5 taken die je als ondernemer niet meer zelf hoeft te doen anno 2026
Wie bij AI nog altijd denkt aan ingewikkelde prompts, zelfrijdende auto's of computers die straks complete banen overnemen, mist misschien wel de nuttigste ontwikkeling van dit moment. AI wordt namelijk steeds beter in iets veel minder spectaculairs: vervelend werk doen waar je zelf weinig aan toevoegt.
Dat is interessant voor grote bedrijven, maar misschien nog wel meer voor ondernemers die niet voor iedere taak een collega of afdeling achter de hand hebben. Een kapper wil vooral knippen, een installateur installeren en een fysiotherapeut patiënten behandelen. Toch moeten ondertussen ook telefoontjes worden beantwoord, afspraken worden bijgehouden, gesprekken worden uitgewerkt en cijfers worden bekeken. Precies daar kan AI inmiddels behoorlijk wat tijd besparen.
1. Iedere voicemail van begin tot eind afluisteren
Er zijn weinig zakelijke taken die zo ouderwets aanvoelen als een volle voicemailbox afwerken. Eerst luisteren naar een telefoonnummer dat je niet kon verstaan, vervolgens nog een keer terugspoelen en daarna proberen te onthouden wie je als eerste moest terugbellen.
Dat kan inmiddels anders.
Voor een installateur kan dat bijvoorbeeld betekenen dat een klant met een storing eerder opvalt dan iemand die een algemene vraag stelt. Een kapper ziet tussen afspraken door snel wie een afspraak wil verzetten, terwijl een ondernemer die bij een klant zit niet eerst vijf voicemails hoeft af te luisteren om te ontdekken welke aandacht nodig heeft. Je bepaalt nog steeds zelf wie je terugbelt. Je hoeft alleen niet meer alles te beluisteren om die beslissing te kunnen nemen.
2. Aantekeningen maken tijdens ieder gesprek
Naam, telefoonnummer, ordernummer, afspraak voor volgende week donderdag en dan ook nog even onthouden dat je een offerte zou nasturen. Wie tijdens een telefoongesprek probeert mee te schrijven, weet hoe makkelijk er iets verloren gaat.
Ook daarvoor wordt transcriptie steeds bruikbaarder. Met Gespreksinzicht in
Het voordeel zit niet alleen in tijdwinst. Wie niet voortdurend hoeft mee te typen, kan tijdens het gesprek ook gewoon luisteren naar degene aan de andere kant van de lijn.
3. Zelf de notulen van een vergadering uitwerken
Hetzelfde principe werkt inmiddels bij vergaderingen. Wie regelmatig met opdrachtgevers, leveranciers of collega's overlegt, kent waarschijnlijk het document met haastig genoteerde steekwoorden dat na afloop nog tot fatsoenlijke notulen moet worden omgebouwd.
Vergaderprogramma's kunnen dat werk tegenwoordig grotendeels overnemen. Microsoft Teams kan getranscribeerde vergaderingen bijvoorbeeld met AI samenvatten, besproken onderwerpen terugvinden en voorgestelde vervolgacties verzamelen.
Dat betekent overigens niet dat je zo'n verslag ongezien naar alle aanwezigen moet sturen. Een naam kan verkeerd worden verstaan en een afspraak verkeerd worden geïnterpreteerd. Maar het verschil tussen zelf vanaf een leeg vel beginnen en vijf minuten besteden aan het controleren van een automatisch verslag is aanzienlijk.
4. Uren naar een spreadsheet staren om te ontdekken wat er gebeurt
Niet iedere ondernemer heeft een data-analist nodig. Vrijwel iedere ondernemer heeft wel data. Denk aan een spreadsheet met afspraken, omzet per maand, verkochte behandelingen, gereden kilometers of producten die het afgelopen jaar zijn verkocht. Tot voor kort moest je aardig thuis zijn in Excel om daar meer uit te halen dan een rijtje totalen.
AI maakt die drempel een stuk lager. Je kan tegenwoordig een spreadsheet laten analyseren en in gewone taal vragen stellen als: op welke dagen heb ik de meeste annuleringen?, welke diensten groeien het hardst? of welke maanden wijken opvallend af van vorig jaar? AI kan vervolgens patronen en uitschieters zoeken en de uitkomsten in tabellen of grafieken weergeven.
Voor een nagelstudio kan dat inzicht geven in populaire behandelingen, voor een zzp'er in de zorg in de verdeling van uren en voor een winkelier in producten die opvallend goed of slecht lopen. Je hoeft daarvoor niet ineens data-expert te worden; je moet vooral weten welke vraag je aan je eigen cijfers wilt stellen.
5. Van ieder kladje zelf een keurige tekst maken
Tot slot een toepassing die inmiddels bijna vanzelfsprekend wordt: schrijven met hulp van AI.
Daarmee bedoelen we niet dat je voortaan iedere klantmail door een chatbot moet laten bedenken. Juist als ondernemer is je eigen toon vaak onderdeel van de relatie met je klanten. Maar er zit een behoorlijk verschil tussen iets bedenken en iets netjes opschrijven.
Een paar steekwoorden kunnen voldoende zijn om een eerste versie van een offertebegeleiding, afspraakbevestiging, vacaturetekst of mail aan klanten te maken. Een lang document kan worden samengevat en van een rommelige tekst kan een leesbare eerste versie worden gemaakt. Dat scheelt vooral tijd bij teksten waarvan je prima weet wat je wilt zeggen, maar waar je geen half uur aan wilt besteden om het mooi op papier te krijgen.
Laat AI vooral doen waar je zelf weinig toevoegt
De interessantste toepassingen van AI zijn daarmee misschien juist de minst spectaculaire. Een computer hoeft niet te bepalen hoe je een patiënt behandelt, welke coupe bij een klant past of hoe je een cv-ketel repareert. Daarvoor komen klanten juist naar jou toe.
Maar AI kan wel alvast een voicemail uitschrijven terwijl je met die klant bezig bent, een gesprek samenvatten nadat je hebt opgehangen of in een spreadsheet zoeken naar een patroon dat je zelf niet direct ziet.
Dat sluit ook aan bij onderzoek van KPN en Motivaction. Bij zzp'ers en kleinere bedrijven ligt de behoefte aan AI vooral bij praktische ondersteuning van dagelijkse processen. Voor het mkb worden onder meer klantcontact, efficiënter werken en het verminderen van werkdruk als concrete kansen genoemd.
Misschien is dat dan ook een nuttigere manier om naar AI te kijken dan de vraag hoeveel werk het van mensen kan overnemen. De betere vraag voor een ondernemer is welk werk je eigenlijk helemaal niet meer zelf hóéft te doen.
Ook je zakelijke telefoon kan inmiddels een handje helpen
Met Mobiel AI van KPN kan je onder meer voicemails teruglezen, belangrijke berichten sneller herkennen en zakelijke gesprekken laten samenvatten. Zo houd je zelf het klantcontact, terwijl een deel van het werk eromheen voor je wordt gedaan.
Meer weten over Mobiel AI?
Met Mobiel AI van KPN houd je overzicht over zakelijke gesprekken en bepaal je zelf hoe en wanneer je bereikbaar bent. Zo helpt AI achter de schermen, terwijl jij het contact met je klant houdt.
