Brandbestrijdingsspecialist Kenbri werkt slimmer en sneller dankzij Copilot

“Als we iets zien waar we in geloven, beginnen we er meteen mee”, vertelt ICT-manager Niels Heijboer van Kenbri. “Daarom startten sommige collega’s al vroeg met het gebruik van AI-tools. Maar daar zitten risico’s aan: gevoelige data kan op de verkeerde plek terechtkomen. Met Copilot maken we op een veilige manier gebruik van alle voordelen van AI als het gaat om slimmer werken. Op dit moment scheelt het vooral in de administratie: mails schrijven, offertes opstellen en meetings samenvatten kosten minder tijd. Maar Copilot biedt veel meer mogelijkheden en kansen.”

De producten van Kenbri zie je in heel Nederland en het buitenland terug. Rijdt er een brandweerwagen voorbij, dan is de kans groot dat het er een van Kenbri is. De onderneming levert alles op het gebied van brandbestrijding: van PFAS-vrij blusschuim, brandweerkleding en -wagens tot industriële brandblusinstallaties en hoogwerkers. Daarnaast biedt Kenbri ook dienstverlening op het gebied van advies, keuringen en onderhoud.

Goed op elkaar aansluiten

“We zijn als een raket gegroeid de afgelopen jaren”, vertelt Niels. “Ik begon hier zelf 10 jaar geleden, toen deden we ICT voor 60 gebruikers. Dat zijn er inmiddels meer dan 250. We kregen er steeds meer opdrachten bij. Maar dat is niet de enige reden dat we zo gegroeid zijn. We hebben ook een aantal overnames gedaan.”

Inmiddels werkt Kenbri vanuit vijf vestigingen: Den Helder, Dedemsvaart, het Belgische Beveren en het Duitse Keulen. Het hoofdkantoor staat in Numansdorp. Het bedrijf werkte de afgelopen jaren hard aan de modernisering van de IT-systemen en -strategie. Alle onderdelen en medewerkers in het bedrijf moeten immers goed op elkaar aansluiten en efficiënt kunnen samenwerken.

Geen eiland

Een belangrijke les kwam bij die veranderingen naar boven: ICT is geen eiland binnen een onderneming. “De business moet vanaf het begin aansluiten”, zegt Niels. “Alleen dan haal je echt resultaat.” Die instelling leidde tot een heldere ICT-visie en -strategie, met Microsoft als basis. Kenbri besloot om meer en intensiever met MS-clouddiensten te gaan werken en over te stappen naar Microsoft 365. ICT-partner VTM begeleidde de onderneming daarbij. Niels: “Je hebt bij zo’n operatie echt iemand nodig die strategisch en tactisch kan meedenken. En die meehelpt met de implementatie van nieuwe tools en systemen.”

Wat dat betreft is er een duidelijke klik tussen de twee partners, vertelt VTM-business consultant Joey Zegwaard. “De mindset bij Kenbri lijkt op die van ons: pragmatisch, snel schakelen, maar professioneel. We vullen elkaar mooi aan. Letterlijk zelfs, want er zitten wekelijks mensen van ons bij Kenbri om samen te werken en mee te denken over wat er slimmer kan.”

Veel collega’s bezig met AI

Dat resulteerde onder meer in het gebruik van Teams en verschillende business-apps op het Microsoft Powerplatform. En Copilot dus, de AI-assistent van Microsoft. Joey: “We merkten dat er best veel mensen bij Kenbri bezig waren met eigen AI-tools. Die hadden ook ideeën over hoe het bedrijf AI kan gebruiken. Op zo’n moment is het belangrijk dat je alles goed in kaart brengt, structuur aanbrengt. En betrokkenheid creëert. Want ook de medewerkers die weinig ervaring hebben wil je meenemen in wat AI voor hen kan betekenen. Om dat allemaal scherp te krijgen, hielden we een enquête waar we heel veel reacties op kregen.”

Aan de hand van die reacties legden ze de fundering voor een slim en verantwoord gebruik van Copilot. “Eerst wilden we duidelijk krijgen wat de Kenbri-medewerkers wilden. Daarnaast speelt security ook een grote rol: we willen Copilot veilig kunnen gebruiken”, legt Joey uit. “Het is een machtige tool; met één druk op de knop kan hij heel veel informatie uit je Microsoft-omgeving boven water halen. Het is belangrijk dat de medewerker die het gebruikt, alleen maar data naar boven kan halen waar diegene ook toegang toe heeft. Dat zijn we gaan inrichten.”

De ideale prompt

Workshops speelden een belangrijke rol in het nog groter maken van het enthousiasme van Kenbri-medewerkers voor Copilot. Joey: “Daarin kwam van alles aan bod: van regelgeving en een kijkje ‘onder de motorkap’ van AI tot het ontwerpen van agents. Medewerkers van verschillende afdelingen praatten tijdens zo’n workshop met elkaar over hoe ze AI gebruiken in hun dagelijkse werk. Voor veel deelnemers leverde dat de nodige eye-openers op. Bijvoorbeeld over het schrijven van de ideale prompt, of over hoe je je input omzet naar een goede Powerpointpresentatie. Maar sommige medewerkers zijn ook al verder als het gaat om werken met AI. Zij zijn al meer bezig met het structureren van data, zodat ze met Copilot betere analyses en beter onderzoek kunnen doen.”

Het is een van de redenen dat Kenbri momenteel werkt aan een stevige informatie-architectuur, onder meer rond CRM en salesprocessen. Ook agents komen in beeld. “We hebben al ideeën voor kennis- en HR-agents”, vertelt Niels. “Die zouden straks kunnen helpen bij recruitment, onboarding van nieuwe medewerkers of marketingtaken. Maar dat vraagt een goede basis en die zijn we nu aan het leggen.”

KPN speelt een ondersteunende rol in de adoptie van Copilot. “VTM is strategisch partner van KPN”, vertelt Joey. “Ze leggen de fundering en helpen ons als sparringpartner om dit soort diensten goed te laten landen bij klanten.” Niels herinnert zich een Copilot-demo bij KPN. “De passie en kennis die daar werden gedeeld, werkten aanstekelijk. Het vuurtje was meteen aangestoken.”

Voelbare energie

Het draagvlak onder de medewerkers maakt het traject tot nu toe succesvol, vindt Niels: “Het hele awareness-stuk rond veilig omgaan met AI is echt aangeslagen. Op alle niveaus is er nu steun voor Copilot.” Maar een goede adoptie vraagt continue aandacht. “We willen mensen enthousiast houden, hen blijven vertellen wat Copilot kan en hoe het kan helpen om slimmer te werken.”

Volgens Joey is dat cruciaal. “Je kunt de beste technologie hebben, maar zonder enthousiaste mensen wordt het lastig.” Bij Kenbri is die energie voelbaar, vindt hij. “Je zag tijdens de workshops ook hoe makkelijk mensen samenwerkten en de meerwaarde die dat gaf. Ze wilden het heel graag weten. En voelden zich ook niet bezwaard doordat ze misschien minder kennis hadden dan hun collega. Dat durven vragen aan elkaar en het enthousiasme zijn onmisbaar om van Copilot en AI een succes te maken in je onderneming.”