Een conference call, hoe zet je die eigenlijk op?

Zeker nu bijna iedereen thuiswerkt bestaat er behoefte aan overleg met collega's. Voor medewerkers die snel even het dagelijks werk willen doornemen is de conference call heel geschikt, zo'n vergadering brengt het team even bij elkaar. Het is zelfs aan te raden aan het begin van elke werkdag een korte stand-up te houden, dan weet je wat er van je wordt verwacht en waar de collega's mee bezig zijn. Regelmatig overleg voorkomt dat teams een verkeerde richting uitdrijven. Een conference call kan op meerdere manieren opgezet worden.

Veel communicatie is non-verbaal. Het kan soms prettig zijn elkaar in de ogen te kijken. Met videoconferencing kan de samenwerking nog beter worden. Vroeger kostte het tijd, geld en moeite om een videovergadering te houden. Maar tegenwoordig is dit zo geregeld, terwijl niemand meer schrikt van de kosten. 

Gewoon, op de telefoon

Een telefonische vergadering is heel eenvoudig op te zetten. Op de simpelste manier heb je er alleen maar een smartphone voor nodig, het kan zelfs zonder app. Je belt de eerste deelnemer op en vervolgens druk je op 'oproep toevoegen' om de andere gesprekspartners erbij te betrekken. Telkens wanneer je met iemand contact hebt, druk je op de knop 'samenvoegen'. Dan kan de vergadering beginnen. Per toestel, besturingssysteem en versie kan het beheer van de call verschillen. Grootste nadeel is dat het aantal deelnemers beperkt is tot zes. Wil je met meer deelnemers vergaderen dan is een app nodig. Met Skype kun je niet alleen audiovergaderen, ook videobellen. Een conference call kan dan met maximaal 25 mensen tegelijk.  

Via WhatsApp kunnen bij een groepsvideo-oproep maximaal vier deelnemers met elkaar bellen. Om even gezellig met een paar collega's bij te praten is WhatsApp geschikt.

Videobellen met groepen

Tools om met meerdere personen te (video)bellen zijn dan ook in rap tempo in zwang geraakt in het bedrijfsleven. We leggen uit hoe je een conference call kunt opzetten met Skype, Skype voor Bedrijven, Zoom, Google Hangouts, Google Hangouts Meet en Microsoft Teams.

Kostte het kort geleden nog relatief veel geld, tijd en moeite om een conference call te organiseren, zijn tools voor video conferencing tegenwoordig nu dankzij hoge internetsnelheden en software-innovaties tools gebruiksvriendelijk als betaalbaar. Sterker nog: sommige tools zijn zelfs helemaal gratis, mits je genoegen neemt met een gelimiteerd aantal gespreksdeelnemers of minder functionaliteiten. Zó zet je een conference call op met de populairste applicaties voor zakelijk gebruik van dit moment:

Zoom

In Zoom kun je conference calls houden met tot wel 1000 deelnemers. In de gratis versie is de gesprekslengte gelimiteerd tot 40 minuten. Wil je langere vergaderingen houden, neem dan een van de betaalde pakketten.

Een conference call zet je als volgt op in Zoom:

  1. Maak eventueel een account aan.

  2. Plan onder ‘My meetings’ een nieuwe vergadering in.

  3. Vul de details van de conference call in. Let erop dat je de juiste tijdzone selecteert. Wil je dat mensen telefonisch kunnen inbellen? Zorg dan dat je bij ‘Dial from’ Nederland invult zodat mensen een Nederlands inbelnummer ontvangen bij hun uitnodiging.

  4. Sla de meeting op en deel de URL met de gespreksdeelnemers.

  5. Op de afgesproken tijd druk je bij ‘My meetings’ op de vergadering en dan op ‘Start this meeting’. Of gebruik de URL die je hebt verstuurd aan je gesprekspartners.


Microsoft Teams

Als onderdeel van Office 365 is Microsoft Teams een veelgebruikte applicatie voor videovergaderen. Tot 250 mensen kunnen tegelijkertijd meedoen aan HD-videomeetings. Zo kun jij een conference call beginnen vanuit Microsoft Teams:


Vanuit Agenda:

  1. Druk op ‘Nieuwe vergadering’

  2. Voeg de deelnemers, het tijdstip en eventuele overige details toe.

  3. Druk op ‘Opslaan’. 

  4. In de Agenda-meeting druk je op de afgesproken tijd rechtsboven op ‘Deelnemen’ om de conference call te starten.

Vanuit Chats:
In een groepschat druk je op het cameraknopje om meteen een videovergadering met de groepsleden te starten.


Google Hangouts

Google Hangouts is een simpele, gratis tool waarmee je met maximaal 10 mensen tegelijk kunt videobellen. Het opzetten van een conference call in Google Hangouts doe je zo:

  1. Ga naar hangouts.google.com. 

  2. Log eventueel in met een Google-account.

  3. Ga naar ‘Videogesprek’.

  4. Nodig mensen uit door hun naam of e-mailadres in te voeren of kopieer en deel de link.

  5. De conference call begint zodra je gespreksdeelnemers op de link hebben geklikt.


Google Hangouts Meet

Binnen G Suite, het veelgebruikte pakket zakelijke applicaties van Google, kun je met Google Hangouts Meet conference calls houden.
Ga als volgt te werk:

  1. Bezoek meet.google.com.

  2. Geef een naam voor de vergadering op.

  3. Druk op ‘Nu deelnemen’.

  4. Stuur de deelneeminformatie naar je gesprekspartners of druk op ‘Toevoegen’ om extra mensen aan te haken bij het gesprek.

Een conference call kun je ook gemakkelijk organiseren vanuit Google Calendar:

  1. Creëer een nieuwe gebeurtenis.

  2. Voeg gasten toe.

  3. Druk op ‘Locatie of conferencecall toevoegen’ en dan op ‘Videoconferentie toevoegen’ zodat toegevoegde gasten automatisch een URL en een inbelnummer met pincode ontvangen.

  4. Druk op ‘Opslaan’ en dan op ‘Verzenden’ om de uitnodigingen te versturen. 

  5. Via de gebeurtenis in Calendar of de uitnodigingsmail kunnen jij en de gespreksdeelnemers inbellen in de conference call.


Skype voor Bedrijven

Skype voor Bedrijven is de zakelijke variant van de bekende video call-pionier. In 2021 trekt Microsoft overigens de stekker eruit, bedrijven moeten voor die tijd migreren naar Microsoft Teams. Een conference call (met een maximum van 250 deelnemers) beginnen in Skype voor Bedrijven werkt als volgt:

  1. Check of alle contactpersonen beschikbaar zijn door hun status te bekijken.

  2. Houd in de lijst met contacten de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer de deelnemers.

  3. Druk met de rechtermuisknop op de selectie en klik op ‘Telefonische vergadering starten’ en vervolgens op ‘Skype-gesprek’.

  4. De gespreksdeelnemers ontvangen een melding en kunnen het verzoek accepteren of weigeren.

  5. Meer mensen toevoegen? Sleep dan vanuit contactpersonen hun naam naar de vergadering. Ook kun je ze toevoegen door in het gespreksvenster op ‘Deelnemers’ en ‘Meer mensen uitnodigen’ te klikken. Skype voor Bedrijven belt deze mensen dan en voegt ze toe aan de vergadering.


Skype

Met Skype kun je conference calls houden met hoogstens 50 deelnemers. Wie geen Skype-account heeft kan telefonisch deelnemen, maar daarvoor worden wel kosten in rekening gebracht. Een conference call in Skype starten werkt als volgt:

Met een uitnodigingslink:

Druk bij ‘Chats’ of ‘Gesprekken’ bovenin op ‘Vergadering’ en deel de uitnodigingslink met de andere gespreksdeelnemers.

Vanuit het adresboek:

  1. Zorg dat je adresboek compleet is met alle mensen die je wilt bellen.

  2. Als mensen nog geen Skype-account hebben, verzoek ze dan een account aan te maken óf zorg dat je Skype-tegoed hebt zodat ze telefonisch kunnen aanhaken.

  3. Bel de eerste deelnemer vanuit ‘Contacten’ door te drukken op het camera- of telefoonknopje (voor video respectievelijk audio) en voeg meer deelnemers toe via het plusje in het gespreksscherm. 

Wil je met een groep hecht samenwerken, regelmatig chatten en ook documenten delen, dan is Teams een populaire keuze. Net als Skype komt Teams uit de stal van Microsoft. Teams maakt deel uit maakt van Office 365 en is helemaal opgezet voor samenwerking in groepen. Er bestaat ook een gratis versie met minder mogelijkheden.

Context gedreven

Anders dan bij Skype is de communicatie in Teams context gedreven, alles loopt via kanalen. Voor elk (werk)project kun je een apart kanaal maken en de betreffende collega’s toevoegen. Het opzetten van een vergadering in Teams is simpel: vanaf een mobiel apparaat ga je naar de Kalender onderaan de app en selecteer je 'Plan een meeting'. Vervolgens voeg je de deelnemers toe die een uitnodiging moeten krijgen. Dan ga je naar ‘Kanaal toevoegen’, bepaal je het tijdstip en omschrijf je waar de call over gaat. Ook op een laptop of desktop gaat dit gemakkelijk en snel.

Teams is enorm schaalbaar. Aan een audioconferentie kunnen tot 250 mensen deelnemen, bij video ligt dit aantal lager. Bij videoconferencing zie je onderin het scherm een automatische simultaanvertaling, dit kan in 44 talen waaronder Nederlands. In een mum van tijd is een conferentie opgezet, technisch werkt alles simpel. Teams is concurrent Slack inmiddels ruim gepasseerd.

Cisco WebEx

Naast Skype en Teams wordt ook Cisco Webex veel gebruikt. Qua waardering, mogelijkheden en klantervaring zijn de verschillen tussen Teams en Webex klein. Ook met Webex kun je doorgaans probleemloos videoconferenties houden met collega's waar ook ter wereld. Webex is te integreren met Outlook, agenda's, kantoorsoftware en webbrowsers. Webex staat bekend om zijn gebruiksgemak, de gebruikersinterface wordt als zeer intuïtief gezien. Andere oplossingen voor groepsvergaderingen zijn Zoom, TeamViewer, Google Hangouts Chat en Jabber.  

Gerelateerde artikelen