere oplossingen voor groepsvergaderingen zijn Zoom, TeamViewer, Google Hangouts Chat en Jabber.  


Gerelateerde artikelen